【職務経歴書の提出がスムーズに！】添え状を自動作成する便利機能とは

職務経歴書の提出時、「添え状」はあなたの印象を大きく左右します。本記事では、添え状の役割や重要性、おすすめの自動作成ツール、具体的な書き方や活用方法まで、きめ細かく解説。誰でも短時間でミスなく効果的な添え状が作れるポイントと注意点もまとめています。

職務経歴書の提出時に必要な添え状とは

添え状の役割と重要性

添え状とは、職務経歴書や履歴書などの応募書類を提出する際に同封する挨拶状のことです。
正式には「送付状」とも呼ばれ、企業の採用担当者に対して応募書類を送付する目的や内容を簡潔に伝える文書です。
添え状を用意することで「ビジネスマナーを理解している」「応募への熱意がある」といった印象を与え、第一印象を良くする効果があります。
特に中途採用や転職活動の場面では、添え状の有無が印象を左右する場合もあり、重要な役割を果たします。

添え状が求められる主なシーン

シーン	具体例	添え状の必要性
郵送での応募	企業へ履歴書や職務経歴書を郵送する場合	書類同封の意図や配慮を伝える必須書類
メールでの応募	採用公式メールアドレス宛に書類を添付して送る場合	本文が添え状の役割を果たすため内容を工夫
エージェント経由の応募	転職エージェントサービスを通じて提出する場合	必要な場合のみ提出。形式に従う
持参による提出	面接時や説明会で直接手渡しするケース	手渡し時にも礼儀として用意すると好印象

添え状は書類選考が行われるほとんどの場面で求められることが一般的です。
特に郵送や持参の際は、応募マナーとして必須といえます。
メールの場合も、本文が添え状の役割を兼ねているため、内容に気を配る必要があります。
応募方法によって書き方や提出方法に違いがあるため、提出先の案内に従うことが重要です。

添え状自動作成機能とは何か

自動作成機能の仕組み

添え状自動作成機能とは、職務経歴書を提出する際に必要となる「添え状（送付状）」を、ガイドに従って入力項目に答えるだけで自動的に作成してくれるウェブサービス、またはアプリケーションの機能です。
日本国内の主要な転職サイトや求人サービス、Microsoft WordやGoogleドキュメントのテンプレート機能などにも搭載されており、多くの場合、定型文テンプレートが用意されているため、利用者は応募企業名や自身の連絡先・応募日など、必要な情報を入力するだけで、ビジネス文書として適切な形式の添え状を短時間で作成できます。

また、最新のサービスではAI（人工知能）や自動入力補助が活用されており、応募職種に応じた表現のアドバイスや、敬語・言葉遣いの自動修正など細やかなサポートが行われることも特徴です。
クリック操作や選択肢の選択だけで、従来手書きや一からワープロで入力していた手間が削減され、ミスや漏れも防ぐことができます。

自動作成機能で入力する主な項目	役割	具体例
宛先企業名	提出先の特定	株式会社リクルートホールディングス 御中
応募者情報	差出人の明示	氏名・住所・電話番号・メールアドレス
応募日	提出日の記録	2025年5月1日
用件	提出書類や志望理由の明記	職務経歴書・履歴書の送付
挨拶文	ビジネスマナーの遵守	拝啓、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

従来の添え状作成との違い

従来の添え状作成では、応募者自身がゼロから文章を考え、ビジネス文書としての正しいフォーマットや敬語の使い方、企業ごとのカスタマイズなどを自力で行う必要がありました。
そのため、書類の書式ミスや文章表現の誤り、入力漏れなどが発生しやすく、特に初めて転職活動を行う方やパソコン操作に慣れていない方にとっては負担となっていました。

