【転職・新卒・パートに使える履歴書テンプレート】志望動機のサンプル付き

履歴書の作成で「どのテンプレートを使えばいい？」「自己PRや志望動機の書き方がわからない」と悩んでいませんか？この記事では、転職・新卒・パートなど、あらゆるシーンで使える履歴書テンプレートを無料でダウンロードできます。Word、Excel、PDF形式をご用意しており、JIS規格をはじめとした各種フォーマットから最適なものを選べます。さらに、基本情報の書き方から、採用担当者に響く自己PR・志望動機の作成方法まで、30以上の豊富なサンプル・例文付きで徹底解説。履歴書作成の基本ルールや提出マナーも網羅しているため、この記事一本で、書類選考を突破できる「受かる履歴書」が迷わず完成します。

すぐに使える履歴書テンプレート 無料ダウンロード

転職活動、就職活動、パート・アルバイトの応募など、あらゆる場面で利用できる履歴書のテンプレートを無料でご用意しました。最も一般的なJIS規格のものから、自己PRを書きやすい一般用、職務経歴を重視した転職用まで、用途に合わせてお選びいただけます。Word、Excel、PDFの3つの形式でダウンロード可能です。パソコンでの作成、手書きでの作成、どちらにも対応しています。

JIS規格の履歴書テンプレート（Word/Excel）

JIS規格（日本産業規格）の履歴書は、厚生労働省が様式例として示している、公的で信頼性の高いフォーマットです。企業から特に指定がない場合は、このJIS規格のテンプレートを使用すれば間違いありません。学歴・職歴欄が広く設けられているため、経歴をしっかり書きたい方におすすめです。Word形式とExcel形式から、使いやすい方をお選びください。

一般用の履歴書テンプレート（Word/Excel）

JIS規格に比べて、自己PR欄や趣味・特技欄のスペースが広く取られているのが一般用の履歴書テンプレートです。ご自身の強みや人柄をより詳しくアピールしたい場合に適しています。特に、ポテンシャルを重視される新卒の就職活動や、未経験の職種へ挑戦する際の転職活動で効果を発揮します。

転職用の履歴書テンプレート サンプル付き（Word/Excel）

中途採用の選考で重要視される職務経歴を効果的にアピールできるよう、職歴欄を充実させた転職者向けのテンプレートです。退職理由を記載する欄や、職務要約を記入するスペースが設けられているタイプもあります。また、経験者向けの書き方サンプルが入力済みのため、自身の経歴を整理しながら、採用担当者に響くアピール方法を参考に作成できます。

パート・アルバイト用の履歴書テンプレート（Word/Excel）

パート・アルバイトの応募に特化した履歴書テンプレートです。希望する勤務時間や曜日を具体的に記入できる欄が設けられており、採用側がシフトを検討しやすくなっています。職歴が少ない方や、学生の方でも書きやすいように、学歴・職歴欄はシンプルにまとめられています。扶養控除の希望有無を記載する欄があるのも特徴です。

全ての履歴書テンプレートのPDF版

手書きで履歴書を作成したい方は、こちらのPDF版テンプレートをご利用ください。ダウンロード後、ご自宅のプリンターやコンビニエンスストアのマルチコピー機で印刷すれば、すぐに書き始めることができます。文字の丁寧さや人柄をアピールしたい場合に、手書きは有効な手段です。A4サイズとB5サイズの両方をご用意しましたので、提出先の指定に合わせてお選びください。

履歴書作成の基本ルールと準備

履歴書は、あなたの第一印象を決定づける重要な書類です。採用担当者に「会ってみたい」と思わせるためには、テンプレートをダウンロードするだけでなく、作成の基本ルールとマナーを正しく理解しておく必要があります。ここでは、履歴書を作成する前に知っておきたい3つの基本ポイント、「手書きかパソコンか」「用紙サイズ」「証明写真」について詳しく解説します。

手書きとパソコンどちらが良いか

履歴書を作成する際、多くの人が最初に悩むのが「手書き」と「パソコン」のどちらで作成すべきかという点です。結論から言うと、企業からの指定がなければどちらを選んでも選考で不利になることはありません。現在ではパソコンでの作成が一般的ですが、それぞれのメリット・デメリットを理解し、応募する企業や職種に合わせて最適な方法を選びましょう。

