「履歴書の書き方が分からない」「自己PRや志望動機が思いつかない」そんな悩みをこの記事1本で全て解決します。本記事を読めば、履歴書フォーマットの選び方といった準備段階から、学歴・職歴などの項目別書き方、そして内定につながる志望動機・自己PRの例文まで、応募書類作成の全工程を完璧にマスターできます。新卒・転職（経験者/未経験者）・アルバイトなど、あなたの状況に合わせた内定者のサンプルを多数掲載しているため、真似するだけで採用担当者の目に留まる履歴書が完成します。手書きかパソコン作成かで迷う方も多いですが、企業の指定がなければどちらでも有利不利はなく、読みやすさを最優先するのが正解です。この記事をガイドに、自信を持って選考に臨める「選ばれる履歴書」を仕上げましょう。
履歴書作成を始める前の準備と基本マナー
履歴書は、あなたという人材を企業にアピールするための最初の重要な書類です。いきなり書き始めるのではなく、まずは万全の準備を整えることが、完成度の高い履歴書を作成する秘訣です。この章では、履歴書を書き始める前に知っておきたいフォーマットの選び方から、必要な持ち物、そして基本的なマナーまでを詳しく解説します。しっかり準備をして、自信を持って履歴書作成に臨みましょう。
履歴書フォーマットの選び方 JIS規格と一般用の違い
履歴書のフォーマットには様々な種類がありますが、主に「JIS規格」と「一般用」の2つに大別されます。企業から特に指定がない場合は、自分の経歴やアピールしたい内容に合わせて最適なものを選びましょう。
JIS規格の履歴書は、厚生労働省が様式例として示している公的な形式で、学歴・職歴欄が広く取られているのが特徴です。経歴を詳細に伝えたい場合や、公的機関、歴史のある大企業などに応募する際に適しています。一方、一般用の履歴書は、自己PRや趣味・特技欄などが充実しており、人柄やポテンシャルをアピールしやすい構成になっています。新卒の就職活動や未経験職種への転職、アルバイト・パートの応募などに向いています。
どちらを選ぶか迷った場合は、JIS規格のフォーマットを選んでおくと間違いありません。それぞれの特徴を以下の表で確認し、自分に合ったものを選びましょう。
| 種類 | 特徴 | おすすめの人 |
|---|---|---|
| JIS規格履歴書 | 厚生労働省が推奨する公的な様式。学歴・職歴欄が広く、客観的な経歴を伝えやすい。 | 転職回数が多い人、職務経歴をしっかりアピールしたい人、応募先に指定がある場合。 |
| 一般用履歴書 | 自己PRや志望動機、趣味・特技欄などが広く、個性や意欲をアピールしやすい。 | 新卒の学生、社会人経験が浅い人、未経験の職種に応募する人、アルバイト・パート希望者。 |
手書きかパソコン作成か どちらが有利か
履歴書を「手書き」で作成するか「パソコン」で作成するかは、多くの人が悩むポイントです。結論から言うと、企業からの指定がない限り、どちらを選んでも選考で有利・不利になることはほとんどありません。それぞれのメリット・デメリットを理解し、応募する企業や職種、自身の状況に合わせて選択することが重要です。
手書きは、丁寧な文字で書くことで熱意や真面目な人柄を伝えやすいというメリットがあります。一方で、作成に時間がかかり、書き損じた場合に一から書き直す手間が発生します。パソコン作成は、誰にとっても読みやすく、修正や複製が容易である点が最大のメリットです。特にIT業界や外資系企業などでは、基本的なPCスキルを示すことにも繋がります。
| 作成方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 手書き | ・熱意や人柄が伝わりやすい ・丁寧な印象を与えられる | ・作成に時間がかかる ・書き損じのリスクがある |
| パソコン | ・効率的に作成、修正できる ・誰にとっても読みやすい ・Web応募にそのまま使える | ・個性が出しにくい ・使い慣れていないと時間がかかる |
応募先がWeb応募のみを受け付けている場合はパソコン作成が必須です。迷う場合は、応募企業の社風を考慮し、伝統的な企業であれば手書き、IT系やベンチャー企業であればパソコン作成を選ぶと良いでしょう。
