履歴書の提出方法には郵送・手渡し・メールなど複数の形があり、それぞれで守るべきマナーや注意点があります。
本記事では、失敗しない履歴書の提出方法とポイントを具体例と共に解説。
これを読めばどのケースでも安心して履歴書を提出できます。
履歴書を提出する際に知っておきたい基本マナー
履歴書提出のタイミングと流れ
履歴書の提出は、応募先企業の指示を厳守することが大前提です。
応募要項や連絡メールに記載された提出期限を必ず守りましょう。
また、提出方法（郵送・メール・持参）も企業によって異なるため、事前に確認が必要です。
一般的な流れとしては、応募書類の準備→誤字脱字や記載内容の最終チェック→提出先・担当者名の確認→指定方法での提出、となります。
応募書類の準備は余裕を持って行い、万一〆切直前になる場合は速達や電話連絡を活用するなど丁寧な対応が求められます。
| 提出方法 | 一般的なタイミング | ポイント |
|---|---|---|
| 郵送 | 提出期限の2～3日前には発送 | 消印有効か必着か注意。早めに投函する |
| メール | 業務時間内～夕方までに送信 | 夜間の送信は避ける。添付忘れに注意 |
| 手渡し | 面接当日・受付時 | 封筒に入れて丁寧に持参。清潔な服装で |
注意すべき言葉遣いや書き方
提出時は、丁寧な敬語やビジネスマナーに沿った言葉遣いが求められます。
送付状やメール文面では、先方への敬意を示す表現が不可欠です。
「お世話になっております」「何卒よろしくお願い申し上げます」など日本語のビジネス表現を正しく使いましょう。
履歴書本文や添え状には、誤字脱字・略語・口語表現は避け、正式な書式で記載します。
修正液や修正テープの使用は厳禁です。
手書きの場合、万年筆や黒のボールペン（消えないもの）を利用し、読みやすい文字で記入しましょう。
| 注意点 | 具体例 |
|---|---|
| 敬語の使用 | 「御社」「貴社」「拝見いたしました」など 「貴社の募集を拝見し、応募いたします。」 |
| 誤字脱字の確認 | 人名・会社名は特に注意。二重確認を |
| 応募書類の書式統一 | 西暦・和暦の表記をどちらかに統一 |
| 黒インクの使用 | 消せるボールペンや色付きインクは不可 |
| 修正液の不使用 | 書き損じは新しい用紙で最初から書き直す |
個人情報とプライバシーの取り扱い
履歴書には氏名・住所・電話番号など大切な個人情報が含まれます。
書類提出時は、封筒やメール添付ファイルの取り扱いを十分注意し、第三者に情報が漏れることのないよう保護しましょう。
郵送の場合は封筒ののり付けをしっかり行い、メール提出の場合はパスワード付きファイルを用いるなどセキュリティ対策も有効です。
清潔感・身だしなみの配慮
履歴書提出のマナーは書類上だけでなく、提出者自身の清潔感・身だしなみも評価対象となります。
手渡しの場合は特に、服装・髪型・爪などを整え、書類や封筒が折れたり汚れたりしていないかを確認しましょう。
郵送でも、しわや折れ目のない状態で丁寧に扱うことが印象を左右します。
守秘義務や情報管理意識
応募書類で得た情報を漏洩しないという責任感も応募者には求められます。
企業から指示された範囲外で情報を口外したり、第三者に閲覧させることは厳禁です。
履歴書の複製や使い回しには注意し、１社ごとに内容や宛名を最適化することが基本です。
確認後の提出・控えの保存
提出前には必ず内容を再確認し、控えを必ず保存しておきましょう。
面接時に志望動機や経歴について質問される際、自身がどんな内容で履歴書を提出したかを把握しておくことも重要なポイントです。
提出書類に署名・日付が漏れていないか、添付が必要な書類がすべて揃っているか、再度チェックリスト等を利用して確認しましょう。
| 最終確認項目 | チェック内容 |
|---|---|
| 氏名・住所・電話番号 | 記載ミス、抜け、間違いがないか |
| 学歴・職歴 | 年月日、会社名、学校名の入力漏れ防止 |
| 志望動機・自己PR | 空欄や表現のミスがないか、伝わりやすいか |