応募先企業から「手書きで作成」といった指定がある場合は、必ずその指示に従ってください。特に指定がなく迷った場合は、効率性や修正のしやすさからパソコンでの作成をおすすめします。特にIT業界や外資系企業、スタートアップ企業などでは、パソコン作成が合理的と判断される傾向にあります。

履歴書のサイズはA4とB5のどちらを選ぶか

市販の履歴書にはB5サイズ（見開きでB4）も多く見られますが、現在ではA4サイズ（見開きでA3）がビジネスシーンの主流となっています。どちらのサイズを選ぶべきか、それぞれの特徴を理解しておきましょう。

企業からの指定がない限り、A4サイズを選ぶのが最も安全です。特に転職活動では、職務経歴書もA4サイズで作成するのが一般的なため、書類のサイズを統一することで管理しやすく、採用担当者にも丁寧な印象を与えられます。当サイトで配布しているテンプレートも、A4サイズを基準に作成しています。

好印象を与える証明写真の撮り方とマナー

履歴書の証明写真は、あなたの第一印象を左右する非常に重要な要素です。採用担当者が最初に目にする部分であり、清潔感や人柄を伝える役割も担っています。マナーを守り、好印象を与える写真を準備しましょう。

撮影前の準備（服装・髪型・メイク）

写真は撮影前の準備が9割です。清潔感を第一に、以下のポイントを意識してください。

• 服装：男女ともに黒や紺、ダークグレーなどの落ち着いた色のスーツが基本です。インナーは、男性なら白無地のワイシャツ、女性なら白のブラウスやカットソーを選び、シワや汚れがないか確認しましょう。
• 髪型：顔周りをすっきりとさせ、表情がはっきりと見えるように整えます。前髪が目にかからないようにし、長い髪は後ろで一つに束ねるなど、清潔感を意識しましょう。寝ぐせは必ず直してください。
• メイク（女性の場合）：派手なメイクは避け、健康的で明るい印象を与えるナチュラルメイクを心がけます。ファンデーションの厚塗りや、濃いアイシャドウ・口紅はビジネスシーンにふさわしくありません。
• その他：ひげは綺麗に剃り、メガネはレンズの汚れを拭き取っておきましょう。カラーコンタクトや派手なアクセサリーは外すのがマナーです。

撮影時のポイント（表情・姿勢・撮影場所）

撮影場所に合わせたポイントを押さえることで、写真のクオリティが格段に上がります。

• 表情：真顔ではなく、口角を少しだけ上げて、自然で穏やかな表情を意識します。歯は見せずに口を閉じましょう。
• 姿勢：背筋をまっすぐ伸ばし、顎を軽く引きます。猫背にならないよう胸を張りましょう。
• 撮影場所：証明写真の撮影場所には、主に「写真館・フォトスタジオ」と「スピード写真機」があります。それぞれの特徴は以下の通りです。

時間に余裕があり、応募する企業が本命である場合は、仕上がりのクオリティが高い写真館での撮影を強くおすすめします。急いでいる場合や、アルバイト・パートの応募であればスピード写真機でも問題ありません。

写真の取り扱いマナー

撮影した写真を履歴書に貼る際にも、守るべきマナーがあります。

• 写真のサイズ：一般的には「縦40mm × 横30mm」が基本ですが、応募先企業がサイズを指定している場合は必ず従ってください。
• 有効期限：撮影から3ヶ月以内、長くとも6ヶ月以内のものを使用します。現在の髪型や容姿と大きく異なる写真は避けましょう。
• 裏面の記入：万が一、写真が履歴書から剥がれてしまった場合に備え、写真の裏面には油性ペンで「氏名」と「撮影年月日」を記入しておきましょう。
• 貼り付け：スティックのりや両面テープを使い、写真の四隅までしっかりと貼り付けます。シワになったり、のりがはみ出したりしないよう丁寧に作業してください。液体のりは紙が波打つ原因になるため避けた方が無難です。
• データの扱い：パソコンで履歴書を作成し、データをメールで送る場合は、証明写真のデータが必要になります。写真館で撮影すればデータをもらえるプランがありますので、活用しましょう。

