履歴書の作成は、就職・転職活動の第一歩であり、あなたの第一印象を決める重要な書類です。しかし、「学歴・職歴の書き方はこれで合っている？」「採用担当者に響く志望動機や自己PRが書けない」といった悩みを抱える方は少なくありません。この記事では、履歴書を書く前の準備から、証明写真のルール、項目別の正しい書き方、そしてそのまま使える志望動機・自己PRの例文まで、履歴書作成に関するあらゆる疑問に答えます。新卒・転職・パート/アルバイトといった状況別の見本も豊富に用意し、無料でダウンロードできるテンプレートも完備。この記事を最後まで読めば、誰でも自信を持って提出できる「選ばれる履歴書」が完成します。
履歴書を書く前の準備と基本マナー
履歴書は、あなたの第一印象を決定づける重要な応募書類です。採用担当者に「会ってみたい」と思わせるためには、内容はもちろん、書き始める前の準備と基本マナーの理解が欠かせません。この章では、履歴書作成をスムーズに進めるための準備物から、手書きとPC作成の選び方、適切な履歴書用紙の種類まで、最初に押さえておくべきポイントを詳しく解説します。
履歴書作成に必要なもの一覧
履歴書を作成するにあたり、事前に必要なものを揃えておくとスムーズです。作成方法によって必要なものが異なるため、以下の表を参考に準備を進めましょう。
| 作成方法 | 必須アイテム | あると便利なアイテム |
|---|---|---|
| 手書きの場合 |
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| PC作成の場合 |
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特にボールペンは、消せるタイプ（フリクションペンなど）の使用は絶対に避けてください。公的な書類である履歴書では、改ざんを疑われる可能性があるためマナー違反とされています。
手書きとPC作成どちらを選ぶべきか
履歴書の作成方法について、「手書き」と「PC作成」のどちらが良いか迷う方も多いでしょう。企業の指定がなければどちらを選んでも問題ありませんが、それぞれにメリット・デメリットがあります。応募する企業や職種に合わせて最適な方法を選びましょう。
| 作成方法 | メリット | デメリット | おすすめのケース |
|---|---|---|---|
| 手書き |
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| PC作成 |
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近年では、多くの企業でPC作成の履歴書が一般的になっています。特に指定がない場合は、読みやすさと効率性を重視してPCで作成するのがおすすめです。ただし、応募する企業の社風をリサーチし、より好印象を与えられる方法を選択することが大切です。
履歴書の種類と選び方
履歴書には様々な種類があり、それぞれフォーマットが異なります。自分の経歴やアピールしたい内容に合わせて、最適な履歴書を選びましょう。主に市販されている、あるいはテンプレートとして配布されている履歴書は以下の通りです。
| 履歴書の種類 | 特徴 | 向いている人 |
|---|---|---|
| JIS規格履歴書 | 厚生労働省が様式例として示している標準的な形式。学歴・職歴欄が広く、自己PRなどの欄は比較的小さい。 |
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| 一般用履歴書 | JIS規格をベースに、志望動機や自己PR、趣味・特技欄などが広く設けられている。最も一般的なタイプ。 |
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| 転職者用履歴書 | 職務経歴をアピールしやすいように、職務要約欄や活かせるスキル欄が設けられている。職務経歴書と一体化したタイプもある。 |
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| パート・アルバイト用履歴書 | 勤務可能な曜日や時間帯を記入する欄が大きく設けられている。職歴欄は簡素化されていることが多い。 |
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どの履歴書を選べば良いか迷った場合は、自分のアピールしたいポイントが最も書きやすいフォーマットを選ぶと良いでしょう。例えば、職務経験よりも人柄やポテンシャルを伝えたい新卒の方であれば「一般用履歴書」が、豊富なキャリアをアピールしたい転職者であれば「転職者用履歴書」や「JIS規格履歴書」が適しています。もちろん、企業からフォーマットの指定がある場合は、必ずその指示に従ってください。
【項目別】履歴書の書き方と見本
履歴書は、あなたという人材を企業にアピールするための最初の重要な書類です。採用担当者に「会ってみたい」と思わせるためには、各項目を正しく、かつ魅力的に記入する必要があります。ここでは、履歴書の項目ごとの詳しい書き方と、そのまま使える見本・例文を多数紹介します。ポイントを押さえて、あなたの強みが伝わる履歴書を作成しましょう。
