【職務経歴書のメール提出方法】正しい送り方と注意点を徹底解説

2025年5月8日

URLをコピーしました！

職務経歴書をメールで提出する際の正しい手順やマナー、注意点が分かります。

この記事を読めば、ファイル形式や宛名・件名の書き方、ミス防止策、送信後のフォローアップまで、最新の応募状況に合った正しいメール提出法を身につけることができます。

職務経歴書をメールで提出するメリットとデメリット

メール提出の主なメリット

職務経歴書をメールで提出することには多くのメリットがあります。
まず、郵送に比べて手間と時間がかからず、書類が迅速に企業に届くため、選考プロセスが円滑に進みやすくなります。
また、紙の書類よりもコストがかからず、印刷や郵送に必要な費用を抑えられます。
さらに、WordやPDFなどの電子ファイルで提出するため、文書の修正や再送信が容易である点も大きな利点です。

メリット	解説
迅速な提出が可能	インターネット環境があれば即時に職務経歴書を企業へ送付できるため、応募締切にも柔軟に対応できます。
コスト削減	紙や封筒、切手の費用をかけずに済みます。遠方への郵送でも追加料金が不要です。
ファイルの編集が容易	必要があれば、簡単に内容を修正して最新版を送付することが可能です。
やり取り履歴の保存	メール送信記録が残るため、提出日時や内容の確認、証拠としての活用がしやすいです。
感染症対策	郵送や対面でのやり取りが不要なので、感染症流行時にも安心です。

メール提出の注意すべきデメリットやリスク

一方で、職務経歴書をメールで提出する際には注意すべきデメリットやリスクも存在します。
最も大きいリスクは、メール送信時の誤送信や添付漏れ、ファイル破損、容量超過によるメール不達といったトラブルです。
また、企業によってはメール添付にセキュリティ制限を設けていたり、ファイル形式や送信方法に指定がある場合があり、十分な注意が必要です。
加えて、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性もあるため、送信後のフォローが求められます。

デメリット・リスク	具体的な内容
誤送信や添付ミス	担当者やアドレスの入力ミス、職務経歴書の添付忘れといった人的ミスが発生する場合があります。
ファイル形式・容量の問題	WordやExcel、PDFなど、企業の指定するファイル形式で送付しないと開けない場合があります。また、添付ファイルが大きすぎると送信できないこともあります。
セキュリティリスク	ウイルス感染や情報漏洩リスクがあるため、最新のウイルス対策ソフトの利用や、暗号化を求められる場合もあります。
受信側のトラブル	相手方の迷惑メール設定によりメールが正常に届かない場合や、忙しさによりメールが見落とされる場合もあります。
紙の職務経歴書を希望される場合がある	業界や企業によっては、紙の書類による提出を求めている場合があります。事前に確認が必要です。

職務経歴書をメールで提出するときの準備

職務経歴書をメールで提出する場合、正しい書類の準備やデータ化、送信時のマナーや安全性に注意が必要です。
採用担当者に分かりやすく、かつトラブルを防ぐための工夫をしっかり押さえておきましょう。

ファイル形式の選び方（PDF、Wordなど）

メールで職務経歴書を送付する際は、受け取る企業側が開封・閲覧しやすいファイル形式を選ぶことが重要です。
一般的に推奨されるファイル形式は次のとおりです。

ファイル形式	特徴・推奨される理由	注意点
PDF（.pdf）	レイアウトが崩れず、どの環境でも閲覧しやすい。編集不可なため改ざん防止にも有効。	後から内容を修正する場合、専用ソフトが必要になる場合がある。
Word（.doc, .docx）	多くの企業が対応しており編集も可能。指示がある場合はWord形式が最適。	環境によってフォントやレイアウトが崩れることがある。

特に指定がない場合は、なるべくPDF形式で提出し、企業からの指示がある場合はそれに従ってください。

ファイル名の付け方

ファイル名は、採用担当者が一目で内容や送信者を把握できるように工夫しましょう。
一般的なファイル名の付け方の例を下記に示します。

良い例	悪い例	ポイント
職務経歴書_山田太郎.pdf	syokumu.pdf	文書の種類＋氏名（全角）を明記し、書類の特定が簡単にできるようにする。
2024_山田太郎_職務経歴書.pdf	resume.docx	年度や日付を入れると、管理しやすくなる。

全角・半角文字やスペースの使用規定がある場合もあるため、企業から指定があれば必ず従ってください。
拡張子も消さずに送付しましょう。

容量やウイルス対策のポイント

添付ファイルの容量やウイルス対策は、円滑な受信・閲覧、誤送信防止の観点からとても重要です。
以下のポイントを意識しましょう。

項目	注意点・対策
ファイルサイズ	なるべく1〜2MB以内を目安にまとめましょう。容量が大きすぎる場合、受信拒否されることがあるため、画像やグラフの解像度を調整してください。
ウイルスチェック	必ず最新のウイルス対策ソフトで検査し、ウイルスが含まれていないことを確認してから送信します。怪しいファイルや実行形式のファイル（.exeなど）は絶対に添付しないでください。
圧縮ファイル	企業から指示がなければ、なるべく圧縮せず直接添付します。パスワード付きZIPファイルは禁止している企業も多いため、事前に確認しましょう。