【項目別】履歴書の書き方完全ガイドとサンプル

履歴書は、あなたという人材を企業に伝えるための最初の重要な書類です。採用担当者は毎日多くの履歴書に目を通しているため、正確かつ丁寧に書かれていることが大前提となります。ここでは、各項目の正しい書き方と、好印象を与えるためのポイントをサンプル付きで徹底解説します。基本的なルールを守り、あなたの魅力を最大限に伝えましょう。

基本情報欄の正しい書き方

基本情報欄は、採用担当者が最初に目にする部分です。ミスや空欄があると、注意力や仕事への意欲を疑われかねません。細部まで気を配り、正確に記入しましょう。

学歴と職歴の書き方 サンプル付き

学歴と職歴は、あなたの経歴を客観的に示す重要な項目です。時系列に沿って、正式名称で正確に記入することが基本です。

まず1行目の中央に「学歴」と書き、次の行から実際の学歴を記入します。一般的には中学校卒業から記載します。学校名は「〇〇高校」などと略さず、「〇〇県立〇〇高等学校」のように正式名称で書きましょう。学部・学科・専攻名も正確に記入してください。

学歴を書き終えたら、1行空けて中央に「職歴」と書きます。会社名は「(株)」などと略さず、「株式会社〇〇」と正式名称で記載します。部署名や簡単な業務内容を添えると、あなたの経験がより伝わりやすくなります。退職理由は、自己都合の場合は「一身上の都合により退職」、会社都合の場合は「会社都合により退職」とします。現在も在職中の場合は「現在に至る」と書き、最後に右詰めで「以上」と記入して締めくくります。

                学　歴
平成〇〇年　3月　〇〇市立〇〇中学校　卒業
平成〇〇年　4月　私立〇〇高等学校 普通科　入学
平成〇〇年　3月　私立〇〇高等学校 普通科　卒業
平成〇〇年　4月　〇〇大学 経済学部 経済学科　入学
令和〇〇年　3月　〇〇大学 経済学部 経済学科　卒業

                職　歴
令和〇〇年　4月　株式会社〇〇商事　入社
                営業第一部に配属。法人向けにOA機器の新規開拓営業に従事。
令和〇〇年　〇月　一身上の都合により退職
令和〇〇年　〇月　株式会社△△システム　入社
                ソリューション営業部に配属。ITソリューションの提案営業を担当。
                現在に至る
                                                                        以上
    

免許・資格欄で効果的にアピールする方法

免許・資格欄は、あなたのスキルや知識を客観的に証明し、仕事への意欲を示す絶好の機会です。応募する職種との関連性を意識して、効果的にアピールしましょう。

まず、取得年月日が古いものから順に記入します。免許・資格の名称は、必ず正式名称で記載してください。例えば、「車の免許」ではなく「普通自動車第一種運転免許」、「英検」ではなく「実用英語技能検定〇級」と書きます。

応募職種に直接関連する資格は、最優先で書きましょう。例えば、経理職なら「日商簿記検定2級」、ITエンジニアなら「基本情報技術者試験」などが該当します。関連性が低い資格でも、取得の難易度が高いものや、学習意欲の高さを示せるものであれば記入して問題ありません。

現在、取得に向けて勉強中の資格がある場合は、その旨を記載することで学習意欲や向上心をアピールできます。「〇〇取得に向けて勉強中」「TOEIC公開テストで800点を目指し学習中」のように具体的に書きましょう。

【免許・資格の書き方サンプル】

自己PRの書き方とアピール例文

自己PRは、職務経歴だけでは伝えきれないあなたの強みや人柄、仕事への熱意をアピールするための項目です。企業が求める人物像と、あなたの強みが合致していることを具体的に示しましょう。