基本情報欄の書き方（日付・氏名・住所・連絡先）
基本情報欄は、あなたを特定し、連絡を取るために不可欠な項目です。正確さが何よりも求められるため、間違いのないよう丁寧に記入しましょう。特に日付や住所の書き方にはルールがありますので、以下の見本を参考にしてください。
| 項目 | 書き方のポイントと注意点 | 記入例 |
|---|---|---|
| 日付 |
履歴書の提出日を記入します。郵送の場合は投函日、持参する場合は面接日を記入してください。 年号は和暦（令和〇年）か西暦（202X年）のどちらかに、履歴書全体で統一します。 | 令和6年4月1日 |
| 氏名 |
戸籍に登録されている氏名を、姓と名の間を少し空けて楷書で丁寧に記入します。 「ふりがな」とあればひらがなで、「フリガナ」とあればカタカナで、氏名の上に忘れずに記入します。 | 氏名：鈴木 一郎 ふりがな：すずき いちろう |
| 住所 |
都道府県から省略せず、アパート・マンション名、部屋番号まで正確に記入します。 ふりがなも、番地前まで（市区町村や町名）をひらがなで記入します。 | 住所：東京都千代田区千代田1-1-1 〇〇マンション101号室 ふりがな：とうきょうとちよだくちよだ |
| 連絡先 |
日中に最も連絡がつきやすい電話番号（携帯電話で可）とメールアドレスを記入します。 メールアドレスは、ビジネスシーンにふさわしいシンプルな文字列（氏名など）のものを使いましょう。 | 電話番号：090-1234-5678 メールアドレス：ichiro.suzuki@email.com |
証明写真のルールとマナー
履歴書の写真は、あなたの第一印象を決定づける重要な要素です。採用担当者は写真から、あなたの人柄や清潔感を判断します。好印象を与えるために、以下のルールとマナーを守って撮影しましょう。
- サイズと時期：一般的に「縦40mm×横30mm」が基本です。撮影から3ヶ月以内のものを使用しましょう。
- 背景と服装：背景は白、水色、グレーの無地が基本です。服装は黒や紺のスーツを着用し、清潔感を心がけましょう。
- 表情と髪型：口角を少し上げた自然な表情を意識します。髪が顔にかからないよう、整髪料などでまとめましょう。
- その他：写真の裏には、万が一剥がれたときのために氏名を記入しておきます。スナップ写真や加工された写真は絶対に使用しないでください。
写真館やスピード写真機で、「履歴書用」のモードを選んで撮影するのが最も確実です。
学歴・職歴欄の書き方見本
学歴・職歴は、あなたのこれまでの経歴を客観的に示す項目です。時系列に沿って正確に記入することが求められます。学歴と職歴は分けて記入するのが基本です。
学歴の書き方 新卒・転職者別
1行目の中央に「学歴」と記入し、2行目から実際の経歴を書き始めます。学校名は「高校」などと略さず、「〇〇高等学校」のように正式名称で記入してください。学部・学科・専攻コース名も正確に書きましょう。
【書き方のポイント】
- 一般的に、義務教育（小・中学校）は卒業年次のみ、高等学校以降は入学・卒業年次を両方記入します。
- 新卒の場合は「卒業見込み」、転職の場合は最終学歴の一つ前から書くのが一般的です。
【見本：新卒の場合】
学歴
平成〇年 3月 〇〇県立〇〇高等学校 普通科 卒業
平成〇年 4月 〇〇大学 経済学部 経済学科 入学
令和〇年 3月 〇〇大学 経済学部 経済学科 卒業見込み
【見本：転職者の場合】
学歴
平成〇年 3月 〇〇県立〇〇高等学校 普通科 卒業
平成〇年 4月 〇〇大学 法学部 法律学科 入学
平成〇年 3月 〇〇大学 法学部 法律学科 卒業
職歴の書き方 在職中・離職中別
学歴を書き終えたら1行空け、中央に「職歴」と記入します。会社名は「(株)」などと略さず、「株式会社」と正式名称で記入しましょう。部署名や簡単な業務内容（例：営業部にて新規顧客開拓に従事）を添えると、経歴がより分かりやすくなります。
【書き方のポイント】
- 退職理由は、自己都合の場合は「一身上の都合により退職」、会社都合の場合は「会社都合により退職」と記入します。
- すべての職歴を書き終えたら、右詰めで「以上」と記入して締めくくります。
【見本：在職中の場合】
職歴
平成〇年 4月 株式会社〇〇商事 入社
営業第一部に配属。法人向けルートセールスを担当。
令和〇年 5月 一身上の都合により退職
令和〇年 6月 株式会社△△フーズ 入社
マーケティング部にて新商品の企画・販促業務に従事。
現在に至る
以上
【見本：離職中の場合】
職歴
平成〇年 4月 株式会社〇〇システム 入社
システム開発部に配属。金融系システムの設計・開発を担当。
令和〇年 3月 一身上の都合により退職
以上
免許・資格欄の書き方
免許・資格は、あなたのスキルを客観的に証明するものです。応募する職種に関連性の高いものから順に、取得年月日を添えて正式名称で記入しましょう。勉強中の資格も「〇〇取得に向けて勉強中」と書くことで、学習意欲をアピールできます。
| 良い記入例 | NGな記入例（略称） |
|---|---|
| 普通自動車第一種運転免許 取得 | 普通免許 |
| 日本商工会議所簿記検定試験2級 合格 | 日商簿記2級 |