一方、自動作成機能があると、あらかじめフォーマットや文例が用意されているため必要な情報を埋めるだけで簡単に完成します。下記のような明確な違いがあります。

項目	従来の添え状作成	自動作成機能活用
作成時間	平均30分以上	最短1分程度
フォーマットの統一性	個人によりバラつきがある	ビジネス文書として適切に統一
文章表現の正確さ	敬語や言い回しで誤りが生じやすい	定型文やAI補正でミスが少ない
カスタマイズ性	一から編集可能だが手間がかかる	入力後の微調整が簡単
対応サービス	個人のワープロや手書き	リクナビNEXT、マイナビ転職、ビズリーチなど各種転職サイト

このように、添え状自動作成機能は、現代の転職活動で効率的かつ質の高い書類提出をサポートする、新しい標準ツールとなっています。
企業側に好印象を与えるだけでなく、作業負担や記入ミスの軽減にもつながるため、積極的に活用するのがおすすめです。

おすすめの添え状自動作成ツール

職務経歴書の提出時に便利な添え状自動作成ツールは、効率的かつミスの少ない書類作成を可能にする機能として、多くの転職サイトで導入されています。
ここでは代表的なサービスと、それぞれの特徴や活用方法について詳しく解説します。

リクナビNEXTの添え状作成機能

リクナビNEXTは、転職活動をサポートする大手求人情報サイトであり、職務経歴書作成をアシストする機能も充実しています。
添え状の自動作成機能では、登録したプロフィールや応募内容に基づいて、企業名や担当者名、挨拶文などを自動で反映した添え状フォーマットを作成できます。

機能	特徴
自動入力	会員情報をもとに企業名・氏名等を反映
テンプレート	複数パターンの挨拶表現から選択可能
カスタマイズ	文章の一部編集や追記が可能
ファイル出力	Word・PDFフォーマットでダウンロード可能

シンプルな操作性と実用的な構成が特徴のため、初めて添え状を作成する人にもおすすめです。

マイナビ転職のテンプレート活用方法

マイナビ転職は、転職活動初心者から経験者まで幅広いサポートを提供している転職サイトです。
添え状については自動生成だけでなく、豊富なテンプレートが用意されているため、用途や志望業界に合わせて最適な形式を選ぶことができます。

ポイント	内容
テンプレート数	業種別やシーン別に複数種を用意
フォーマット	Word・テキストファイルで自由に編集可能
記載例	具体的な記載例や注意点も併載
オンライン作成	簡単な質問に答えて自動生成もできる

テンプレートをもとに自分らしい文章へアレンジしやすい点がマイナビ転職の大きなメリットです。

ビズリーチなど他主要サービスの特徴

ビズリーチやdoda、エン転職など、他の主要な転職支援サービスでも添え状作成ツールが用意されています。
それぞれのサービスごとの主な特徴を整理しました。

サービス名	主な特徴
ビズリーチ	ヘッドハンターとのやり取りを前提としたフォーマルな文面構成
doda	ガイド付き入力で未経験者にも分かりやすい設計
エン転職	シンプル入力・メール添付用フォーマットにも対応

ツールごとに用意されている添え状の形式や自動入力の詳細、カスタマイズ性、記載例の充実度などが異なるため、目的や自分の転職スタイルに合わせて最適なサービスを選ぶことがポイントです。
また、各サービスでは日本語表現の自然さやビジネスマナーが適切に反映された内容となっているため、安心して利用できます。

自動作成機能を活用した職務経歴書提出の手順

入力に必要な情報の準備

添え状自動作成機能を円滑に利用するためには、あらかじめ必要な情報を整理しておくことが重要です。
多くのツールやサービスでは、以下のような情報入力が求められます。

入力項目	内容	備考
宛先	企業名、採用担当者名	不明な場合は「採用ご担当者様」など
応募日	提出予定日や作成日	年号・西暦を統一
差出人情報	氏名、住所、電話番号、メールアドレス	連絡可能な情報を入力
志望職種・応募職種	希望職種や求人番号	求人情報に合わせて記載
応募理由・簡単な自己PR	志望動機、強みや特徴	100〜200字程度が一般的