効果的な自己PRを作成するには、「PREP法」という構成が役立ちます。

1. Point（結論）：最初にあなたの強みやアピールしたいことを簡潔に述べます。「私の強みは〇〇です。」
2. Reason（理由）：その強みが形成された背景や理由を説明します。「なぜなら、前職で〇〇という経験をしたからです。」
3. Example（具体例）：理由を裏付ける具体的なエピソードや、客観的な実績（数字など）を交えて説得力を持たせます。「具体的には、〇〇という課題に対し、△△という工夫を行い、売上を前年比110%に向上させました。」
4. Point（結論）：最後に、その強みを活かして入社後にどのように貢献できるかを述べ、締めくくります。「この〇〇という強みを活かし、貴社の〇〇事業の発展に貢献したいと考えております。」

【自己PRのアピール例文（課題解決能力）】

私の強みは、現状を分析し課題を解決する能力です。前職の営業事務では、請求書発行プロセスの非効率さが課題となっており、月末に部署全体の残業が常態化していました。私はまず、各担当者へのヒアリングを通じて業務フローのボトルネックを特定しました。その結果、手作業によるデータ入力と複数回の目視確認に多くの時間が割かれていることが判明しました。そこで、Excelマクロを活用したデータ自動入力ツールと、チェックリストを用いた確認プロセスの標準化を上司に提案し、導入を主導しました。この取り組みにより、請求書発行にかかる時間を一人あたり月間約5時間削減し、部署全体の残業時間を30%削減することに成功しました。貴社においても、現状に満足せず常に改善点を見つけ出し、業務効率化を通じて事業の成長に貢献してまいります。

本人希望記入欄の書き方と注意点

本人希望記入欄は、勤務条件に関して絶対に譲れない事項がある場合にのみ記入する項目です。安易に希望を書きすぎると、かえってマイナスの印象を与えかねないため、書き方には注意が必要です。

【希望を記入する場合の例】

• 職種：複数の職種を募集している企業で、特定の職種を強く希望する場合に記入します。
  （例）「営業職を希望いたします。」
• 勤務地：転勤がある企業で、家庭の事情などやむを得ない理由で勤務地に希望がある場合に記入します。
  （例）「家族の介護のため、首都圏での勤務を希望いたします。」
• 勤務時間：育児や介護などで勤務時間に制約がある場合に記入します。
  （例）「子供の保育園送迎のため、9:00から17:00までの勤務を希望いたします。」

【特に希望がない場合】

給与や勤務地、待遇などについて特に希望がなく、企業の規定に従う意思がある場合は、「貴社規定に従います。」と記入するのが最も一般的です。この一文を書いておくことで、柔軟性があり、協調性のある人材だと評価されやすくなります。空欄のまま提出するのは避けましょう。

【注意点】

給与に関する希望は、この欄に書くのは避けるのがマナーです。「給与は貴社規定に従います。」と記載し、具体的な金額は面接の場で交渉するようにしましょう。また、希望を記入した場合は、面接でその理由を尋ねられる可能性が高いため、明確に説明できるよう準備しておくことが重要です。

【本人希望記入欄の書き方サンプル】

【例文30選】志望動機の書き方とサンプル集

採用担当者が履歴書で最も重視する項目の一つが「志望動機」です。ここでは、あなたの熱意とポテンシャルを効果的に伝えるための志望動機の書き方と、転職・新卒・パートなど、状況別に使える豊富なサンプルをご紹介します。例文を参考に、あなただけの魅力的な志望動機を作成しましょう。

まずは、志望動機を作成する上での基本的な構成要素を理解することが重要です。以下の3つのステップで考えると、論理的で説得力のある文章を作成できます。

1. 1. 結論（なぜその企業を志望するのか）：数ある企業の中から、なぜその企業でなければならないのかを明確に述べます。
   2. 根拠（具体的なエピソード）：結論を裏付ける具体的な経験やスキル、エピソードを交えて説明します。自身の強みが企業の求める人物像とどう合致するかを示します。

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1. 入社後の貢献（将来のビジョン）：入社後に自身の経験やスキルを活かして、どのように企業に貢献していきたいかを具体的に述べ、働く意欲をアピールします。