| 実用英語技能検定準1級 合格 | 英検準1級 |
| TOEIC Listening & Reading Test 850点 取得 | TOEIC 850点 |
| 基本情報技術者試験 合格 | 基本情報 |
志望動機の書き方と例文【職種別】
志望動機は、採用担当者が最も重視する項目の一つです。ここでは「なぜこの会社なのか」「入社して何をしたいのか」という熱意と、自身のスキルがどう貢献できるかを具体的に伝えましょう。以下の3つのステップで構成すると、説得力のある志望動機を作成できます。
- 結論：なぜその企業・職種を志望するのかを簡潔に述べる。
- 理由・具体例：結論に至った理由を、自身の経験やスキル、企業の魅力と結びつけて具体的に説明する。
- 入社後の貢献：入社後、自身の強みを活かしてどのように貢献したいかを述べ、熱意をアピールする。
営業職の志望動機 例文
貴社の「顧客第一主義」という理念と、それを実現するための徹底したアフターフォロー体制に深く共感し、志望いたしました。前職の法人営業では、顧客との信頼関係構築を第一に考え、課題をヒアリングし最適な提案を行うことで、3年間連続で目標達成率120%を維持しました。特に、潜在的なニーズを掘り起こし、新たなサービス利用につなげた経験は、貴社の深耕営業において必ず活かせると考えております。入社後は、前職で培った関係構築力と提案力を活かし、貴社のさらなる事業拡大に貢献したいです。
事務職の志望動機 例文
正確かつ迅速なサポートで組織に貢献したいと考え、貴社の一般事務職を志望いたしました。私はこれまで3年間、経理アシスタントとして請求書作成や経費精算業務に携わってまいりました。常にダブルチェックを徹底し、ミスのない丁寧な仕事ぶりは上司からも高く評価されております。また、MOS Excel Specialistの資格も取得しており、関数やピボットテーブルを用いたデータ集計・資料作成も得意です。貴社においても、持ち前の正確性とPCスキルを活かし、営業担当の方々が安心して業務に集中できる環境づくりに貢献したいと考えております。
未経験職種への志望動機 例文
ITの力で企業の課題解決をサポートしたいという思いから、未経験ではありますが貴社のITエンジニア職を強く志望しております。現職の販売職では、在庫管理システムの非効率さに課題を感じ、独学でVBAを習得して業務を自動化するツールを作成しました。結果、月20時間の業務削減に成功し、課題解決のために主体的に学ぶ楽しさを実感しました。現在は基本情報技術者試験の取得を目指し、より専門的な知識を学んでおります。一日も早く貴社の戦力となれるよう、持ち前の学習意欲と課題解決能力を活かして精一杯努力する所存です。
自己PRの書き方と例文【強み別】
自己PRは、あなたが持つスキルや強みを企業に売り込むための項目です。志望動機が「企業への想い」を伝えるのに対し、自己PRは「自分自身のセールスポイント」を伝えます。具体的なエピソードを交えながら、入社後に活躍する姿を採用担当者にイメージさせることが重要です。
協調性をアピールする自己PR 例文
私の強みは、目標達成のために周囲を巻き込む協調性です。前職のプロジェクトでは、意見の対立からチームの進捗が停滞した時期がありました。私は双方の意見を個別にヒアリングする場を設け、それぞれの意図を整理し、共通の目標を再確認する橋渡し役を務めました。結果、チームは再び一丸となり、納期内にプロジェクトを成功させることができました。この経験から、異なる意見を尊重し、一つの目標に向かって協力することの重要性を学びました。貴社においても、チームの一員として円滑な人間関係を築き、組織全体の目標達成に貢献したいです。
課題解決能力をアピールする自己PR 例文
私の強みは、現状を分析し課題を特定、解決策を実行する課題解決能力です。現職では、毎月の報告書作成に多くの時間がかかっていることが課題でした。私はまず、作業工程を分解してボトルネックとなっているデータ集計部分を特定しました。そして、Excelマクロを導入して集計作業を自動化する仕組みを提案・構築しました。これにより、月10時間かかっていた作業を2時間に短縮することに成功しました。貴社の業務においても、常に改善意識を持ち、現状に満足することなく、より効率的で生産性の高い業務プロセスを構築することで貢献していきたいです。
趣味・特技欄の書き方
趣味・特技欄は、あなたの人柄や個性を伝えるためのスペースです。空欄にせず、面接で話が広がりそうな内容を記入しましょう。「読書（年間100冊）」「ジョギング（毎週末10km）」のように、具体的な数字を入れると信憑性が増し、継続力のアピールにも繋がります。仕事に活かせる特技（例：英会話、プログラミング）があれば、絶好のアピールポイントになります。
【記入例】
- 趣味：スポーツ観戦（特にプロ野球）、週末のカフェ巡り
- 特技：料理（冷蔵庫の残り物で創作料理を作ること）、TOEIC 800点レベルの日常英会話
本人希望記入欄の書き方
本人希望記入欄は、勤務地や職種、勤務時間など、どうしても譲れない条件がある場合にのみ記入します。特に希望がない場合は、「貴社規定に従います。」と記入するのが一般的です。給与などの待遇面に関する希望は、履歴書に書くのではなく、面接の場で話し合うのがマナーです。
