「履歴書の郵送方法がわからない」「封筒の書き方やマナーに自信がない」と悩んでいませんか？応募の第一歩である書類提出で、評価を下げてしまうのは避けたいものです。この記事では、履歴書を郵送する際に必要な準備物から、図解でわかる封筒の書き方、好印象を与える添え状の例文、正しい書類の入れ方、切手料金や郵送方法の選び方まで、一連の流れを網羅的に徹底解説します。結論として、履歴書の郵送で最も重要なのは、受け取る相手への配慮が伝わる「丁寧さ」と「正確さ」です。このガイドを読めば、ビジネスマナーで失敗することなく、採用担当者に「会ってみたい」と思わせる応募書類の郵送方法がすべてわかります。
履歴書を郵送する前に準備する7つのもの
履歴書を郵送する際には、応募書類さえあればよいというわけではありません。採用担当者に良い第一印象を与えるためには、細部にまで気を配った準備が不可欠です。ここでは、履歴書の郵送前に必ず揃えておきたい7つのアイテムを、それぞれの選び方や注意点とともに詳しく解説します。
応募書類（履歴書・職務経歴書など）
郵送準備の主役となる応募書類です。企業から指定された書類はすべて揃っているか、最終確認をしましょう。一般的には履歴書と職務経歴書が中心となりますが、求人によってはエントリーシートやポートフォリオなどの提出を求められる場合もあります。
すべての書類が完成したら、以下の点を見直してください。
- 誤字脱字はないか
- 日付は正しく記入されているか（投函日または提出日）
- 履歴書に証明写真は剥がれないように貼られているか
- 印鑑の押し忘れはないか（必要な場合）
提出前には必ず全ての書類のコピーを取っておきましょう。面接時に、提出した書類の内容について質問されることが多いため、手元に控えがあると受け答えがスムーズになります。
封筒（角形A4号または角形2号）
応募書類は、折り曲げずに郵送するのがビジネスマナーです。そのため、A4サイズの書類がそのまま入る「角形A4号（かくがたえーよんごう）」または「角形2号（かくがたにごう）」の封筒を選びましょう。特に、書類をクリアファイルに入れてから封入することを考えると、一回り大きい角形2号がおすすめです。
封筒の色は、フォーマルな印象を与える「白」が最適です。事務用品として一般的な茶封筒は、他のダイレクトメールや事務書類に紛れやすく、採用担当者の目に留まりにくい可能性があるため、応募書類の郵送には避けるのが賢明です。また、中身が透けないよう、ある程度の厚みがあるものや、内側に地紋印刷が施されているものを選ぶとより丁寧な印象になります。
| 封筒の種類 | サイズ | 特徴 |
|---|---|---|
| 角形A4号 | 228mm × 312mm | A4サイズの書類がぴったり収まる。 |
| 角形2号 | 240mm × 332mm | A4サイズの書類をクリアファイルに入れた状態で、ゆとりをもって収まる。最も一般的でおすすめ。 |
クリアファイル
応募書類をそのまま封筒に入れると、郵送中に折れ曲がったり、雨などで濡れて汚れたりするリスクがあります。大切な書類を綺麗な状態で採用担当者の手元に届けるため、必ず新品の無地透明なクリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。
使い古したファイルや、キャラクター、企業ロゴなどが入ったものは避け、ビジネスシーンにふさわしいシンプルなものを使用してください。このひと手間が、書類を丁寧に扱う姿勢として評価され、好印象につながります。
添え状（送付状）
添え状（送付状）とは、誰が、誰に、何を、どれだけ送ったのかを伝えるための挨拶状です。ビジネス文書を送る際の基本的なマナーであり、同封することで丁寧で礼儀正しい印象を与えます。必須ではありませんが、熱意や気配りをアピールできる重要な書類なので、必ず同封しましょう。
添え状は、パソコンで作成するのが一般的ですが、手書きでも問題ありません。応募書類全体のフォーマットと統一感を出すとよいでしょう。詳しい書き方や例文については、後の章で詳しく解説します。
切手
応募書類を郵送するための切手も事前に準備しておきましょう。郵便料金が不足していると、差出人に返送されたり、最悪の場合は受取人である企業側が不足分を支払うことになったりしてしまいます。どちらの場合もマイナスの印象を与えてしまうため、料金は正確に計算して過不足なく貼り付ける必要があります。