また、採用担当者に好印象を与える志望動機と、そうでないものには明確な違いがあります。以下の表でポイントを確認しておきましょう。

【転職】経験者向けの志望動機サンプル

転職活動における志望動機では、これまでの職務経験で培ったスキルや実績を具体的に示し、即戦力として貢献できることをアピールするのが重要です。

職種別 志望動機サンプル（営業・事務・エンジニアなど）

【営業職の志望動機 サンプル】

書き方のポイント：具体的な実績を数字で示し、再現性をアピールします。また、企業の製品やサービス、営業スタイルへの共感を伝えることで、「この会社で働きたい」という熱意を示します。

例文：
現職では法人向けにITソリューションの新規開拓営業を5年間担当し、顧客の課題解決に貢献してまいりました。特に、〇〇業界向けの提案では、徹底したヒアリングから潜在ニーズを掘り起こし、前年比150%の売上を達成した経験がございます。これまでの経験で培った課題発見力と関係構築力を活かし、社会のインフラを支える貴社の製品をより多くの企業へ届けることで、事業拡大に貢献したいと考えております。特に、顧客との長期的な関係性を重視する貴社の営業スタイルに強く共感しており、即戦力として尽力できると確信しております。

【事務職の志望動機 サンプル】

書き方のポイント：業務の正確性や効率化への貢献意欲を示します。使用できるPCスキル（Word, Excel, PowerPointなど）や、コミュニケーション能力もアピール材料になります。

例文：
前職では、営業事務として3年間、受発注管理、請求書作成、電話・メール応対などを担当しておりました。業務フローの見直しを提案し、Excelのマクロを活用して月20時間かかっていた定型業務を5時間に短縮した実績がございます。この経験で培った正確かつ迅速な事務処理能力と、業務改善スキルを活かし、貴社の円滑な事業運営をサポートしたいと考えております。また、営業担当や他部署と円滑に連携し、チームの一員として貢献できる点も私の強みです。

【ITエンジニアの志望動機 サンプル】

書き方のポイント：経験したプロジェクトの規模や担当フェーズ、使用した技術（言語、フレームワーク）を具体的に記述します。企業のサービスや開発環境への興味・関心を示すことも重要です。

例文：
これまでWebアプリケーション開発エンジニアとして5年間、主にRuby on Railsを用いたBtoCサービスの開発に従事してまいりました。要件定義から設計、実装、テストまで一貫して携わった経験がございます。特に、大規模トラフィックに対応するためのパフォーマンスチューニングを得意としております。常に新しい技術トレンドを追求し、ユーザーにとって価値あるサービスを開発し続ける貴社の姿勢に強く惹かれ、志望いたしました。私のこれまでの開発経験と技術力を活かし、貴社の主力サービスである「〇〇」のさらなる成長に貢献したいと考えております。

未経験職種へ挑戦する場合の志望動機サンプル

【営業職から企画職へ挑戦する場合の志望動機 サンプル】

書き方のポイント：未経験であっても、これまでの経験で培った「ポータブルスキル（持ち運び可能なスキル）」をアピールします。職種への強い熱意と、そのために行っている自己学習なども伝えましょう。

例文：
現職の営業として顧客の声を直接聞く中で、そのニーズを反映した商品を自ら企画したいという思いが強くなりました。営業活動で培った市場分析力や顧客インサイトを捉える力は、新たな商品を企画する上で必ず活かせると考えております。現在はマーケティングの基礎知識を習得するため、書籍やオンライン講座で学習を進めております。これまでの経験と新しい知識を掛け合わせ、顧客に本当に求められる商品を企画することで、貴社のヒット商品創出に貢献したいです。

【新卒】就職活動向けの志望動機サンプル

新卒の就職活動では、職務経験がない分、ポテンシャルや学習意欲、企業文化への共感が重視されます。自身の経験や価値観と企業を結びつけ、将来性を感じさせることが大切です。

業界別 志望動機サンプル（メーカー・商社・IT）

【メーカーの志望動機 サンプル】

書き方のポイント：「モノづくり」への興味や、その企業が作る製品が社会に与える価値への共感を述べます。学生時代の研究やアルバイト経験と関連付けると説得力が増します。