| 署名・捺印・日付 | 記入漏れや日付の間違い確認 |
| 添付書類（写真・証明書） | 必要書類がすべて揃っているか |
履歴書を郵送で提出する正しい方法とポイント
封筒の選び方と記載方法
履歴書を郵送する際は、応募書類を折らずに入れられるサイズの封筒を選ぶのがマナーです。
一般的にはA4またはB5サイズの履歴書が多いため、「角形2号（A4用）」や「角形A4号（B5用）」の白色封筒が適しています。
茶封筒よりも白封筒がビジネスマナーとして好まれます。
また、応募先から指定がある場合は、必ずその通りにしましょう。
| 項目 | 推奨内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| 封筒の色 | 白色を推奨 | 茶封筒はカジュアルな印象になるため避ける |
| 封筒サイズ | 角形2号（A4）、角形A4号（B5） | 履歴書を三つ折りにしないサイズを選ぶ |
| 表書き | 応募書類在中 | 右上に赤字で記載、定規など使い丁寧に書く |
| 宛名 | 企業名＋部署名＋担当者名 | 正式名称・肩書を正確に書く |
| 差出人情報 | 裏面左下に縦書き | 住所・氏名・電話番号を明記 |
表面には応募先企業の正式名称、部署名、担当者名、郵便番号・住所を縦書きで記載します。
担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」とします。
裏面左下には、自分の郵便番号・住所・氏名・電話番号を縦書きで明記しましょう。
履歴書の折り方と入れ方
履歴書はビジネス文書の一つです。折り目がつかないように、封筒のサイズに合わせてそのまま平らな状態で入れるのがベストです。
やむを得ず折る必要がある場合は、二つ折りで、情報が外側にくるようにしましょう。
また、履歴書本体だけではなく、職務経歴書やポートフォリオなど、応募書類一式を揃えて同封します。
書類の並び順は下記が一般的です。
| 順番 | 書類名 |
|---|---|
| 1 | 添え状（送付状） |
| 2 | 履歴書 |
| 3 | 職務経歴書や証明書など |
仕分けが完了したら、書類がずれたり傷まないようにクリアファイルにまとめてから封筒へ入れると、安全に届けられます。
書類は封筒の表裏どちらから見ても逆さにならない配置で入れましょう。
添え状（送付状）の書き方と例文
添え状（送付状）は、履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する際に同封するあいさつ状です。
ビジネスマナーとして必須とされ、応募理由や志望動機、書類の簡単な説明を簡潔に伝える役割を持ちます。
書き方のポイント：
- 宛先（企業名・部署名・担当者名）を明記する
- 日付・自分の氏名・住所・連絡先を記載
- 志望動機や応募の旨を明瞭に伝える
- 同封書類の内容を明確にする
- 最後に丁寧な結びの挨拶を入れる
【添え状例文】
株式会社○○
人事部 採用ご担当者様
拝啓 貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたびは貴社の求人に応募させていただきたく、履歴書・職務経歴書を送付いたします。
何とぞご査収のうえ、面接の機会をいただけましたら幸いです。
なお、下記書類を同封しております。
・履歴書
・職務経歴書
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
令和○年○月○日
東京都千代田区○○○
氏名：山田 太郎
電話：090-＊＊＊＊－＊＊＊＊
切手の貼り方と郵送時の注意点
封筒の重さを確認し、正しい料金分の切手を封筒の右上に曲がらないようまっすぐ貼ります。
郵便局の窓口で重さを測ってもらい不足がないようにしましょう。
不足の場合は相手に届かず返送される可能性があります。
| 封筒のサイズ・重さ | 必要な切手代金（令和6年時点） |
|---|---|
| A4・B5、25g以内 | 94円 |
| A4・B5、50g以内 | 140円 |