準備するものリスト（筆記用具・写真・印鑑）
履歴書をスムーズに作成するために、事前に必要なものをすべて揃えておきましょう。途中で足りないものに気づくと、集中力が途切れたり、思わぬミスに繋がったりする可能性があります。
- 履歴書用紙
自分の経歴や応募先に合ったフォーマットのものを用意します。書き損じに備え、複数枚準備しておくと安心です。 - 黒のボールペン
筆記用具は、にじみにくく、くっきりとした文字が書ける黒のゲルインクボールペンがおすすめです。太さは0.5mm～0.7mmが一般的です。消せるボールペンや鉛筆、シャープペンシルの使用は絶対に避けましょう。 - 証明写真
一般的に「縦40mm×横30mm」のサイズが必要です。3ヶ月以内に撮影した、清潔感のあるものを使用します。写真の裏には、万が一剥がれてしまった時のために油性ペンで氏名を記入しておきましょう。 - 印鑑
押印欄がある履歴書の場合に必要です。朱肉を使って押すタイプの認印を用意してください。インクが内蔵されたシャチハタなどの浸透印は、公的な書類では認められないため使用はNGです。 - クリアファイル・封筒
完成した履歴書を汚れや折れから守るために使用します。提出方法に合わせて、適切なサイズのクリアファイルと封筒を準備しましょう。
これらの道具を事前に机の上に揃えてから、落ち着いた環境で履歴書作成に取り掛かりましょう。
【項目別】履歴書の正しい書き方とサンプル
ここからは、履歴書の各項目について、具体的な書き方とサンプルを解説します。採用担当者に好印象を与えるためのポイントも押さえ、ミスなく完璧な履歴書を仕上げましょう。日付や学歴・職歴の年号は、西暦か和暦のどちらかに統一するのが基本です。
①基本情報欄（氏名・住所・連絡先）の書き方
基本情報欄は、企業が応募者と連絡を取るために不可欠な項目です。正確かつ丁寧に記入しましょう。
- 日付：履歴書を提出する日（郵送の場合は投函日、持参の場合は持参日）を記入します。
- 氏名：姓と名の間にはスペースを空け、読みやすくします。「ふりがな」とあればひらがなで、「フリガナ」とあればカタカナで、氏名の上に忘れずに記入しましょう。
- 住所：都道府県から省略せず、アパートやマンション名、部屋番号まで正確に記載します。ふりがなも忘れずに振りましょう。
- 連絡先：日中に連絡がつきやすい電話番号（携帯電話で可）を記入します。メールアドレスは、大学のメールアドレスやプライベートすぎるものは避け、ビジネスシーンにふさわしいシンプルな文字列のアドレスを記載するのがマナーです。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 日付 | 令和〇年4月1日 現在 |
| ふりがな | やまだ たろう |
| 氏名 | 山田 太郎 |
| ふりがな | とうきょうとちよだくまるのうち1-1-1 まるのうちびる101 |
| 住所 | 〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1 丸の内ビル101号室 |
| 電話番号 | 090-1234-5678 |
| メールアドレス | yamada.taro@email.com |
②学歴・職歴欄の書き方
学歴と職歴は、あなたの経歴を伝える重要な項目です。1行目の中央に「学歴」と書き、学歴をすべて記入した後、改行して中央に「職歴」と書いてから職歴を記載します。
学歴はいつから書くべきか
学歴は、義務教育の卒業年月から、つまり中学校卒業から書くのが一般的です。高等学校（高校）からは「入学」「卒業」を両方記載しましょう。学校名や学部・学科名は「〇〇高校」と略さず、「〇〇県立〇〇高等学校」のように正式名称で記入してください。
職歴の正しい記載方法と退職理由
職歴は、会社名を「（株）」などと省略せず、「株式会社〇〇」と正式名称で書きます。入社した会社の部署名や簡単な業務内容を添えると、経歴がより分かりやすくなります。退職理由は、自己都合の場合は「一身上の都合により退職」、会社都合の場合は「会社都合により退職」と簡潔に記載します。すべての職歴を書き終えたら、最後の行の右端に「以上」と記入して締めくくります。