例文：
幼い頃からモノづくりに興味があり、大学では材料工学を専攻し、〇〇の研究に打ち込んでまいりました。貴社は、私の研究分野とも関連が深い革新的な技術で、環境問題という大きな社会課題の解決に貢献しています。説明会で伺った「技術の力で未来を創造する」という言葉に深く感銘を受けました。大学で培った専門知識と粘り強く課題に取り組む姿勢を活かし、貴社の技術者として、人々の暮らしを豊かにする新たな製品開発に挑戦したいです。

【商社の志望動機 サンプル】

書き方のポイント：グローバルな視点やコミュニケーション能力、チャレンジ精神をアピールします。なぜ他の商社ではなく、その企業なのかを事業内容や社風と絡めて説明することが重要です。

例文：
「世界中の人々の生活を豊かにしたい」という夢があり、多様な文化を持つ人々と協働できる商社業界を志望しております。中でも貴社は、食料やインフラなど、人々の生活に不可欠な分野でグローバルに事業を展開しており、強い魅力を感じています。大学時代の留学経験で培った語学力と、異なる文化背景を持つ人々と信頼関係を築く力を活かし、世界中の優れた産品と日本の消費者をつなぐ架け橋となることで、貴社の事業に貢献したいと考えております。

【IT業界の志望動機 サンプル】

書き方のポイント：IT業界の成長性や技術への興味を示し、プログラミングの学習経験や、その企業のサービスで何を実現したいかを具体的に語ります。

例文：
テクノロジーで人々の課題を解決できるIT業界の可能性に惹かれ、志望いたしました。大学では独学でプログラミングの学習を始め、友人と共に簡単なアプリケーションを開発した経験があります。その過程で、チームで一つのものを作り上げる面白さと、ユーザーからのフィードバックを得る喜びを知りました。貴社の「〇〇」というサービスは、UI/UXが非常に洗練されており、私も日常的に利用しています。入社後は、持ち前の探求心と学習意欲を活かし、ユーザーの生活をより便利で楽しくするサービス開発に携わりたいです。

企業理念に共感したことを伝える志望動機サンプル

書き方のポイント：ただ「理念に共感した」と述べるだけでなく、その理念と自身の経験や価値観がどのように一致しているのかを、具体的なエピソードを交えて説明します。

例文：
貴社の「挑戦と誠実」という企業理念に深く共感し、志望いたしました。私は学生時代、〇〇部の主将としてチームを率いた経験があります。当初は大会で結果が出ませんでしたが、現状分析と課題設定を繰り返し、チーム全員が納得するまで対話を重ねて練習方法を改善しました。その結果、最後の大会では過去最高の成績を収めることができました。この経験から、困難な目標にも誠実に向き合い、挑戦し続けることの重要性を学びました。私のこの価値観は、常に高い目標を掲げ、顧客に対して誠実であり続ける貴社の姿勢と合致すると確信しております。入社後は、この「挑戦と誠実」の精神で、どんな困難な課題にも前向きに取り組んでまいります。

【パート・アルバイト】応募向けの志望動機サンプル

パート・アルバイトの応募では、仕事への熱意や人柄、シフトへの貢献度などが重視されます。勤務地や条件面だけでなく、仕事内容への興味や貢献したいという気持ちを伝えましょう。

【飲食店の志望動機 サンプル】

書き方のポイント：お店のファンであることや、接客が好き、料理が好きといったポジティブな理由を伝えます。チームで働くことへの意欲もアピールポイントになります。

例文：
以前から何度かお店を利用させていただいており、スタッフの皆様の明るく丁寧な接客と、美味しい料理のファンです。私も、お客様が楽しい時間を過ごせるような温かい空間作りの一員になりたいと思い、応募いたしました。飲食店でのアルバイト経験はありませんが、人と接することが好きで、笑顔には自信があります。一日も早く仕事を覚え、お店に貢献できるよう努力いたします。平日のランチタイムを中心に、週3日から勤務可能です。

【アパレル販売の志望動機 サンプル】

書き方のポイント：ブランドや商品への愛情を具体的に伝えます。人と話すのが好き、誰かの役に立ちたいという気持ちも好印象です。

例文：
貴社ブランドのシンプルで着心地の良いデザインが大好きで、普段から愛用しております。雑誌やSNSで新作をチェックするのも楽しみの一つです。お客様一人ひとりに合ったコーディネートを提案することで、ファッションの楽しさを伝え、喜んでいただきたいと考えております。人と話すことが好きなので、お客様との会話を楽しみながら、お店のファンを増やしていけるよう頑張ります。