担当者の負担を減らし、スムーズな選考を進めるために、細かな部分まで配慮して準備しましょう。

職務経歴書をメールで送るときの正しい手順

職務経歴書をメールで送信する場合、ただ添付して送ればよいわけではありません。
ビジネスマナーを守り、企業側が確認しやすい形で提出することが大切です。
以下の項目に沿って、正しい手順を確認しましょう。

メール本文の書き方と例文

メール本文は、採用担当者への配慮や礼儀を示す重要なポイントです。
本文には、挨拶・自己紹介・職務経歴書の送付目的・添付ファイルの案内・連絡先・締めの言葉を、簡潔かつ丁寧に記載しましょう。

項目	記載内容のポイント	例文
宛先・挨拶	担当者名あるいは「採用ご担当者様」と明記し、冒頭でご挨拶	株式会社〇〇　人事部　採用ご担当者様お世話になっております。
自己紹介	氏名や応募職種を明記	〇〇職に応募いたしました、山田太郎と申します。
送付目的	職務経歴書を送付する旨を伝える	この度、職務経歴書をお送りさせていただきます。
添付案内	ファイル名やファイル形式を明記	添付ファイル「職務経歴書_山田太郎.pdf」をご確認ください。
締めの挨拶	確認とご対応をお願いする旨、連絡先を明記し丁寧に締める	ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。何かご不明点等ございましたら、ご連絡ください。ーーーーーーーーーーーーーー山田太郎携帯：090-XXXX-YYYY メール：xxx@example.com ーーーーーーーーーーーーーー

文面は、求人情報やエージェント指示の指定フォーマットがある場合を除き、上記の内容を盛り込むと安心です。

宛名や件名のマナー

メールの件名や宛名は、採用担当者が一目で内容を把握できるようにするのがマナーです。
件名は簡潔に、かつ「応募書類送付」であることと「氏名」を明記しましょう。
たとえば「【応募書類送付】営業職山田太郎」といった形式が望ましいです。

宛名は、担当者のフルネームが判明している場合は「株式会社〇〇　人事部　山田花子様」と記載し、不明の場合は「採用ご担当者様」とします。
敬称の「様」は必ず付けましょう。

添付ファイルの案内方法

メール本文中に、どのファイルが添付されているのかを明確に案内しましょう。
ファイル名やファイル形式も記載すると、相手が確認しやすくなります。
たとえば、「添付ファイル『職務経歴書_山田太郎.pdf』をご査収ください」などです。
また、複数ファイルの場合はそれぞれ明記し、どちらも確認いただくよう促します。

メール送信時によくあるミスとその防止策

職務経歴書のメール送信時によく起こるミスには、以下のようなものがあります。
それぞれの防止策も事前に確認しておきましょう。

よくあるミス	防止策
添付ファイルの付け忘れ	送信直前に必ず添付ファイルを確認する。送信後の送信済みメールでも確認する。
入力ミスや誤字脱字	メール本文・件名・ファイル名すべてを送信前に見直す。 PCのスペルチェック機能も併用する。
宛先の入力ミス	メールアドレスをコピー＆ペーストせず、公式な案内や求人情報から正確に記載する。
不適切なファイル形式やファイル名	企業の指定がなければ、PDF形式で「職務経歴書_氏名.pdf」などわかりやすい名前にする。
本文の書き忘れ・簡素すぎる内容	テンプレートを活用・送信前に内容確認を徹底。失礼のない文章で送付する。
BCCやCCの誤使用	基本的にToに送信先だけを設定。やむを得ず他部署宛ての場合は企業指示に従う。

上記のポイントを押さえることで、ミスによる印象低下やトラブルを未然に防ぐことができます。

職務経歴書をメールで提出する際の注意点

企業や担当者への配慮のコツ

職務経歴書をメールで提出する際は、単に書類を送付するだけでなく、相手企業や人事担当者への配慮が非常に重要です。
まず、送信する時間帯にも注意しましょう。
就業時間内の午前10時〜午後5時頃に送信することで、深夜や早朝の配慮に欠ける印象を与えずに済みます。

また、メール本文には「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」などの丁寧な挨拶文を必ず盛り込みましょう。
担当者名が分かる場合は個人名を記載し、不明の場合は「採用ご担当者様」とするのが無難です。

ファイルの添付忘れや、誤ったファイルの送付といったミスは信頼性を損なうため、送信前に複数回の確認が必須です。
さらに、ファイル名やメールタイトルも明確に設定し、混乱を招かないように心がけましょう。