【見本：特に希望がない場合】
貴社規定に従います。
【見本：希望職種がある場合】
職種：営業職を希望いたします。
【見本：勤務地に希望がある場合】
勤務地：自宅から通勤可能な範囲での勤務を希望いたします。
【状況別】履歴書の書き方見本とポイント
履歴書は、応募者の状況（新卒、転職、パート・アルバイト）によってアピールすべきポイントが大きく異なります。それぞれの立場に合わせた書き方のコツを理解し、採用担当者の心に響く履歴書を作成しましょう。ここでは、状況別の書き方の見本と重要ポイントを詳しく解説します。
新卒向けの履歴書 書き方見本
新卒の就職活動では、社会人経験がないため、職務経験ではなく「ポテンシャル」や「人柄」「学習意欲」が重視されます。学生時代の経験を具体的に伝え、入社後に活躍できる人材であることをアピールすることが重要です。JIS規格や大学指定の履歴書を使用するのが一般的です。
新卒向け履歴書の項目別ポイント
| 項目 | 書き方のポイントと注意点 |
|---|---|
| 学歴 |
中学校卒業から記入するのが一般的です。「高等学校」のように学校名は正式名称で書きましょう。学部・学科・専攻コース名まで正確に記載し、研究室やゼミでの研究テーマ、卒業論文のテーマなどを具体的に書くと、専門性や探究心をアピールできます。 |
| 職歴 |
正社員としての職歴がないため、「なし」と記入し、次の行に「以上」と右詰めで書きます。応募職種に関連性の高い長期インターンシップやアルバイト経験は、自己PR欄や備考欄で触れると効果的です。 |
| 志望動機 |
「なぜこの業界なのか」「なぜ同業他社ではなくこの会社なのか」を自分の言葉で明確に伝えることが大切です。企業の理念や事業内容への共感を示し、自分の学びや経験がその企業でどのように活かせるのか、将来どのように貢献したいのかを具体的に述べましょう。 |
| 自己PR |
ゼミ、部活動、サークル活動、ボランティア、アルバイトなどの経験から得た自分の強みをアピールします。「主体性」「協調性」「課題解決能力」といった強みを、具体的なエピソードを交えて説明することで説得力が増します。結果だけでなく、その過程で何を考え、どう行動したのかを伝えましょう。 |
| 本人希望記入欄 |
原則として「貴社規定に従います。」と記入します。複数の職種で募集がある場合は、「営業職を希望いたします。」のように希望職種を明記しておくと親切です。 |
転職者向けの履歴書 書き方見本
転職活動では、これまでの職務経歴やスキルを基に「即戦力」として活躍できるかどうかが評価されます。職務経歴書と連携させながら、自身の経験とスキルが応募先企業でいかに貢献できるかを具体的に示すことが求められます。履歴書はA4サイズ2枚にまとめるのが一般的で、職務経歴をしっかり書き込める形式のものを選びましょう。
転職者向け履歴書の項目別ポイント
| 項目 | 書き方のポイントと注意点 |
|---|---|
| 日付 |
郵送の場合は投函日、持参の場合は面接日を記入します。職務経歴書の日付と統一しましょう。 |
| 学歴 |
高等学校卒業から記入するのが一般的です。最終学歴の一つ前から記載しても問題ありません。 |
| 職歴 |
最も重要な項目です。会社名は「株式会社」など略さず正式名称で記入し、事業内容や従業員数も書き添えると分かりやすいです。所属部署、役職、業務内容を具体的に記載し、可能であれば実績を数値（売上〇%アップ、コスト〇%削減など）で示しましょう。在職中の場合は「現在に至る」、退職済みの場合は「一身上の都合により退職」と記載し、最後に「以上」と右詰めで記入します。 |
| 志望動機 |
これまでの経験やスキルを応募先企業でどう活かせるのか、なぜ転職してまでこの会社で働きたいのかを論理的に説明します。ネガティブな退職理由ではなく、「〇〇というスキルをさらに高めたい」といったポジティブなキャリアプランと結びつけることが重要です。 |
| 本人希望記入欄 |
希望職種、勤務地、入社可能日などを具体的に記載します。給与については「貴社規定に従います。」と書くのが一般的ですが、譲れない希望額がある場合は「希望年収〇〇〇万円」と記載しても構いません。 |
パート・アルバイト向けの履歴書 書き方見本
パート・アルバイトの応募では、企業側は「希望するシフトで働けるか」「長く続けてくれるか」「人柄は良いか」といった点を重視します。特に主婦・主夫や学生など、働ける時間や曜日に制約がある場合は、その情報を正確に伝えることが不可欠です。市販のパート・アルバイト用の履歴書は、本人希望欄が広く取られていることが多く便利です。
パート・アルバイト向け履歴書の項目別ポイント
| 項目 | 書き方のポイントと注意点 |
|---|---|
| 本人希望記入欄 |
最も重要な項目です。勤務可能な曜日、時間帯、週あたりの勤務希望日数を具体的に書きましょう。 【書き方例】
「〇曜日は不可」といったネガティブな情報だけでなく、「〇曜日と〇曜日は終日勤務可能です」のようにポジティブな情報も加えると好印象です。 |
| 志望動機 |