【事務の志望動機 サンプル】

書き方のポイント：基本的なPCスキル（Word, Excel）や、丁寧な電話応対ができること、正確に作業を進めるのが得意なことなどをアピールします。

例文：
前職では2年間、一般事務のパートとして書類作成やデータ入力、電話応対などを担当しておりました。Wordでの文書作成やExcelでの簡単な表計算が可能です。コツコツと正確に作業を進めることが得意なので、私の経験が貴社の事務業務でお役に立てるのではないかと思い、応募いたしました。自宅から近く、長く安定して働きたいと考えております。週4日、9時から16時までの勤務を希望いたします。

履歴書の提出マナーと注意点

履歴書は、内容だけでなく提出方法も採用担当者への第一印象を左右する重要な要素です。郵送、メール、手渡し、それぞれのケースでビジネスマナーを守り、丁寧な対応を心がけましょう。ここでは、応募方法別に具体的なマナーと注意点を詳しく解説します。

郵送する場合の封筒の書き方と送付状

履歴書を郵送する際は、封筒の準備から書類の入れ方、切手の料金まで、細やかな配慮が求められます。採用担当者に良い印象を与えるためのポイントを押さえておきましょう。

準備するもの

履歴書を郵送する前に、以下のものを準備してください。特に封筒は、茶封筒ではなくフォーマルな印象を与える白い封筒を選びましょう。

• 封筒：白無地の「角形A4号」または「角形2号」。履歴書を折らずに入れられるサイズを選びます。
• クリアファイル：履歴書が折れたり汚れたりするのを防ぐため、A4サイズの透明なものを用意します。
• 送付状（添え状）：誰が、何を、何のために送ったのかを伝えるための書類です。パソコンで作成するのが一般的です。
• 切手：郵送物の重さに合った料金の切手が必要です。料金不足はマナー違反となるため注意しましょう。

封筒の書き方

封筒の宛名は、採用担当者が最初に目にする部分です。楷書で丁寧に、正確に記入しましょう。

表面の書き方

1. 住所：右側に、都道府県名から省略せずにビル名や階数まで正確に記入します。
2. 宛名：中央に、住所よりも少し大きな文字で会社名、部署名、担当者名を書きます。敬称の使い分けに注意しましょう。
3. 朱書き：左下に赤色のペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って周りを四角く囲みます。市販のスタンプを使用しても構いません。

※「御中」と「様」は併用しません。個人名がわかっている場合は「様」を優先して使います。

裏面の書き方

裏面の左下に、自分の郵便番号、住所、氏名を記入します。封をしたら、中央に黒ペンで「〆」マークを書きます。

書類の入れ方と送付状

書類は、相手が受け取ってすぐに確認できるよう、順番を整えて入れます。

1. 重ねる順番：上から「送付状」「履歴書」「職務経歴書」「その他の応募書類」の順に重ねます。
2. クリアファイルに入れる：重ねた書類一式をクリアファイルに挟みます。
3. 封筒に入れる：クリアファイルごと封筒に入れます。書類の表面と封筒の表面の向きを揃えましょう。

送付状には、簡単な挨拶と、同封した書類の内容を記載します。A4サイズ1枚にまとめるのが基本です。

切手料金の確認

角形A4号や角形2号の封筒は「定形外郵便物」に分類されます。重さによって料金が異なるため、郵便局の窓口で計測してもらい、正確な料金の切手を貼って投函するのが最も確実です。料金不足で返送されたり、相手先に不足分を支払わせてしまったりすることのないよう、十分に注意してください。

メールで履歴書を送る場合の例文とPDF化

近年、応募書類をメールで送付するケースが増えています。データで送る場合も、ビジネスマナーに基づいた丁寧な対応が重要です。ファイル形式や件名、メール本文の書き方まで確認しておきましょう。