配慮すべきポイント一覧

ポイント	具体的な配慮内容
送信時間	就業時間内（午前10時～午後5時）に送信する。
宛名	担当者名が分かれば氏名、不明な場合は「採用ご担当者様」と記載する。
件名	「職務経歴書提出_氏名」など内容が明確な件名にする。
添付ファイル名	「職務経歴書_氏名.pdf」など誰の書類か分かる名称にする。
本文	挨拶や結びの言葉など丁寧な文章を記載し、内容も簡潔にまとめる。
マナー	過度な自己主張は控え、謙虚な姿勢を示す。

送信後にしておくべき確認・フォローアップ

メールを送信した後も、職務経歴書が正しく届いたか、添付ファイルに問題がないかなど、万全を期すための行動が大切です。

まず、送信直後には「送信済みメール」を確認して、誤送信・ファイルの添付漏れ・誤ファイル送付がなかったかチェックしましょう。
企業によってはスパムフィルタなどで受信できていない場合もあるため、送信から1～2日経っても何も返答がない場合は、控え目に「ご確認のお願い」などのフォローアップメールを送るのが望ましいです。

フォローアップメールを送る際には、「お忙しいところ恐れ入りますが、職務経歴書を受領いただけましたでしょうか」といった表現を用い、相手の手間を最小限に配慮した文面にしましょう。
また、企業から返信があった場合は、迅速かつ丁寧に返答することで、ビジネスマナーの面でも好印象を与えることができます。

確認事項	具体的内容
送信メールの確認	添付ファイルや宛先に間違いがないか、送信済みフォルダでチェック。
企業からの返信確認	メールボックスの受信を小まめに確認し、迷惑メールにも注意する。
フォローアップ対応	返信がない場合、2～3日後に控えめな表現で受領確認を依頼する。
返信時のマナー	迅速かつ丁寧な返答を心がけ、相手の業務負担を考慮する。

よくある質問 Q&A

メール送付時にカバーレターは必要か

職務経歴書をメールで提出する際、カバーレター（添え状）は基本的には必要です。
従来応募書類を郵送する場合に添え状を同封するのと同じく、メールではメール本文がカバーレターの役割を担います。
自己紹介や応募の動機、職務経歴書・履歴書を添付した旨、何か特記事項があればその内容を簡潔にまとめ、受け取る企業や担当者に分かりやすく伝えることがマナーです。
なお、WordやPDFファイルでカバーレターを別途添付する場合、企業から特別な指定がないかぎりメール本文を簡易なカバーレターとするケースが大半です。

暗号化やパスワード保護は行うべきか

個人情報を含む書類のやりとりが主となるため、セキュリティには十分配慮する必要があります。
特に近年は個人情報保護の観点から、履歴書や職務経歴書を暗号化し、パスワードを設定して送付することを推奨する企業も増えています。
ただし、パスワード設定については企業ごとに対応が異なりますので、応募要項や企業からの案内に「パスワード不要」などの指示があればそれに従ってください。
指示がない場合やセキュリティが心配な場合は、以下の流れを参考にしてください。

対応方法	ポイント
パスワード付きZIPファイルで送付	ファイルを圧縮しパスワードを設定、別メールでパスワードを送信することでセキュリティを強化。宛先・件名・本文欄に書類名とパスワード送付予定である旨を記載する。
PDFのパスワード設定	PDF作成時に文書にパスワードをかける。ZIP化不要でセキュリティを高められるが、PDFに対応している企業か要確認。
パスワード設定なし	企業側から「パスワード不要」との明示的な指示があれば、そのまま送付して問題ありません。指示が曖昧な場合は一度確認するのが安全です。

いずれの方法であっても、企業のセキュリティ方針やメールシステムの運用ルールによっては、パスワード付きZIPファイルが受け取れない場合もあるため、事前に確認することが重要です。

提出後に修正したいときの対応方法

職務経歴書を送付した後にミスや追記事項が発覚した場合は、速やかに企業担当者へ連絡しましょう。
まずはお詫びと修正版提出の希望を簡潔に伝え、修正版のファイルを添付して再送します。
既に書類審査や選考が進んでいる場合は修正が受け付けられない可能性もあるため、早めの連絡が重要です。

対応ステップ	注意点
1. 速やかにメールで連絡	訂正版を送る旨・誤り内容を明記し、丁寧なお詫びを添える。
2. 修正版ファイルを添付再送	ファイル名に「修正版」や「最新版」を明記。間違いなく最新のものを添付。
3. 企業からの指示に従う	企業側が「再送不要」や「指示待ち」と回答する場合は、指示を優先する。

なお、選考スケジュールが迫っている場合や、提出後の日数が経過している場合は、修正の可否についてもあわせて確認することが礼儀です。