| 年 | 月 | 学歴・職歴 |
|---|---|---|
| 平成〇年 | 3 | 〇〇市立〇〇中学校 卒業 |
| 平成〇年 | 4 | 私立〇〇高等学校 普通科 入学 |
| 平成〇年 | 3 | 私立〇〇高等学校 普通科 卒業 |
| 平成〇年 | 4 | 〇〇大学 経済学部 経済学科 入学 |
| 令和〇年 | 3 | 〇〇大学 経済学部 経済学科 卒業見込み |
| 職歴 | ||
| 令和〇年 | 4 | 株式会社〇〇 入社 営業部配属 |
| 主に新規顧客開拓を担当 | ||
| 令和〇年 | 3 | 一身上の都合により退職 |
| 以上 | ||
③免許・資格欄の書き方
免許・資格は、取得した年月順に正式名称で記入します。例えば、自動車免許は「普通自動車第一種運転免許 取得」と書きましょう。TOEICなどの語学スコアも、点数を明記することでアピールになります。現在取得に向けて勉強中の資格がある場合は、「〇〇資格取得に向け勉強中」と記入し、意欲を示すことも可能です。記載する資格がない場合は、「特になし」と記入します。
④趣味・特技欄で人柄を伝える書き方
趣味・特技欄は、あなたの人柄や個性を伝えるチャンスです。「読書」や「スポーツ」と単語で終わらせず、具体的なエピソードや仕事にどう活かせるかを一言添えることで、採用担当者の印象に残りやすくなります。例えば、「趣味：週に1回のジョギング（5年間継続しており、体力と継続力には自信があります）」のように、継続性や計画性をアピールできます。
⑤本人希望記入欄の書き方
本人希望記入欄は、特別な希望がない限り「貴社規定に従います。」と記載するのが基本です。複数の職種を募集している企業で特定の職種を希望する場合や、勤務地に譲れない条件がある場合のみ、簡潔に記入します。給与や待遇に関する希望は、面接で伝えるのがマナーであり、この欄に書くのは避けましょう。空欄のまま提出するのは印象が良くないため、必ず何かしら記入してください。
【例文サンプル付き】採用担当者に響く志望動機・自己PRの書き方
履歴書の中でも、あなたの個性や入社意欲を最も伝えられるのが「志望動機」と「自己PR」です。採用担当者はこの項目から、あなたが「なぜこの会社で働きたいのか」「入社後にどのように活躍・貢献してくれるのか」を判断します。ここでは、あなたの魅力が最大限に伝わる書き方のコツを、豊富な例文とともに解説します。
内定につながる志望動機の書き方と例文
志望動機は、企業へのラブレターです。数ある企業の中から「なぜこの会社を選んだのか」を、あなた自身の言葉で具体的に伝える必要があります。企業の理念や事業内容を深く理解し、自身の経験や価値観と結びつけて作成しましょう。
説得力のある志望動機を作成するには、以下の3つの要素を盛り込むのが効果的です。
| 要素 | 内容 |
|---|---|
| 1. Why（なぜこの業界・職種か） | 業界や職種に興味を持ったきっかけや理由を述べます。 |
| 2. Why us（なぜこの会社か） | 同業他社ではなく、応募先の企業でなければならない理由を具体的に説明します。 |
| 3. What（何ができるか） | 自身のスキルや経験を活かして、入社後にどのように貢献したいかを伝えます。 |
新卒向けの志望動機例文
貴社の「テクノロジーで人々の暮らしを豊かにする」という理念に深く共感し、志望いたしました。大学のゼミでプログラミングを学ぶ中で、IT技術が社会課題の解決に直結する可能性に魅力を感じ、IT業界を志望しております。特に貴社は、〇〇という独自のサービスで業界をリードしており、常にユーザー目線での開発を追求する姿勢に感銘を受けました。学生時代に培った課題解決能力とチームでの開発経験を活かし、貴社のサービスをさらに成長させる一員として貢献したいと考えております。
転職者向けの志望動機例文（経験者・未経験者）
【経験者向け例文：営業職】
現職では法人向けにITソリューションの営業として5年間従事し、顧客の課題解決に貢献してまいりました。特に〇〇業界のクライアントを中心に、年間目標を3年連続で120%以上達成した実績があります。これまでの経験で培った顧客との関係構築力と提案力を、より社会貢献性の高い事業を展開されている貴社で活かしたいと考え、志望いたしました。貴社の〇〇事業が持つ将来性に強く惹かれており、即戦力として売上拡大に貢献できると確信しております。