履歴書はPDF形式に変換する

WordやExcelで作成した履歴書は、必ずPDF形式に変換してから送付します。PDF化することで、第三者による改ざんを防ぎ、どのパソコン環境でもレイアウトが崩れることなく閲覧できるというメリットがあります。

ファイル名は、採用担当者が管理しやすいように「履歴書_氏名_YYYYMMDD.pdf」（例：履歴書_山田太郎_20231026.pdf）のように、内容と誰の書類かが一目でわかるように設定しましょう。

パスワード設定は企業の指示に従う

履歴書は個人情報のかたまりであるため、セキュリティ対策としてPDFファイルにパスワードを設定することがあります。ただし、パスワードを解除する手間を採用担当者にかけることになるため、応募先企業から指示があった場合のみ設定するのが基本です。指示がない場合は、パスワードを設定せずに送付して問題ありません。

もしパスワードを設定した場合は、履歴書を添付したメールとは別に、もう一通メールを送り、そこでパスワードを知らせるのがマナーです。

メールの件名と本文の書き方

採用担当者は日々多くのメールを受け取ります。件名だけで「誰からの」「何の」メールかがわかるように工夫しましょう。

件名サンプル：

• 営業職応募の件／山田 太郎
• 【履歴書ご送付】〇〇職への応募について（山田 太郎）

本文には、宛名、挨拶、応募の経緯、添付ファイルの内容などを簡潔に記載します。末尾には、自分の連絡先を明記した「署名」を必ず入れましょう。

メール本文 例文

件名：〇〇職応募の件／山田 太郎

株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
貴社求人サイトを拝見し、〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡いたしました山田太郎と申します。

つきましては、応募書類として履歴書と職務経歴書をPDFファイルにて添付いたしました。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

お忙しいところ恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

————————————————–
山田 太郎（やまだ たろう）
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3 〇〇マンション101号室
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：yamada.taro@example.com
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手渡しする場合のマナー

面接時に履歴書を持参し、直接手渡しする場合もあります。スマートに渡せるよう、事前の準備と当日の立ち居振る舞いを心得ておきましょう。

持参方法と封筒の準備

履歴書を手渡しする場合でも、封筒に入れて持参するのがマナーです。郵送時と同様に、書類が汚れたり折れたりしないよう、クリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。

• 封筒：郵送時と同じく、白無地の「角形A4号」または「角形2号」を用意します。
• 封筒の書き方：表面の左下に「履歴書在中」と朱書きし、裏面の左下に自分の住所と氏名を記入します。宛名は書く必要はありません。
• 封はしない：すぐに取り出せるように、封筒の封はのり付けしません。

面接会場でスムーズに取り出せるよう、カバンのしまいやすい場所に入れておきましょう。

渡し方のマナー

渡す相手やタイミングによってマナーが異なります。慌てずに丁寧な所作を心がけましょう。

受付で渡す場合

企業の受付で提出を求められた場合は、受付担当者の指示に従います。「本日の〇時より面接に伺いました山田太郎と申します。採用ご担当の〇〇様にお渡しいただけますでしょうか」と伝え、封筒に入れたまま両手で渡します。

面接官に直接渡す場合

面接官に直接渡すのが最も一般的なケースです。渡すタイミングは、面接官から「履歴書をいただけますか」と提出を求められてからです。自分から先に机の上に出すのは避けましょう。

1. 面接官から提出を求められたら、カバンから封筒を取り出します。
2. 封筒からクリアファイルごと履歴書を取り出します。
3. 面接官が読みやすい向き（相手側が正面になる向き）に変えます。
4. 「こちらが応募書類です。よろしくお願いいたします」と一言添え、両手で渡します。
5. 渡す際は、クリアファイルの上に封筒を重ねて一緒に渡すのが丁寧な渡し方です。

面接官が受け取ったら、着席を促されるまで立ったまま待ちましょう。一連の動作を丁寧に行うことで、誠実な人柄をアピールできます。

まとめ

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完成した履歴書を提出する際のマナーも合否を左右する重要な要素です。郵送・メール・手渡し、それぞれの状況に応じた正しいマナーを実践することで、採用担当者に最後まで良い印象を与えられます。

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