「家が近いから」という理由だけでなく、その仕事やお店に対する興味・関心を示すことが大切です。「以前から貴店を利用しており、スタッフの方の丁寧な接客に感銘を受け、私も一員として働きたいと思いました」「人と接することが好きで、自分のコミュニケーション能力を活かせると考え志望しました」など、ポジティブな意欲を伝えましょう。 |
| 職歴 |
応募職種と関連のあるアルバイト経験は積極的にアピールしましょう。短期間の職歴でも、正直にすべて記入する方が丁寧な印象を与えます。ブランクがある主婦・主夫の方も、空欄にせず正直に記載すれば問題ありません。 |
| 自己PR・趣味・特技 |
未経験の職種であっても、自身の長所を仕事に結びつけてアピールできます。例えば、「細かい作業が得意」「体力には自信がある」「毎日料理をしているので段取り良く作業を進めることができます」など、人柄や仕事への適性が伝わる内容を書きましょう。 |
履歴書の提出マナーと注意点
履歴書は、その内容だけでなく提出の仕方も採用担当者に見られています。丁寧に作成した履歴書だからこそ、最後の提出までビジネスマナーを守り、良い第一印象を与えましょう。ここでは、郵送と手渡し、それぞれのケースにおける提出マナーと注意点を詳しく解説します。
封筒の書き方と選び方
履歴書を郵送する場合、封筒の選び方と書き方は非常に重要です。採用担当者が最初に目にするものであるため、細心の注意を払いましょう。
封筒の選び方
履歴書を入れる封筒は、以下のポイントを参考に選びましょう。
- サイズ：履歴書を折らずに入れられる「角形A4号（角A4）」または「角形2号（角2）」が一般的です。A4サイズの履歴書を三つ折りにするのは、折り目が多くなり読みにくくなるため避けましょう。
- 色：清潔感があり、フォーマルな印象を与える「白色」を選びましょう。茶封筒（クラフト封筒）は事務的な書類に使われることが多く、応募書類には適していません。
- 素材：中身が透けない、ある程度の厚みがあるものを選びます。
封筒の書き方見本
封筒は黒の油性ボールペンまたはサインペンを使い、丁寧な字で記入します。雨などでにじむ可能性があるため、水性ペンは避けましょう。
表面の書き方
宛先は、都道府県から省略せずに正確に記入します。ビル名や部署名も正式名称で書きましょう。
| 項目 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 郵便番号・住所 | 右側に、都道府県から省略せずに正確に記入します。番地は「1-2-3」のようにハイフンで略さず、「一丁目二番三号」と書くとより丁寧です。 |
| 会社名・部署名 | 中央に、住所より少し大きな文字で書きます。「（株）」と略さず、「株式会社」と正式名称で記入しましょう。 |
| 宛名 | 会社名や部署名よりさらに少し大きな文字で書きます。担当者名が分かっている場合は「〇〇様」、部署宛ての場合は「〇〇部 御中」、担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」とします。「御中」と「様」を併用することはありません。 |
| 朱書き | 左下に、赤色のペンで「履歴書在中」と記入し、定規を使って四角で囲みます。これは、他の郵便物と区別し、開封前に中身が重要な応募書類であることを示すためのマナーです。市販のスタンプを使用しても構いません。 |
裏面の書き方
裏面には、自分の情報を忘れずに記入します。万が一、宛先不明で返送される場合に必要です。封をしたら、中央に「〆」マークを書き入れましょう。
| 項目 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 投函日 | 左上に、郵送する年月日を漢数字で記入します。 |
| 自分の住所・氏名 | 左下に、郵便番号、住所、氏名を記入します。こちらも都道府県から省略せずに書きましょう。 |
| 封じ目 | のりでしっかりと封をした後、中央に黒ペンで「〆」と記入します。これは「確かに封をしました」という印です。セロハンテープでの封緘は剥がれやすく、見た目も良くないため避けましょう。 |
郵送する場合の注意点と送付状の書き方見本
履歴書を郵送する際は、書類をクリアファイルにまとめ、送付状を添えるのがビジネスマナーです。提出前の最終チェックも怠らないようにしましょう。
郵送時のチェックポイント
- 書類の確認：履歴書、職務経歴書など、企業から指定された書類がすべて揃っているか確認します。
- 書類の入れ方：応募書類一式を、送付状が一番上になるように重ね、無色透明のクリアファイルに入れます。これにより、書類の折れや汚れを防ぎます。
- 切手料金：切手料金が不足すると、企業側に不足分を支払わせてしまったり、書類が返送されてしまったりと、非常に悪い印象を与えます。ポストに投函する前に、必ず郵便局の窓口で重さを量り、正確な料金の切手を貼りましょう。
- 郵送方法：締切日までに余裕があれば普通郵便で問題ありません。締切が迫っている場合は速達を利用しますが、基本的には余裕を持ったスケジュールで準備・投函することが大切です。
送付状（添え状）の書き方見本
送付状は、誰が・何の目的で・何を送ったのかを伝えるための挨拶状です。パソコンで作成するのが一般的で、A4サイズ1枚にまとめます。
【送付状 例文】
手渡しする場合のマナー