【未経験者向け例文：事務職】
現職の販売職では、お客様への丁寧な対応と、在庫管理や売上報告といったバックオフィス業務の正確性を常に心がけてまいりました。この経験を通じて、組織全体を円滑に動かすサポート業務に大きなやりがいを感じ、事務職へのキャリアチェンジを決意いたしました。貴社の「社員一人ひとりが働きやすい環境を作る」という姿勢に魅力を感じております。持ち前のコミュニケーション能力とPCスキル（Word, Excel）を活かし、一日も早く業務を覚えて部署の皆様を支えられる存在になりたいです。
アルバイト・パート向けの志望動機例文
以前、貴店のカフェを利用した際に、スタッフの方の明るい接客と居心地の良い空間に感銘を受け、ぜひ私も一員として働きたいと思いました。人と接することが好きで、3年間ファミリーレストランで接客の経験があります。これまでの経験を活かし、お客様に喜んでいただけるよう、笑顔での対応と丁寧な仕事を心がけます。週3日、1日5時間程度のシフトで貢献したいと考えております。
自分の強みを伝える自己PRの書き方と例文
自己PRは、あなたが企業にとって「採用する価値のある人材」であることをアピールする項目です。これまでの経験から得た自身の強みを具体的に示し、それが入社後にどう活かせるのかを明確に伝えましょう。志望動機と内容がリンクしていると、より説得力が増します。
新卒向けの自己PR例文
私の強みは「目標達成に向けた課題解決能力」です。大学の文化祭実行委員で広報を担当した際、当初の来場者目標に届かない状況でした。私はSNSの活用が不十分であると考え、ターゲット層に合わせた発信内容の変更や、他団体との連携企画を提案・実行しました。その結果、前年比150%の来場者数を達成することができました。この経験で培った、現状を分析し、周囲を巻き込みながら課題を解決する力を、貴社の企画職として活かし、事業の成功に貢献したいです。
転職者向けの自己PR例文
私の強みは、業務効率化を実現する課題発見力と実行力です。前職の経理部では、月次の請求書発行業務に毎月20時間以上の残業が発生していることが課題でした。私は手作業で行っていたデータ入力を自動化するRPAツールの導入を上司に提案し、導入プロジェクトのリーダーを務めました。ツールの選定から導入、社内マニュアルの作成までを担当し、結果として月次処理の作業時間を80%削減することに成功しました。この経験で培った課題発見力と実行力を活かし、貴社の管理部門においても業務プロセスの改善に貢献できると考えております。
履歴書提出時のマナー【封筒の書き方サンプル付き】
履歴書は、内容だけでなく提出時のマナーも採用担当者に見られています。書類選考の第一印象を左右する重要なポイントですので、細部まで気を配りましょう。ここでは、郵送、手渡し、メール送付それぞれのケースにおける封筒の選び方から宛名の書き方、添え状の作成方法まで、ビジネスマナーの基本を詳しく解説します。
封筒の選び方と宛名の書き方
履歴書を郵送または手渡しする際は、適切な封筒を選び、正しい書き方で宛名を記載することが不可欠です。応募先企業に丁寧な印象を与えるための基本を押さえましょう。
封筒の選び方
履歴書を入れる封筒は、書類を折らずに入れられるサイズを選びます。一般的にA4サイズの履歴書が多いため、「角形A4号（角A4）」または「角形2号」が最適です。色は、清潔感がありフォーマルな印象を与える白色の封筒を選びましょう。事務用品として使われることの多い茶封筒は、ビジネスシーンでの応募書類送付には避けるのが無難です。
封筒表面の書き方サンプル
宛名は黒のボールペンやサインペンを使い、丁寧な字で書きましょう。雨などでにじむ可能性を考慮し、油性のものがおすすめです。
| 項目 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 郵便番号・住所 | 右上に郵便番号を記載します。住所は都道府県から省略せず、ビル名や階数まで正確に記入します。 |