切手のデザインは、通常の普通切手を使用するのが無難です。記念切手やキャラクターデザインの切手は、ビジネスシーンにふさわしくないと判断される可能性があるため避けましょう。切手を複数枚貼る場合は、見た目が雑にならないよう、多くても2〜3枚程度に収めるのがマナーです。
のりとセロハンテープ
封筒を閉じる（封緘する）ために使用します。水のりはつけすぎると封筒が波打ってしまい、見た目が悪くなることがあるため、シワになりにくいスティックのりがおすすめです。剥がれやすいテープのりよりも、しっかりと接着できるものを選びましょう。
セロハンテープや両面テープでの封緘は、粘着力が弱く途中で剥がれてしまう可能性があるため、基本的には避けるべきです。のりでしっかりと貼り付けた上で、封じ目に「〆」マークを書くのが正式なマナーです。
黒のボールペンまたはサインペン
封筒の宛名書きには、黒色のペンを使用するのが基本です。雨などでにじむことを防ぐため、油性のボールペンや耐水性のサインペンを選びましょう。ボールペンの場合は、文字が細すぎず読みやすい0.7mm〜1.0mm程度の太さが適しています。サインペンを使うと、より力強くはっきりとした文字になりますが、にじみやすい紙質の封筒もあるため、事前に試し書きをすると安心です。
なお、摩擦で消えるタイプのボールペンは、公的な書類である応募書類には不適切です。また、青色のインクや万年筆、筆ペンなどもビジネス文書の宛名書きには適さないため、使用は避けてください。
パソコン？手書き？好印象を与える添え状の書き方
応募書類を郵送する際、履歴書や職務経歴書だけを封筒に入れるのはビジネスマナーとして不十分です。採用担当者が最初に目にする「添え状（送付状）」を同封することで、丁寧な印象を与え、応募への熱意を伝えることができます。この章では、採用担当者に好印象を与える添え状の書き方を、パソコン作成と手書きの比較から、具体的な構成、例文まで詳しく解説します。
添え状は、パソコンで作成するのが一般的です。読みやすく、作成者のPCスキルを示すことにも繋がります。特にIT業界や事務職など、業務でパソコンを使用する職種では、パソコン作成が推奨されます。一方で、手書きの文字に自信があり、丁寧さや熱意をより強く伝えたい場合は、手書きで作成するのも一つの方法です。ただし、その際は黒のボールペンや万年筆を使い、修正液や修正テープを使わずに書けるよう、下書きをしっかり行いましょう。応募する企業の文化や職種に合わせて選択するのが最適です。
添え状を同封する理由と役割
添え状には、単なる挨拶状以上の重要な役割があります。なぜ同封する必要があるのか、その理由を理解しておきましょう。
- 挨拶と丁寧な人柄を伝えるため
採用担当者への最初の挨拶として機能します。顔が見えない書類のやり取りだからこそ、礼儀正しい挨拶文があることで、社会人としての常識や丁寧な人柄を伝えることができます。 - 送付内容を明確にするため
「誰が」「何を」「どれだけ」送ったのかを一覧で示すことで、採用担当者が書類を確認しやすくなります。これにより、書類の不足や抜け漏れといったトラブルを防ぐ役割も果たします。 - 応募への熱意を補足するため
履歴書や職務経歴書だけでは伝えきれない、その企業で働きたいという強い意欲や、募集職種への適性を簡潔にアピールする絶好の機会です。自己PRの補足として活用することで、他の応募者との差別化を図ることができます。
添え状の基本的な構成と例文
添え状は、ビジネス文書の基本フォーマットに沿って作成します。A4サイズ1枚に収めるのが原則です。ここでは、基本的な構成要素と、それぞれの書き方のポイントを例文とともに解説します。
日付・宛名・差出人情報
書類の基本情報となる部分です。誰から誰への書類なのかが一目でわかるように、正しい位置に正確に記載します。
- 日付
用紙の右上に記載します。履歴書をポストに投函する日、または郵便局の窓口に持ち込む日を記入します。西暦・和暦のどちらでも構いませんが、応募書類全体で統一しましょう。 - 宛名
日付より一段下げて、左上に記載します。会社名、部署名、役職名、担当者名を正式名称で書きます。会社名は「（株）」などと略さず、「株式会社」と正確に記載してください。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」とします。 - 差出人情報