面接時に履歴書を持参するよう指示された場合は、手渡しならではのマナーがあります。スマートな受け渡しができるよう、事前に準備しておきましょう。
持参するときの準備
- 封筒に入れる：履歴書はクリアファイルに入れた上で、封筒に入れて持参します。移動中の汚れや折れを防ぐためです。
- 封筒の宛名は不要：手渡しの場合、誰に渡すか明確なため、封筒の宛名は基本的に不要です。ただし、受付で預ける可能性がある場合は、誰宛の書類か分かるように宛名を書いておくと親切です。
- 封はしない：面接官がすぐに中身を確認できるよう、封筒にのり付けはしません。
- 裏面に自分の情報を記入：万が一、他の応募者のものと混ざってしまった場合に備え、封筒の裏面には自分の住所と氏名を記入しておきましょう。
渡し方のマナー
渡すタイミングは、受付で渡す場合と、面接官に直接渡す場合があります。
- 受付で渡す場合：受付担当者の指示に従います。「本日の〇時からの面接に参りました〇〇と申します。こちらに応募書類を持参いたしました」と伝え、封筒のまま渡します。
- 面接官に直接渡す場合：
- 面接官から「履歴書をいただけますか」と促されてから、カバンから封筒を取り出します。
- 封筒からクリアファイルごと書類を取り出します。
- 面接官が読みやすい向き（相手から見て正面）にして、両手で差し出します。その際、「こちらが応募書類です。本日はよろしくお願いいたします」と一言添えましょう。
- 書類を渡した後の封筒は、クリアファイルの下に重ねて一緒に渡すか、二つに折ってカバンにしまいます。
テーブル越しに渡す場合は、直接手渡しするのではなく、一度テーブルの上に置き、相手が取りやすいように少しスライドさせて渡すのが丁寧な所作です。
履歴書の書き方でよくある質問
履歴書を作成していると、「これはどう書くのが正しいのだろう？」と細かい疑問が出てくるものです。採用担当者にマイナスの印象を与えないためにも、よくある質問とその回答をまとめました。提出前に最終確認としてぜひご一読ください。
修正液や修正テープは使ってもいいですか？
結論から言うと、履歴書に修正液や修正テープを使用するのはマナー違反です。履歴書は、応募者の情報を企業に伝えるための公的な書類とみなされます。修正の跡があると、準備不足や注意力が低いといった印象を与えかねません。
もし書き損じてしまった場合は、手間を惜しまず新しい用紙に一から書き直しましょう。下書きを鉛筆で薄く行い、ボールペンで清書した後に消しゴムで消す方法もおすすめです。
また、摩擦熱で消えるタイプのボールペン（フリクションペンなど）の使用も避けてください。輸送中や保管中に文字が消えてしまう可能性があるほか、簡単に修正できることから文書の信頼性が低いと判断されるリスクがあります。筆記具は、にじみにくく、くっきりと書ける黒のゲルインクまたは油性のボールペン（0.5mm～0.7mm）を選びましょう。
空欄があっても大丈夫ですか？
履歴書の項目は、原則としてすべて埋めるのが基本です。空欄があると、記入漏れなのか、意図的に書いていないのか採用担当者が判断できず、入社意欲が低いと見なされてしまう可能性があります。
どうしても書くことがない項目については、以下のように対応しましょう。
- 免許・資格欄：何も保有していない場合は「特になし」と記入します。
- 趣味・特技欄：些細なことでも構いません。人柄を伝えるチャンスと捉え、「読書（月5冊程度）」「映画鑑賞（特に〇〇監督の作品）」「整理整頓」など、具体的に書くようにしましょう。
- 本人希望記入欄：特に希望がない場合は「貴社規定に従います。」と記入するのが一般的です。給与や勤務地など、どうしても譲れない条件がある場合のみ具体的に記載します。
空欄のまま提出することは、あなたの評価を下げる原因になりかねません。すべての欄を丁寧に埋めることで、志望度の高さと誠実さをアピールしましょう。
職歴が多くて書ききれない場合はどうすればいいですか？
転職回数が多い方や、さまざまな雇用形態で経験を積んできた方は、職歴欄が書ききれなくなることがあります。その場合は、以下の方法で対応しましょう。
- 入社と退社を1行にまとめる：通常2行で書く入社・退社の情報を「平成〇年〇月 株式会社〇〇 入社（令和〇年〇月 一身上の都合により退社）」のように1行にまとめると、スペースを節約できます。
- 応募職種と関連性の低い職歴を省略する：特に短期間のアルバイトなど、応募する仕事との関連性が薄い経歴は、省略することも選択肢の一つです。ただし、経歴に不自然な空白期間が生まれないよう注意が必要です。
- 職務経歴書への誘導を記載する：すべての職歴を記載したうえで、詳細な業務内容については職務経歴書に譲る方法です。職歴欄の最後に「詳細は職務経歴書をご参照ください。」と一文を添え、履歴書には会社名と入退社年月日、簡単な部署名や役職のみを記載します。
どの方法を選ぶにせよ、読みやすさを損なわないことが大前提です。採用担当者があなたの経歴を正確に把握できるよう、工夫して記載しましょう。
アルバイトやパートの経験は職歴に書くべきですか？
アルバイトやパートの経験を職歴に書くべきかどうかは、応募者の状況や応募するポジションによって判断が異なります。
新卒・第二新卒の場合