| 会社名・部署名 | 中央に住所より少し大きめの文字で書きます。（株）などと略さず、「株式会社」と正式名称で記載しましょう。 |
| 宛名（敬称） | 会社や部署宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を使います。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と記載します。「御中」と「様」の併用はしません。 |
| 朱書き | 封筒の左下に、赤色のペンで「履歴書在中」と書き、周りを四角で囲みます。応募書類が入っていることを一目で分かってもらうための重要なマナーです。市販のスタンプを使用しても構いません。 |
封筒裏面の書き方
裏面には、自分の郵便番号、住所、氏名を左下に記載します。誰からの郵便物か分かるように、忘れずに記入しましょう。書類をすべて入れたら丁寧にのり付けし、封じ目には「〆」マークを書きます。
添え状（送付状）の書き方とテンプレート
履歴書を郵送する際には、「添え状（送付状）」を同封するのがビジネスマナーです。添え状は、誰が・何を・何のために送ったのかを伝える役割を持ちます。パソコンで作成し、A4サイズ1枚にまとめるのが一般的です。
添え状の基本構成
添え状には、以下の項目を記載します。
- 日付：投函する年月日を右上に記載します。
- 宛名：応募先の会社名、部署名、担当者名を左揃えで記載します。
- 差出人情報：自分の郵便番号、住所、氏名、電話番号、メールアドレスを右揃えで記載します。
- 件名：「応募書類の送付につきまして」など、分かりやすい件名を中央に記載します。
- 本文：頭語（拝啓）から始まり、簡単な挨拶、応募の経緯や自己PR、末尾に結語（敬具）で締めくくります。
- 同封書類：中央に「記」と書き、その下に同封書類の名称と枚数を箇条書きで記載します。最後に右下に「以上」と書きます。
郵送・手渡し・メール送付それぞれの注意点
提出方法によってマナーや注意点が異なります。それぞれのケースに合わせて適切に対応しましょう。
郵送する場合の注意点
書類は、上から「添え状→履歴書→職務経歴書→その他の応募書類」の順番で重ね、クリアファイルに挟んでから封筒に入れます。これにより、書類が折れたり汚れたりするのを防ぎます。切手は料金不足がないよう、郵便局の窓口で確認してから投函すると安心です。キャラクターなどの記念切手は避け、普通の切手を使用しましょう。
手渡しする場合の注意点
履歴書を手渡しする場合でも、封筒に入れて持参するのがマナーです。ただし、郵送ではないため封筒にのり付けは不要です。企業の受付で渡す場合は封筒のまま渡しますが、面接官に直接渡す際は、封筒からクリアファイルごと取り出し、相手が読みやすい向きにして両手で渡します。封筒の表面に宛名を書く必要はありませんが、「履歴書在中」の朱書きと、裏面の差出人情報は記載しておきましょう。
メールで送付する場合の注意点
履歴書をデータで送る際は、改ざんを防ぐためにPDF形式に変換するのが基本です。ファイル名は「履歴書_氏名_20231026.pdf」のように、内容と提出日、誰の書類かが一目で分かるように設定します。企業から指示がない限り、パスワードの設定は不要です。メールの件名も「【〇〇職応募】氏名」のように分かりやすくし、本文で簡単な挨拶と応募の旨を伝え、ファイルを添付して送信します。
履歴書の書き方でよくある質問
履歴書をいざ書き始めると、「こんなときどうすればいいの？」と細かい疑問が出てくるものです。ここでは、多くの人が悩みがちな履歴書の書き方に関するよくある質問にお答えします。採用担当者にマイナスの印象を与えないためにも、正しい知識を身につけておきましょう。
書き間違えた場合は修正液を使っても良いか
結論から言うと、履歴書を書き間違えた場合に修正液や修正テープを使用するのは絶対に避けるべきです。履歴書は公的な書類であり、修正液などを使ったものはマナー違反と見なされ、「注意力が散漫」「入社意欲が低い」といったネガティブな印象を与えかねません。