必要な情報を事前にまとめておくことで、スムーズに添え状を自動作成でき、抜け漏れや誤入力を防ぐことができます。

添え状のカスタマイズのポイント

自動作成された添え状は、便利で迅速ですが、そのまま提出するのではなく自分らしさや応募企業への配慮を加えたカスタマイズが求められます。

• 企業名や担当者名は正確に入力し、宛先を間違えないように注意すること
• テンプレートの定型文のみでなく、応募職種や志望理由に合わせて文言を調整すること
• 応募企業の事業内容や業界動向に沿ったアピールポイントを簡潔に盛り込むと好印象を与える
• 過度な装飾や複雑な表現は避け、シンプルかつ丁寧な言葉遣いを意識する

自動生成後も、読み返して誤字脱字や不自然な表現がないかを必ずチェックすることが大切です。
また、自己PR欄はオリジナリティを出すチャンスなので活用しましょう。

ダウンロード・印刷・PDF変換の流れ

添え状を自動作成したあとは、提出方法に応じて形式とデータを整えましょう。
多くの転職サイトや作成ツールでは、以下の流れで仕上げます。

1. 確認画面で誤字脱字や体裁を最終チェックする
2. ダウンロードボタンからWord形式やPDF形式で保存する
3. 必要に応じて、職務経歴書とセットでファイルをまとめる
4. 紙で提出する場合はプリンターで印刷し、余白や印字ズレがないか確認する
5. メールやWebフォームで提出する場合は、ファイル名に自分の氏名や日付などを含めると管理しやすい

また、多くのサービスでは「PDF変換」ボタンが用意されているため、簡単に印刷用データに変換できます。
オンライン提出の際は、職務経歴書と添え状を1つのPDFにまとめると企業側の管理もスムーズです。
保存は必ず自身のパソコンやクラウドサービスにも行い、提出ミスやデータ紛失に備えて複数保存しておくのが安心です。

添え状自動作成機能を使うメリットと注意点

時短効果とミス防止

添え状自動作成機能を活用する最大のメリットは、短時間で正確な添え状を作成できることです。
従来、添え状は手作業で一から文章を考え、表現ミスや敬語の誤用、記載漏れといった人為的なミスが発生しやすい書類でした。
しかし、有名な転職サイトや職務経歴書作成サービスの自動作成機能を利用すれば、必要な項目を入力するだけで、フォーマットに則った適切な文章が生成されます。
これにより、応募書類作成の負担が大きく軽減され、業務効率が向上します。

項目	自動作成機能利用時	手作業
作成所要時間	数分程度	数十分〜
フォーマットの統一	一貫性あり	バラつきやすい
表現ミス	ほぼなし	発生しやすい

オリジナリティを加える方法

自動作成機能は基本的な内容を漏れなく反映できますが、そのまま提出すると他の応募者と似た内容になりがちです。
他社との差別化や応募企業への熱意をアピールするためには、完成後の添え状を必ず見直し、自分ならではの強みや志望動機を加筆・修正しましょう。

ポイントは、応募する企業や職種にあわせたエピソードや具体的な意気込みを盛り込むことです。
たとえば、「御社の○○事業への関心から応募いたしました」や、「前職での業務経験を活かし貢献したいと考えております」といった具体的な記載は、担当者の目に止まりやすくなります。

オリジナリティを加える具体的な方法

• 応募先企業名や担当者名は間違いなく記載する
• 志望動機や自己PR部分を自分の言葉で書き換える
• 過去の経験やスキルを端的に加える
• 企業ごとに文面を調整する

個人情報の取り扱いについて

添え状自動作成機能を利用する際は、氏名や住所・電話番号・メールアドレスなどの個人情報を入力・保存する必要があります。
信頼できるサービスを選び、個人情報保護方針やセキュリティ対策を必ず確認しましょう。
特に、公共のパソコンや第三者がアクセス可能な環境で個人情報を入力すると、不正利用につながるリスクが高まりますので注意が必要です。