宛名より一段下げて、右上に記載します。自分の郵便番号、住所、氏名、電話番号、メールアドレスを明記します。
頭語と結語・時候の挨拶
ビジネス文書における定型的な挨拶です。これらを正しく使うことで、礼儀正しい印象を与えられます。
- 頭語と結語
本文の書き出しは「拝啓」、結びは「敬具」を使うのが一般的です。この2つは必ずセットで使います。 - 時候の挨拶
頭語に続けて、季節感を表す挨拶、または季節を問わず使える挨拶を述べます。ビジネスシーンでは「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」という表現が年間を通して使えるため便利です。
（例文）
拝啓
時下、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
主文と末文
添え状の中心となる、用件を伝える部分です。簡潔かつ分かりやすく書くことを心がけましょう。
- 主文
まずは「さて、この度は〇〇（求人媒体名）にて貴社の求人を拝見し、〇〇職に応募させていただきたく、応募書類一式をお送りいたしました。」のように、応募の経緯と目的を明確に伝えます。続けて、自己PRや志望動機を2〜3文程度で簡潔に述べます。履歴書の内容を繰り返すのではなく、特にアピールしたい強みや、応募企業への熱意を自分の言葉で表現しましょう。最後に「ぜひ一度面接の機会をいただけますと幸いです。」といった言葉で締めくくります。 - 末文
結びの挨拶として、「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」といった定型文を記載します。
（例文）
さて、この度は〇〇（求人サイト名など）にて貴社の営業職の求人を拝見し、私のこれまでの法人営業経験が貴社の事業拡大に貢献できるものと確信し、応募させていただきました。
特に、顧客との長期的な信頼関係構築を重視する貴社の営業スタイルに深く共感しております。
ご多忙中とは存じますが、ぜひ一度面接の機会をいただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
同封書類の一覧
本文を書き終えたら、中央に「記」と書き、その下に同封した書類名と部数を箇条書きで記載します。これにより、採用担当者は何が送られてきたのかをすぐに把握できます。すべての書類を書き終えたら、最後に右下に「以上」と記載して締めくくります。
（記載例）
記
| 書類名 | 部数 |
|---|---|
| 履歴書 | 1通 |
| 職務経歴書 | 1通 |
【図解】履歴書郵送方法の要 封筒の書き方完全マニュアル
応募書類を入れる封筒は、企業の採用担当者が最初に目にする「会社の顔」です。書き方一つであなたの第一印象が大きく変わるため、ビジネスマナーに則って丁寧かつ正確に作成することが重要です。ここでは、図解をイメージしながら、誰でも完璧に仕上げられる封筒の書き方を表面・裏面に分けて徹底解説します。
表面の書き方 宛名と「応募書類在中」
封筒の表面には、送り先である企業の情報を記載します。文字のバランスや敬称の使い方など、細部まで気を配りましょう。筆記用具は、雨などでにじみにくい油性の黒ボールペンまたはサインペンを使用するのが基本です。
郵便番号・住所の書き方
郵便番号は、右上に設けられた7桁の枠内に、算用数字で正確に記入します。枠がない場合は、封筒の右上に「〒」マークを記載した上で、郵便番号を書きましょう。
住所は郵便番号の枠下から一文字下げた位置から書き始めます。都道府県から省略せずに、ビル名や階数まで正式名称で記載してください。縦書きの場合、番地などの数字は「一丁目二番地三号」のように漢数字を用いるのがより丁寧なマナーです。文字が曲がらないよう、必要であれば鉛筆で薄く下書きをしてから清書すると綺麗に仕上がります。
会社名・部署名・担当者名の書き方（御中と様の使い分け）
会社名は住所の左隣に、住所よりも少し大きめの文字で書きます。「(株)」などと略さず、「株式会社」のように正式名称で記載しましょう。会社名の次に、宛先となる部署名や担当者名を記入します。