最も丁寧な対応は、新しい履歴書用紙に一から書き直すことです。時間と手間はかかりますが、これが採用選考における最善の策です。万が一、提出期限が迫っていて書き直す時間がない場合の最終手段として、二重線と訂正印で修正する方法があります。間違えた箇所に定規を使ってまっすぐな二重線を引き、その上から訂正印（シャチハタ不可）を押印し、近くの余白に正しい文字を記入します。ただし、これはあくまで例外的な対応であり、基本は「書き直し」であると覚えておきましょう。
空欄があっても問題ないか
履歴書に空欄を残すことは避けるべきです。採用担当者は空欄を見ると、「記入漏れなのか」「意図的に書いていないのか」「意欲が低いのではないか」といった疑問を抱く可能性があります。すべての項目を埋めることで、あなたの誠実さや入社への熱意を伝えましょう。
特に書くことがない項目については、以下のように対応します。
- 免許・資格欄: 応募職種に関連する資格がない場合でも空欄にせず、「特になし」と記入します。
- 趣味・特技欄: 人柄を伝えるチャンスです。「特になし」と書くのではなく、「読書」「映画鑑賞」など、些細なことでも構わないので記入しましょう。
- 本人希望記入欄: 特に希望がない場合は「貴社規定に従います。」と記入するのが一般的です。給与や勤務地など、どうしても伝えたい条件がある場合のみ具体的に記載します。
すべての欄を丁寧に埋めることが、採用担当者へのアピールにつながります。
証明写真の適切なサイズと有効期限
証明写真は、あなたの第一印象を決定づける重要な要素です。サイズや有効期限、撮影時のマナーをしっかり守り、清潔感のある写真を用意しましょう。
一般的なサイズと有効期限
履歴書用の証明写真には、一般的に定められた規格があります。企業から特別な指定がない限り、以下の基準で準備してください。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 写真サイズ | 一般的に「縦40mm × 横30mm」です。 |
| 有効期限 | 撮影から3ヶ月以内が基本です。髪型や体型が大きく変わっていないことが前提であり、現在のあなたと印象が大きく異なる写真は使用を避けましょう。 |
写真に関するその他の注意点
サイズや期限以外にも、証明写真にはいくつか注意点があります。
- 写真の裏書き: 万が一、履歴書から写真が剥がれてしまった場合に備え、写真の裏には油性ペンで「氏名」と「撮影年月日」を記入しておきましょう。
- 服装と髪型: 清潔感が最も重要です。服装は応募先の業界にもよりますが、基本的にはスーツを着用します。髪型は顔がはっきりと見えるように整え、明るすぎる髪色は避けましょう。
- 撮影場所: スピード写真でも問題ありませんが、より高品質で印象の良い写真を撮りたい場合は、写真館での撮影がおすすめです。プロのカメラマンが表情や姿勢についてアドバイスをくれるため、仕上がりに差が出ます。
- 写真データ: 最近ではWebエントリーで履歴書を提出するケースも増えています。その際に写真データの添付を求められることも多いため、写真館で撮影する際はデータも受け取っておくと便利です。
まとめ
本記事では、履歴書作成の準備から提出時のマナーまで、具体的な書き方や例文サンプルを交えて網羅的に解説しました。履歴書は、あなたの第一印象を決定づける重要な応募書類です。
履歴書を作成する際は、JIS規格などの適切なフォーマットを選び、丁寧な文字で記載することが基本です。手書きとパソコン作成のどちらを選ぶかは応募先の企業文化によりますが、指定がなければ読みやすさや修正のしやすさからパソコンでの作成が一般的です。書き間違えた場合は修正液を使わず、新しい用紙に書き直すのがマナーです。
学歴・職歴や免許・資格といった各項目は、ルールに沿って正確に記入しましょう。特に、採用担当者が重視する「志望動機」と「自己PR」は、この記事で紹介した例文を参考に、あなた自身の経験や熱意を具体的に伝えることが内定への鍵となります。空欄を作らず、趣味・特技欄なども活用してあなたの人柄をアピールすることが大切です。
完成した履歴書は、封筒の書き方や添え状といった提出マナーを守って提出しましょう。細部まで気を配ることで、採用担当者に好印象を与えられます。この記事が、あなたの魅力を最大限に伝える履歴書作成の一助となれば幸いです。