なお、速達を利用する場合は「速達」ラベルを赤字で左上に記載します。
書留指定が必要な場合は、郵便局窓口で手続きをしましょう。
最後に、すべての書類が揃っていること、封筒の宛先・差出人情報が正しいこと、書類の向きや折れの有無、添え状の同封などを最終チェックし、信頼性の高い方法（できるだけ窓口）で郵送しましょう。
履歴書を手渡しする場合のマナー
面接当日の持参方法
履歴書を手渡しする場合、面接当日に持参するのが一般的です。
履歴書はA4またはB5サイズの書類が折らずに入る、白色または薄いクリーム色の無地封筒に入れます。
封筒には黒のボールペンやサインペンで、宛先と「履歴書在中」と明記しましょう。
なお、封筒が折れたり汚れたりしないよう、クリアファイルに挟み、それをビジネスバッグに入れて持ち運ぶのがマナーです。
また、準備品としては必ず予備の履歴書や筆記用具、送付した履歴書のコピーなども携行しておくと安心です。
| 持参時のポイント | 注意点 |
|---|---|
| 無地でシンプルな封筒を選ぶ | キャラクターや柄物はNG |
| クリアファイルを使用して保護 | 封筒が曲がったり汚れないように |
| ビジネスバッグで持参 | 手提げ袋や紙袋は避ける |
| 宛先・氏名・「履歴書在中」明記 | 誤字脱字に注意 |
封筒から取り出すタイミング
履歴書を手渡しする場合、受付や面接開始直後に自分から出すのではなく、担当者から「履歴書をお預かりします」「履歴書を拝見できますか」などと言われてから封筒から取り出します。
突然渡すと相手に準備の余裕がなく、失礼になるので注意しましょう。
封筒は座ったままではなく、立っている状態で両手で持ち、落とさないよう丁寧に扱います。
封筒の口が糊付けしてある場合は、面接開始前にそっと開けておきましょう。
場面によっては、クリアファイルから履歴書のみを取り出し、封筒とクリアファイルの二重にして渡す必要はありません。
| タイミング | 注意点 |
|---|---|
| 担当者からの指示があるまで待つ | 自分から先に出さない |
| 立った状態で取り出す | 座ったまま開封するのはNG |
| 封筒は丁寧に扱う | 無理に破ったり慌てて開封しない |
正しい手渡しの仕方と言葉遣い
履歴書を手渡す際は、封筒から出した履歴書をクリアファイルに挟んだまま、またはクリアファイルから出して直接、両手で丁寧に持って相手側に向けて差し出します。
面接官と向かい合った時、履歴書の表面（写真や記入面）が相手側を向くように向きを整えます。
この時の基本的な言葉遣いは、「本日、履歴書をお持ちいたしました。
どうぞよろしくお願いいたします。」など、簡潔で丁寧な表現を心がけます。
また、採用担当者が複数いる場合には、「皆様でご覧いただけるよう、人数分ご用意いたしました。」と加えると、より印象が良くなります。
| 手渡しの動作 | ポイント |
|---|---|
| 両手で持ち、正面を相手に向ける | 片手渡しはマナー違反 |
| 軽く一礼してから渡す | 視線を合わせて丁寧に |
| クリアファイルごと渡す場合もある | 「ファイルごと失礼します」と一言添える |
| 「よろしくお願いいたします」と挨拶 | 無言やぶっきらぼうな態度はNG |
こうしたマナーを守ることで、応募先企業に誠実で好印象を与えることができます。
履歴書を直接手渡しする際には「身だしなみ」「立ち居振る舞い」「言葉遣い」といった社会人としての基本マナーも同時に問われるため、しっかり意識しておきましょう。
履歴書をメールで提出する際のルール
データ形式とファイル名の付け方
履歴書をメールで提出する際は、ファイルのデータ形式やファイル名に十分注意する必要があります。
企業では主にPDF形式（.pdf）が推奨されています。
PDFはレイアウトの崩れやウイルス感染のリスクが低く、多くの企業が受け取りやすい形式です。
Word（.docx）やExcel（.xlsx）も一部許容されますが、必ず指定された形式に従ってください。
| 指定がない場合のおすすめデータ形式 | 理由・注意点 |