ここで最も注意すべき点が、敬称の使い分けです。宛先が組織なのか個人なのかによって、「御中（おんちゅう）」と「様（さま）」を正しく使い分ける必要があります。以下の表を参考に、間違いのないように記載してください。
| 宛先 | 使用する敬称 | 具体例 |
|---|---|---|
| 会社・部署など組織宛 | 御中 | 株式会社〇〇 人事部 御中 |
| 担当者など個人宛（氏名がわかる場合） | 様 | 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当 鈴木一郎 様 |
| 担当者など個人宛（氏名が不明な場合） | 様 | 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者 様 |
注意点として、「御中」と「様」を同時に使うことはありません。例えば「株式会社〇〇 人事部御中 鈴木一郎様」は誤りです。宛先に個人名が含まれる場合は、すべて「様」で統一すると覚えておきましょう。
「応募書類在中」の記載は赤ペンで
封筒の表面左下には、赤色のペンで「応募書類在中」と必ず記載します。これは、企業に届く多くの郵便物の中から、これが重要な応募書類であることを一目で分かってもらうための大切なマナーです。採用担当者の手元へスムーズに届けてもらうためにも、忘れずに書きましょう。
書き終えたら、文字の周りを定規を使って四角く囲みます。手書きに自信がない場合は、「応募書類在中」と印字されたスタンプを利用しても問題ありません。文房具店や100円ショップなどで手軽に購入できます。
裏面の書き方 自分の連絡先と投函日
裏面には、差出人であるあなた自身の情報を記載します。万が一、宛先不明で書類が返送されてしまう場合に備えるだけでなく、誰から送られてきた書類なのかを明確にする役割があります。表面と同様に、丁寧な字で正確に記入しましょう。
左下に自分の郵便番号・住所・氏名を記入
封筒の中央にある継ぎ目を境にして、その左側に自分の郵便番号、住所、氏名を記載します。郵便番号は横書きで構いません。住所は表面と同じく都道府県から省略せずに書き、アパートやマンション名、部屋番号まで忘れずに記入してください。
氏名は住所の左側に、住所より少し大きめの文字で書くと全体のバランスが良くなります。自分の名前の下に「様」などの敬称は不要です。
左上に投函日を記入
裏面の左上には、この書類をポストに投函する日、または郵便局の窓口へ持ち込む日付を記載します。履歴書や添え状に記載した日付と必ず一致させるようにしましょう。
日付は縦書きで、「令和六年六月一日」のように漢数字で書くのが正式なマナーです。
封じ目には「〆」マークを書く
書類をすべて入れ、のりで封をしたら、封じ目の中央に「〆」マークを黒いペンで書きます。これは「封緘（ふうかん）」と呼ばれ、「確かに封をしました」「途中で誰にも開封されていません」ということを示すための印です。
「×（バツ）」と間違えやすいですが、正しくは「〆（しめ）」ですので注意してください。より丁寧にしたい場合は、「封」という文字の印鑑（封緘印）を使用しても良いでしょう。
書類の入れ方から郵送まで 丁寧さが伝わるマナー
応募書類の準備が整ったら、いよいよ封筒に入れて郵送する最終段階です。書類の入れ方や封筒の閉じ方といった最後の工程こそ、あなたの丁寧さやビジネスマナーが表れる重要なポイントです。採用担当者が最初に目にするものだからこそ、細部にまで配慮を尽くし、好印象を与えましょう。ここでは、書類の入れ方から封筒の閉じ方まで、丁寧さが伝わるマナーを詳しく解説します。
書類を入れる正しい順番
封筒に入れる書類の順番は、採用担当者が確認しやすいように配慮することが大切です。受け取った担当者が、最初に挨拶状である添え状を読み、次に誰の応募書類か分かる履歴書、そして詳細な経歴が分かる職務経歴書へとスムーズに読み進められる順番を意識しましょう。一般的には、上から以下の順番で重ねます。
| 順番 | 書類名 | ポイント |
|---|---|---|
| 1 (一番上) | 添え状（送付状） | 採用担当者が最初に目にする書類です。挨拶状としての役割を果たします。 |
| 2 | 履歴書 | 応募者の基本情報を伝える中心的な書類です。 |
| 3 | 職務経歴書 | これまでの職務経験やスキルを詳細に伝える書類です。 |