新卒採用の場合、職歴欄には正社員としての経歴を記載するのが一般的なため、アルバイト経験は書かないのが基本です。ただし、応募職種に直接活かせる専門的なスキルや長期的な経験（例：塾講師のアルバイト経験者が教育業界に応募する）であれば、アピール材料として記載しても良いでしょう。その際は「株式会社〇〇 〇〇店にてアルバイトとして勤務」のように、雇用形態がわかるように明記します。
転職（中途採用）の場合
正社員の職歴にブランク（空白期間）がある場合、その間にアルバイトやパートとして働いていた経験を記載することで、働く意欲を示し、空白期間への懸念を払拭できます。また、応募職種との関連性が高い経験であれば、アピールポイントになるため積極的に記載しましょう。
パート・アルバイトに応募する場合
パート・アルバイトの求人に応募する場合は、過去のアルバイト経験も立派な職歴です。即戦力としてのアピールにつながるため、担当業務なども含めて具体的に記載しましょう。
日付はいつのものを書けばいいですか？和暦・西暦どちらですか？
日付の基準
履歴書の上部にある日付欄には、「提出日」を記入するのが正解です。作成日ではない点に注意してください。
- 郵送する場合：ポストに投函する日
- 持参する場合：企業に訪問し、手渡しする日
- メールで送付する場合：メールを送信する日
和暦・西暦の統一
日付の表記は、和暦（令和、平成など）と西暦（2024年など）のどちらを使用しても構いません。ただし、履歴書全体でどちらか一方に統一することが非常に重要です。生年月日、学歴・職歴、免許・資格の取得年月日など、すべての年号表記を揃えるようにしてください。どちらを使うか迷った場合は、日本の公的書類で広く使われている和暦を選ぶとより丁寧な印象になります。
「御社」と「貴社」の使い分けがわかりません
応募先企業を指す敬称である「御社（おんしゃ）」と「貴社（きしゃ）」は、明確に使い分ける必要があります。履歴書や職務経歴書などの書き言葉では「貴社」を、面接などの話し言葉では「御社」を使用するのがビジネスマナーです。
履歴書の志望動機欄などで間違えて「御社」と書かないように、提出前には必ずチェックしましょう。
| 使用場面 | 呼称 | 具体例 |
|---|---|---|
| 書き言葉 | 貴社（きしゃ） | 履歴書、職務経歴書、送付状、メールなど |
| 話し言葉 | 御社（おんしゃ） | 面接、電話、会社説明会など |
印鑑は必要ですか？シャチハタでもいいですか？
近年は押印欄のない履歴書も増えていますが、押印欄がある場合は必ず押印が必要です。かすれたり、曲がったり、インクがにじんだりしないよう、印鑑マットなどを使ってまっすぐ綺麗に押しましょう。万が一失敗した場合は、修正するのではなく新しい履歴書に書き直すのがマナーです。
使用する印鑑は、朱肉をつけて使う「認印」が基本です。インクが内蔵されたシャチハタなどのスタンプ印は、公的な書類には不向きとされているため、履歴書での使用は避けてください。
押印欄がない履歴書の場合は、基本的に押印は不要です。ただし、企業から押印を求める指示があった場合は、氏名の右横あたりにバランス良く押印しましょう。
無料で使える履歴書テンプレートのダウンロード
履歴書を効率よく作成したい方のために、すぐに使える無料の履歴書テンプレートをご用意しました。PCでの作成に便利なWord・Excel形式と、手書き用に印刷して使えるPDF形式があります。ご自身の状況や応募先の企業に合わせて、最適なテンプレートを選んで活用してください。
テンプレートは、JIS規格のものから、自己PR欄が大きいもの、転職者向け、パート・アルバイト向けなど、様々な種類があります。それぞれの特徴を理解し、ご自身の経歴やアピールしたい内容に最も適したものを選びましょう。
テンプレートの種類と選び方
履歴書テンプレートには主に「Word」「Excel」「PDF」の3つの形式があります。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自分に合った形式を選びましょう。
Word形式のメリット・デメリット
文章作成ソフトであるWordは、志望動機や自己PRなど、文章量が多くなる項目の作成・編集に適しています。文字の装飾やレイアウトの微調整が比較的自由に行える点がメリットです。一方で、図や表のレイアウトが意図せず崩れてしまうことがあるため、取り扱いには少し注意が必要です。
Excel形式のメリット・デメリット
セル単位で構成されているExcelは、各項目が枠で区切られているためレイアウトが崩れにくいのが最大のメリットです。入力欄が明確で、表計算ソフトならではの機能を使えば文字数カウントなども行えます。ただし、セル内での長文入力や改行がWordに比べて少し手間に感じることがあります。
PDF形式のメリット・デメリット
PDF形式は、どのパソコンやスマートフォンで見てもレイアウトが崩れないため、手書き用のテンプレートとして最適です。コンビニのマルチコピー機などでも手軽に印刷できるのが利点です。ただし、内容を編集するには専用のソフトが必要になるため、基本的には印刷して手書きで仕上げる方向けの形式です。
【PC作成用】Word・Excel形式の履歴書テンプレート
パソコンで履歴書を作成したい方向けに、編集が可能なWord形式とExcel形式のテンプレートをご紹介します。ご自身の経歴や応募職種に合わせてお選びください。