|---|---|
| PDF形式（.pdf） | レイアウトが崩れず、閲覧環境によらず安定している。ウイルス混入リスクが低い。 |
| Word形式（.doc, .docx） | 書式指定がある場合や編集の指示がある場合にのみ使用。閲覧環境で表示崩れの可能性がある。 |
| Excel形式（.xls, .xlsx） | 指定された場合のみ使用。特定フォーマット提出時に限る。 |
ファイル名の付け方にも配慮しましょう。
企業側が誰の書類か一目で分かるよう、「履歴書_氏名_日付.pdf」の形式が推奨されます。
例えば、「履歴書_山田太郎_20240615.pdf」のように、半角英数・日本語を併用し、スペースや記号は使わずアンダースコアで区切るのが一般的です。
メールの件名と本文のマナー
ビジネスメールの基本に則り、分かりやすい件名と丁寧な本文を心がけます。
件名は採用担当者が内容を即座に判断できるよう、「履歴書送付の件（お名前）」または「応募書類送付：氏名（応募職種）」などが適切です。
メール本文は冒頭の挨拶・自己紹介・応募の旨・添付ファイルの案内・結びの言葉を含む構成とします。
| 項目 | 具体例 |
|---|---|
| 件名 | 履歴書送付の件（山田太郎） 応募書類送付：営業職・山田太郎 |
| 本文冒頭 | 株式会社〇〇 人事部 ご担当者様 |
| 自己紹介・応募職種明記 | このたび貴社求人に応募いたしました山田太郎と申します。 |
| 添付ファイル案内 | 履歴書・職務経歴書を添付ファイルにてお送りいたします。 |
| 結び | ご多用中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 |
また署名欄には、氏名、メールアドレス、電話番号など連絡先を明記しましょう。
添付ファイルの注意点と送信前の最終確認
メールに履歴書を添付する際は、下記のポイントを必ず確認しましょう。
- ウイルスチェック済みのパソコンから送信し、ファイルにパスワードは不要（指示がない限り）
- 複数のファイルを送る場合は1通にまとめるか、圧縮ファイル（ZIPなど）に統一することも可能ですが、企業の指示に従う
- 添付ファイルの容量は2MB以内が目安（大きすぎる場合はアップロードサービス利用指示に従う）
- ファイルが正しい内容・最新情報になっているか、パスワードが不要で閲覧可能か、必ず自分で開いて確認する
- スマートフォンではなくパソコンから送信すると、文字化けや添付漏れのミスを防げる
また、メールを送信する直前には以下の最終チェックを行いましょう。
| 最終確認項目 | 確認方法・注意点 |
|---|---|
| 誤送信防止 | 宛先（To, Cc, Bcc）が正しいか再確認。第三者が含まれていないか注意。 |
| 添付ファイルの有無 | 「ファイルを添付し忘れていないか」を送信直前に必ずチェック。 |
| 内容・氏名の記載ミス | 本文、ファイル名、署名で誤字脱字がないか見直す。 |
| 自分宛てへ試し送信 | 念のため自分のPCやスマートフォンにも送信し、受信・閲覧できるか確認する。 |
これらを徹底することで、メールでの履歴書提出時のトラブルや印象低下を防ぐことができます。
加えて、「ご担当者様」「貴社」「お忙しい中恐れ入りますが」などの礼儀正しい表現を用いることが、ビジネスシーンでは必須となります。
履歴書提出時によくある失敗とその対策
封筒の宛名間違い・書類忘れ
履歴書を郵送で提出する際にもっとも多いミスが、封筒の宛名記載の誤りや、必要書類の入れ忘れです。
特に、「御中」と「様」の使い分け、担当者名の書き間違い、会社名の正式名称から略称への省略などがよく見られます。
また、履歴書や職務経歴書、送付状といった書類一式をすべて封入したつもりが、実際には一部が抜けていたというケースも少なくありません。
| 失敗例 | 主な原因 | 対策 |
|---|---|---|