| 4 (一番下) | その他の応募書類 | ポートフォリオやエントリーシートなど、企業から提出を求められた書類を重ねます。 |
この順番で重ねることで、採用担当者は「誰からの」「何の書類が」「どれだけ入っているのか」をストレスなく把握できます。書類の向きはすべて揃え、読みやすい状態にしておきましょう。
書類はクリアファイルに挟み折らずに入れる
準備した応募書類一式は、そのまま封筒に入れるのではなく、無色透明のクリアファイルに挟んでから封入するのがビジネスマナーです。クリアファイルに入れることで、以下のようなメリットがあります。
- 汚れや折れの防止: 郵送中に雨で封筒が濡れてしまったり、他の郵便物と擦れて汚れたりするのを防ぎます。また、書類に不必要な折り目がつくのを防ぎ、きれいな状態を保てます。
- 採用担当者の管理しやすさ: 書類がバラバラにならず、採用担当者が取り出して管理しやすくなります。他の応募者の書類と混ざってしまうリスクも低減できます。
応募書類は、折らずに郵送するのが基本です。そのため、A4サイズの書類がそのまま入る「角形A4号」または「角形2号」の封筒を使用します。クリアファイルに挟んだ書類を、封筒の表面から見て添え状が一番上になる向きで、ゆっくりと封入しましょう。
封筒の閉じ方
書類を封入したら、最後に封筒を閉じます。この封じ方にもマナーがありますので、最後まで気を抜かずに丁寧に行いましょう。
封をする際は、スティックのりや両面テープを使用するのが最適です。液体のりは、つけすぎると封筒が波打って見栄えが悪くなったり、中の書類にまで染みてしまったりする可能性があるため、使用量に注意が必要です。セロハンテープやホッチキスでの封緘は、見た目が雑な印象を与えるだけでなく、開封しにくいためビジネスマナーとして不適切です。剥がれやすいテープのりよりも、しっかりと接着できるスティックのりを選ぶとより安心です。
のり付けして封をしたら、フラップ（ふた）の閉じ目に黒いペンで「〆」マークを書きます。「〆」は「締」を簡略化したもので、「確かに封をしました」という意味を持つ封字です。これにより、第三者によって開封されていないことを示します。「〆」の他にも「封」や、より丁寧な「緘（かん）」という封字もありますが、応募書類の郵送では「〆」が最も一般的で、失礼にあたることはありません。まっすぐ丁寧に書くことを心がけましょう。
履歴書の郵送方法と料金 切手はいくら必要？
応募書類の準備が整ったら、いよいよ郵送です。ここでは、郵送にかかる料金や切手の選び方、最適な郵送方法について詳しく解説します。料金不足などのミスは採用担当者にマイナスの印象を与えかねません。正しい知識を身につけ、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。
郵便料金の目安と正確な料金の調べ方
履歴書を郵送する際に使用する角形A4号や角形2号の封筒は、定形外郵便物として扱われます。定形外郵便物の料金は、重さによって決まります。応募書類一式（封筒、クリアファイル、履歴書、職務経歴書、添え状など）の重さは、一般的に50gを超え100g以内に収まることが多いです。
以下は、定形外郵便物（規格内）の料金表です。履歴書郵送の際の参考にしてください。
| 重さ | 郵便料金 | 備考 |
|---|---|---|
| 50g以内 | 120円 | 書類が少ない場合 |
| 100g以内 | 140円 | 応募書類一式で最も一般的な重さ |
| 150g以内 | 210円 | 職務経歴書やポートフォリオなどで枚数が多い場合 |
| 250g以内 | 250円 | かなり書類が多い場合 |
料金が不足していると、差出人に返送されたり、最悪の場合は応募先企業に不足分を支払わせてしまったりする可能性があります。これはビジネスマナーとして絶対に避けなければなりません。料金に不安がある場合は、自宅のキッチンスケールなどで重さを測るか、郵便局の窓口に直接持ち込んで正確な料金を計測してもらうのが最も確実な方法です。
郵便局の窓口とポスト投函はどちらがよいか
履歴書を郵送する方法には「郵便局の窓口」と「ポスト投函」の2つがありますが、応募書類のような重要書類の場合は、郵便局の窓口から発送することをおすすめします。