| テンプレートの種類 | 形式 | 特徴 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|---|
| JIS規格履歴書 | Word/Excel | 厚生労働省が様式例として示している、最も標準的な形式です。学歴・職歴欄が広く、経歴をしっかり書き込めます。 | 応募先から特に指定がない場合や、どのテンプレートを使えば良いか迷った方。公務員や大企業への応募にも適しています。 |
| 一般用・転職用履歴書 | Word/Excel | 志望動機や自己PR、趣味・特技欄などがJIS規格よりも広く設けられています。職務経歴を記載する欄が充実しているものもあります。 | これまでの経験やスキル、仕事への熱意を具体的にアピールしたい転職者の方。 |
| 職務経歴書一体型 | Word/Excel | 履歴書と職務経歴書が一体になったテンプレートです。職務内容や実績を1つの書類でまとめてアピールできます。 | 複数の書類を管理するのが手間な方や、職務経歴を簡潔にまとめたい方。 |
| パート・アルバイト用履歴書 | Word/Excel | 勤務可能な曜日や時間帯を記入する欄が設けられています。扶養家族の有無や配偶者控除に関する項目がある場合もあります。 | パートやアルバイトの仕事を探している主婦・主夫の方や学生の方。 |
【手書き用】PDF形式の履歴書テンプレート
手書きの履歴書は、丁寧な文字で書くことで誠実さや熱意が伝わりやすいというメリットがあります。印刷してすぐに使えるPDF形式のテンプレートです。
| テンプレートの種類 | 用紙サイズ | 特徴 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|---|
| JIS規格履歴書 | A4 / B5 | 手書き履歴書の定番です。コンビニなどで購入できる市販の履歴書もこの形式が主流です。 | 丁寧な字で誠実な印象を与えたい方。特に応募先から手書きの指定がある場合。 |
| 一般用・転職用履歴書 | A4 / B5 | 自己PR欄などが広く、手書きでもアピールポイントを十分に書き込めるスペースがあります。 | 職務経歴が多く、手書きで整理して伝えたい転職者の方。 |
| パート・アルバイト用履歴書 | B5 | シフトの希望などを書き込む欄が充実しており、採用担当者が必要とする情報を伝えやすい形式です。 | パートやアルバイトの応募で、手書きでの提出を求められた方。 |
履歴書テンプレートを使う際の注意点
便利なテンプレートですが、利用する際にはいくつか注意点があります。提出前に必ず確認し、完成度の高い履歴書に仕上げましょう。
用紙サイズの確認
企業からサイズの指定がないか確認しましょう。指定がなければ、ビジネス文書で一般的に使われるA4サイズがおすすめです。職務経歴書など他の書類とサイズを揃えると、採用担当者が管理しやすくなります。
印刷品質に配慮する
PCで作成した履歴書を印刷する際は、インクのかすれやにじみがないか確認してください。家庭用プリンターで印刷する場合は、少し厚手の上質紙や履歴書専用紙を使うと、より丁寧な印象を与えられます。
サンプル文字の消し忘れに注意
テンプレートには「〇〇〇〇」や「見本」といったサンプル文字が入力されていることがあります。すべての項目を自分の情報に書き換えた後、サンプル文字や不要なガイド線が残っていないか、印刷プレビューで隅々まで確認しましょう。
提出時のファイル形式
メールなどでデータを提出する場合、企業から指定がなければPDF形式に変換して送るのがマナーです。WordやExcelのままだと、採用担当者のPC環境によってはレイアウトが崩れたり、ファイルが開けなかったりする可能性があるためです。PDFに変換することで、誰が見ても同じレイアウトで閲覧でき、意図しない内容の変更も防げます。
まとめ
本記事では、履歴書の書き方を準備段階から提出マナーまで、見本を交えて網羅的に解説しました。履歴書は、あなたの第一印象を決定づける重要な書類です。採用担当者に「会ってみたい」と思わせるためには、基本的なルールを守り、正確に情報を伝えることが不可欠です。
履歴書の作成は、手書きよりも修正が容易で読みやすいPC作成が一般的です。基本情報や学歴・職歴は事実を正確に記載しましょう。特に、合否を左右する「志望動機」や「自己PR」は、この記事で紹介した例文を参考にしながらも、ご自身の経験や強みを具体的なエピソードを交えて自分の言葉で表現することが、熱意を伝える上で最も重要です。
内容が完璧でも、証明写真の貼り方や提出時のマナーで評価を落としてしまうケースもあります。郵送・手渡しそれぞれのマナーを守り、提出前には誤字脱字や空欄がないか、必ず最終チェックを行いましょう。修正液や修正テープの使用はマナー違反となるため、書き損じた場合は潔く新しい用紙に書き直すのが原則です。
この記事でご紹介した書き方のポイントや見本、そして無料でダウンロードできる履歴書テンプレートを活用し、自信を持って書類選考に臨んでください。あなたの魅力が最大限に伝わる履歴書を作成し、希望の企業への第一歩を踏み出せるよう応援しています。