| 会社名、担当者名の記載ミス（誤字・略称使用など） | 企業HPや求人票の内容を確認せずに記載 | 企業名や担当者名、部署名まで正式名称を事前に確認し、手書きの場合は下書きでチェックする。 提出前に第三者にダブルチェックしてもらう。 |
| 必要な書類（履歴書・職務経歴書・送付状など）を同封し忘れる | 準備中に書類を分けてしまい、再度確認を怠る | 封入する直前に、チェックリストで提出書類を一つずつ確認しながら封入する。 |
また、封筒の大きさや色など企業指定がある場合は、必ず指示に従うようにしましょう。
履歴書の折り方にも注意し、必要以上に折り曲げないことも丁寧な印象を与えます。
メール送信ミス・ファイル破損
履歴書をメール添付で提出する際は、送信ミスやファイルの破損・ファイル形式違いがトラブルのもととなることが多いです。
また、ファイル名が「履歴書」や「新規Microsoft Word文書」など分かりづらいまま送信してしまうケースや、圧縮ファイルにパスワードをかけ忘れた場合も見受けられます。
| 失敗例 | 主な原因 | 対策 |
|---|---|---|
| ファイルが開けない、破損している、ウイルス反応が出る | 作成・保存時にエラーが生じた、対応していない拡張子で作成（.pages など） | 提出前に自分のPCやスマートフォンで必ず開き直し、問題がないか確認。 一般的なファイル形式（PDF、Word等）で提出する。 |
| ファイル名が不適切（例：「履歴書.docx」「新規文書.pdf」） | ファイル名をそのままにして提出 | 「氏名_履歴書_提出日」のように、採用担当者が管理しやすいよう命名する（例：「山田太郎_履歴書_20240615.pdf」）。 |
| メールを誤送信した／宛先を間違えた | 入力後の最終確認を怠る | TO・CC・BCCの使い分けを確認し、必ず送信前に内容・添付ファイル・宛先を再チェックする。 |
| パスワード付きのzipファイルだが、パスワードを別送し忘れる | マナーや手順を理解していない | パスワード送信が必要な場合は、事前に手順を調べて対応。 日を分けて送るのではなく、一通目にファイル、二通目にパスワードを同時に送信する。 |
加えて、本文の記載漏れや、送信後に「連絡がこない」といった場合も、連絡手段や迷惑メールの設定をあらかじめ確認しておきましょう。
期限遅れや対応の遅延
履歴書の提出が応募締切に間に合わない、または採用担当者から指定の期日までに手続きが完了していないなどの提出遅延は、信頼性に大きく響く失敗です。
郵送の場合は消印日ではなく必着日指定で求められる場合もあるため、特に注意が必要です。
| 失敗例 | 主な原因 | 対策 |
|---|---|---|
| 郵送締切日に発送し、必着指定に間に合わなかった | 消印有効と必着の違いを理解せずにいた | 必着指定の場合は、2～3日前には発送手続きを済ませる。速達を利用することも検討。 |
| メール提出の場合も、期日ギリギリで送信して迷惑メール設定などにより届かなかった | 余裕を持った提出をしなかった | 締切日の前日までには送信を完了させる。送信後には担当者に届いているか確認を取る。 |
| 連絡事項への対応・返答が遅れてしまう | 連絡メールの見逃し、電話の取り逃し | 応募期間中はこまめにメールや電話をチェック。企業からの連絡先をホワイトリストに登録。 |
また、どうしても提出が遅れてしまう事情がある場合は、必ず早めに採用担当者へ電話やメールで正直にその旨を伝え、指示を仰ぎましょう。
不誠実な対応はさらに印象を損ないます。
ケース別 企業から指定があった場合の提出方法
企業や採用担当者から履歴書の提出方法について、郵送・手渡し・メール以外の指定がある場合や、特殊な指示がある場合には、その内容に必ず従うことが必要です。
指定された提出方法を正しく実施することで、企業の指示をしっかりと守り、マナーや信頼性をアピールすることができます。
この章では、企業から指定があった場合の対応方法や、よくあるケースを具体的に解説します。
採用担当者から特別な指示があった場合
求人情報やメールなどで、履歴書の提出方法について個別の指示を受ける場合があります。