郵便局の窓口を利用するメリットは、その場で重さを正確に計測し、料金を支払えるため、料金不足の心配が一切ないことです。また、締切日が「当日消印有効」の場合でも、窓口で依頼すれば確実にその日の消印を押してもらえるため安心です。郵送に関する疑問点があれば、その場で局員に質問することもできます。
一方、ポスト投函は24時間いつでも出せる手軽さがメリットですが、自分で重さを判断して切手を貼るため、料金不足のリスクが伴います。また、ポストの集荷時間に間に合わないと、発送が翌日扱いになり、消印も翌日の日付になってしまう可能性があります。締切間近の場合は特に注意が必要です。
結論として、採用担当者に丁寧で誠実な印象を与えるためにも、確実性の高い郵便局の窓口を利用するのが最善の選択といえるでしょう。
速達や簡易書留は使ってもいい？
郵送には普通郵便以外にも速達や書留といったオプションがありますが、応募書類の郵送でこれらを利用するのは、原則として避けるべきです。企業から特別な指定がない限り、普通郵便で送るのがビジネスマナーです。
速達は、締切日ギリギリになってしまった場合に利用を検討するかもしれませんが、「計画性がない」「準備が遅い」といったマイナスの印象を与えかねません。あくまで最終手段と考え、余裕を持ったスケジュールで準備し、普通郵便で送ることを心がけましょう。
簡易書留や一般書留は、配達の記録が残り、手渡しで相手に届けられるため確実性が高いサービスですが、受け取る際に受領印やサインが必要です。採用担当者や会社のスタッフに余計な手間をかけさせてしまうため、応募書類の郵送で利用するのはマナー違反とされています。
もし配達記録を残したい場合は、相手に受領の手間をかけさせずにポストへ投函され、引き受けと配達の記録が残る「特定記録郵便」を利用する方法もあります。しかし、これも必須ではありません。基本的には、締切に余裕をもって普通郵便で送付すれば十分です。
履歴書郵送のよくある質問
履歴書の郵送準備を進める中で、多くの人が疑問に思う点や不安に感じる点があります。ここでは、郵送マナーに関するよくある質問とその回答をまとめました。いざという時に慌てないよう、事前に確認しておきましょう。
郵送の締め切り「必着」と「当日消印有効」の違い
応募書類の提出期限でよく見られる「必着」と「当日消印有効」。この二つの言葉の意味を正確に理解していないと、締め切りに間に合わないという致命的なミスにつながる可能性があります。それぞれの意味と対応方法を正しく把握しておきましょう。
| 用語 | 意味 | 対応のポイント |
|---|---|---|
| 必着 | 締め切り日までに、応募書類が企業に到着している必要がある状態。 | 配達にかかる日数を考慮し、数日間の余裕を持って郵送する必要があります。 |
| 当日消印有効 | 締め切り日のうちに、郵便局で受付印（消印）が押されれば、企業への到着が翌日以降になっても問題ない状態。 | 締め切り当日でも間に合いますが、郵便ポストの集荷時間を過ぎると翌日の消印になるため、郵便局の窓口で手続きするのが確実です。 |
「必着」の場合は、お住まいの地域から企業所在地までの配達日数を日本郵便のウェブサイトなどで事前に確認し、最低でも締め切りの2〜3日前には投函することをおすすめします。特に土日祝日を挟むと配達日数が通常よりかかる場合があるため注意が必要です。
履歴書を持参して手渡しする場合の方法とマナー
郵送ではなく、面接時などに履歴書を持参するよう指示されるケースもあります。手渡しには郵送とは異なるマナーが存在します。スマートな対応で好印象を与えられるよう、一連の流れを覚えておきましょう。
持参する際の準備：封筒に入れるべきか？
履歴書を持参する場合でも、書類が汚れたり折れたりするのを防ぐため、封筒に入れて持っていくのがマナーです。郵送時と同様に、書類はクリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。ただし、封筒はすぐに中身を取り出せるように糊付けはしません。封筒の表面に宛名書きは不要ですが、誰の何の書類か分かるように、表面の左下に赤字で「応募書類在中」と記載します。裏面には自分の住所・氏名を書いておきましょう。
受付での渡し方