また、データをダウンロード・保存する際も、パスワード付きのPDFやセキュリティのかかるクラウドストレージの活用を検討し、個人情報が外部に漏洩しないよう管理を徹底してください。

個人情報の注意点一覧

注意点	具体的な対策例
サービスの安全性	国内大手やSSL対応サービスを利用する
入力端末	公共端末や他人のPCは使用しない
データ管理	パスワード付ファイルで保存・メール送信

職務経歴書と添え状の書き方・記載例

職務経歴書と添え状は、転職活動や中途採用応募において応募者の印象を左右する重要な書類です。
ここでは、添え状と職務経歴書それぞれの基本フォーマットや記載例、書き方のポイントについて詳しく解説します。
はじめて作成する方や添え状の自動作成機能で効率良く準備したい方も、この章を参考にすれば安心です。

添え状の基本的なフォーマット

添え状（送付状）は、応募書類を郵送またはメールで送付する際に同封・添付する一枚紙で、応募の意思や同封書類の説明などを簡潔に伝える役割があります。
以下に一般的なフォーマットを示します。

項目	内容例	ポイント
日付	2024年6月1日	提出日を右上に記載
宛先	株式会社サンプル　人事部　採用ご担当者様	会社名・部署名・担当者名を正確に
自分の情報	東京都千代田区1-2-3 山田太郎 電話：090-xxxx-xxxx メール：sample@example.com	氏名や連絡先を左下に記載
件名	応募書類ご送付の件	「添え状」や「応募書類送付の件」など簡潔に
主文	このたび、貴社の求人に応募いたしたく、下記書類をお送りいたします。 何卒よろしくお願い申し上げます。	挨拶・応募の動機も簡単に添える
同封書類	・履歴書 ・職務経歴書	送付した書類のリストを箇条書き

手書きよりもパソコンで作成するのが一般的です。
また、送付状の内容は丁寧な敬語を心がけましょう。

添え状の記載例

日付：2025年6月1日
株式会社サンプル
人事部 採用ご担当者様

東京都千代田区1-2-3
山田太郎
電話：090-xxxx-xxxx
メール：sample@example.com

件名：応募書類ご送付の件

拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、貴社求人に応募いたしたく、下記書類を送付させていただきます。
ご高覧の上、何卒よろしくお願い申し上げます。

記
履歴書　1通
職務経歴書　1通

敬具

職務経歴書と一緒に提出する際の注意事項

添え状と職務経歴書を一緒に提出する際には、以下の点に注意しましょう。

• 書類の順番：通常は上から「添え状」「履歴書」「職務経歴書」と重ねます。
  
• 添え状の内容：応募職種や求人番号がある場合は明記し、複数職種応募時はそれぞれを区別してください。
  
• 送付書類の確認：記載内容と実際に同封されている書類に相違がないか必ず最終チェックすることが重要です。
  
• 個人情報の配慮：個人情報は必要最小限、正確に記載しましょう。また、メール送信時はファイル名やファイル形式にも気を配りましょう。
  
• フォーマットの統一：職務経歴書と添え状でフォントやレイアウトが極端に異ならないよう統一感を出します。
  

また、添え状は応募先ごとに内容を微調整することが理想です。
特にメール添付する場合は、本文に簡単な挨拶を記載し、ファイル名には「氏名_応募職種_添え状」と明記すると採用担当者にも分かりやすくなります。
添え状自動作成機能を活用すれば、上記のようなフォーマットに従って簡単に作成できますが、必ず最終チェックを行い、機械的な印象を与えない工夫も重要です。

まとめ

添え状自動作成機能を活用することで、職務経歴書の提出がスムーズになり、時短やミス防止といった大きなメリットがあります。
リクナビNEXTやマイナビ転職など信頼できる国内サービスを利用すれば安心です。
自動作成された添え状を自分らしくカスタマイズし、応募先に合わせた丁寧な提出を心がけましょう。