例えば、「PDFでメール添付」「手書き履歴書を郵送」「エントリーシートと連名で送付」など、企業独自のルールが設定されていることも少なくありません。以下のポイントを押さえて対応しましょう。
| 指示例 | 守るべきポイント | 注意点 |
|---|---|---|
| 「履歴書をPDFでメール添付」 | 必ずPDF形式で保存し、ファイル名に氏名・日付・応募職種を明記 | WordやJPEGなど他形式で送付しない。容量制限も確認。 |
| 「A3二つ折りで郵送」 | 指示通りの用紙サイズを使用し、折り方・入れ方を遵守 | 市販の履歴書がA4の場合は拡大コピーも検討 |
| 「エントリーシートと連名郵送」 | 同封物チェックリストを作成し、必要書類を全て同封 | 提出順・書類の抜け漏れ防止 |
| 「当日受付に提出」 | 指定された時間・場所で忘れずに手渡し | 遅刻や他人への手渡しを避ける |
| 「Web応募フォームからアップロード」 | 指定ファイル形式・容量・ファイル名指定に従う | 記入済みか、アップロード完了のチェック必須 |
指示内容が不明確な場合や、疑問に思う点がある場合は、必ず早めに企業へ問い合わせましょう。
不明点をそのままにするとマイナス評価につながることもあるため、丁寧な確認が重要です。
応募先で異なる履歴書の提出ルール
応募する企業ごとに、履歴書提出に関するルールは異なります。
特に大手企業や外資系企業、学校法人、公的機関などでは、独自の書式や提出手順が設けられていることも多く見られます。以下は、提出先別に頻出するルール例です。
| 企業・団体種別 | 指定されやすい提出方法 | ポイント |
|---|---|---|
| 大手企業 | ウェブフォームからアップロード 専用エントリーシート（自社フォーマット）の提出 | 専用フォーマットや入力フォームを指定された期日までに正確に入力・送信する。写真データ指定も要確認。 |
| 外資系企業 | 英文履歴書（レジュメ）指定 メール添付提出 | 語学力に合わせた履歴書作成。メール本文のビジネス英語も正確に。 |
| 学校法人・公的機関 | 手書き・所定書式指定 郵送のみ | ホームページから所定様式をダウンロードする。応募要項の細かい規定（押印、指定封筒、貼付写真）を厳守。 |
| IT・ベンチャー企業 | 電子ファイル（Word、PDF）提出 ポートフォリオURL添付 | ファイル共有サービスのURLや、書類ファイルの命名規則に従う。GitHub、Wantedly等の実績載せも。 |
また、特定の職種や業界では、履歴書以外の書類（職務経歴書、自己PR動画、ポートフォリオなど）の併願提出が求められるケースもあります。
応募要項や案内メールをよく読み、漏れなく提出することが肝心です。
企業指定ルールへの柔軟な対応方法
どのようなケースでも、「企業からの指示をきちんと読み取り、マナーを守って正確に対応する」ことがもっとも重要です。
提出方法からフォーマット、提出期限、提出書類の有無、宛名や送信先メールアドレスの指定など細かな過程にも注意を払いましょう。また、以下の点も意識しましょう。
- 提出期限は厳守し、余裕をもって提出する
- マニュアルやQ＆Aがある場合は必ず確認する
- 特殊なフォーマットの場合はパソコンやプリンターの動作チェックを事前に行う
- 「Web提出不可の場合は郵送」といった例外指示がないか再チェックする
- 何か不測のトラブルが発生した場合は、速やかに企業へ連絡し指示を仰ぐ
企業側の指定通りに履歴書を提出することは、社会人としての信頼性やビジネスマナーにも直結します。
細部まで的確に対応し、高評価につなげましょう。
まとめ
履歴書の提出方法は、郵送・手渡し・メールいずれの場合も基本的なマナーを守ることが重要です。
封筒や添え状の書き方、正しい言葉遣い、ファイル名の付け方など細部まで注意しましょう。
提出形式や指示が企業ごとに異なる場合は、必ず担当者の案内に従うことが失敗を防ぐ最大のポイントです。
丁寧な対応が、第一印象や信頼獲得につながります。