企業の受付で担当者を呼び出してもらい、受付の方に書類を預ける場合は、封筒に入れたまま渡します。「本日〇時より面接のお約束をいただいております、〇〇（氏名）と申します。採用ご担当の〇〇様にお渡しいただけますでしょうか」と伝え、両手で丁寧に手渡しましょう。
面接官に直接渡す場合のマナー
面接官に直接手渡す場合は、相手がすぐに確認できるよう、封筒から書類を取り出して渡します。渡すタイミングは、面接官から「履歴書をいただけますか」と提出を求められてからです。着席後、カバンから封筒ごと取り出し、面接官に指示されたら以下の手順で渡しましょう。
- 封筒からクリアファイルごと書類を取り出します。
- 相手が読みやすい向き（正面になるように）にして、両手で差し出します。
- 「こちらが応募書類です。本日はよろしくお願いいたします」と一言添えます。
- 渡した後の封筒は、クリアファイルの下に重ねて受け取り、二つ折りにしてカバンにしまいます。
宛名が「採用ご担当者様」でも問題ないか
応募先の担当者名が不明な場合、宛名をどう書けばよいか悩む方も多いでしょう。結論から言うと、「採用ご担当者様」という書き方で問題ありません。むしろ、担当者名が分からない場合に最も一般的に使われる丁寧な表現です。
担当者名が不明な場合の書き方
募集要項などに担当者の個人名が記載されていない場合は、「採用ご担当者様」と記載するのが最も無難です。もし応募先の部署名が分かっている場合は、「人事部 採用ご担当者様」のように部署名を加えると、より丁寧な印象になります。
「御中」との使い分けに注意
宛名で間違いやすいのが「御中」と「様」の使い分けです。「御中」は会社や部署といった組織・団体に対する敬称であり、個人名には使いません。一方で「様」は個人に対する敬称です。
- 正しい例：株式会社〇〇 人事部御中
- 正しい例：株式会社〇〇 人事部 鈴木太郎様
- 正しい例：株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様
- 誤った例：株式会社〇〇 人事部御中 採用ご担当者様 （「御中」と「様」の併用は二重敬語）
- 誤った例：株式会社〇〇 採用ご担当者様御中 （「様」の後に「御中」は付けない）
「採用ご担当者」という言葉は、特定の個人を指しているため、敬称には「様」を使うのが正解です。
提出後に書類の不備に気づいたらどうすべき？
履歴書を郵送した後に、誤字脱字や記入漏れなどの不備に気づいてしまうこともあるかもしれません。その際は、慌てずに冷静に対応することが重要です。原則として、企業からの指示がない限り、修正した書類を一方的に再送付するのは避けましょう。
最も誠実な対応は、気づいた時点ですぐに企業の採用担当者に電話で連絡し、正直に不備の内容を伝えて謝罪した上で、どのように対応すべきか指示を仰ぐことです。連絡する際は、「お忙しいところ恐れ入ります。先日、〇〇職に応募いたしました〇〇（氏名）と申します。提出いたしました応募書類に不備がございましたため、ご連絡いたしました」と切り出し、簡潔に状況を説明しましょう。企業側から再提出を求められた場合は、その指示に従います。軽微なミスであれば「面接の際に訂正してください」と言われることもあります。正直に報告し、指示を仰ぐ姿勢が大切です。
まとめ
本記事では、履歴書を郵送する際の準備物から、添え状・封筒の書き方、書類の入れ方、郵送方法までを網羅的に解説しました。応募書類の郵送は、採用担当者が応募者の人柄やビジネスマナーを判断する最初の機会です。書類の内容だけでなく、丁寧な郵送マナーを実践することで、誠実さや仕事に対する真摯な姿勢をアピールできます。
特に、宛名における「御中」と「様」の正しい使い分け、封筒表面に記載する「応募書類在中」の一文、書類を折らずに綺麗に保つためのクリアファイルの使用、そして挨拶と内容物の案内を兼ねる添え状の同封は、採用担当者に好印象を与えるための重要なポイントです。一つひとつの细节に配慮することが、あなたの評価につながります。
郵送方法については、料金不足という初歩的なミスを避けるためにも、郵便局の窓口で送料を確認し発送するのが最も確実です。締め切りが「必着」なのか「当日消印有効」なのかを正確に把握し、余裕を持ったスケジュールで準備を進めましょう。この記事を参考に、自信を持って応募書類を郵送し、選考の第一歩を突破してください。
