【転職・就活対応】履歴書の書き方と作成ステップ完全マニュアル

2025年7月31日

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履歴書の書き方や作成ステップに不安がある方も、この記事を読めば、転職や就活に適した履歴書の基本から学歴・職歴の記入方法、自己PRのコツ、郵送・持参時のマナーまで、合格に繋がる具体的なポイントが全て分かります。
正しい知識で第一印象を高めましょう。

履歴書とは何かとその重要性

履歴書は、就職活動や転職活動などで企業に自己をアピールし、応募する際に提出する書類です。
主に名前や生年月日、学歴、職歴、資格などの個人情報を記載し、自分の経歴や能力を採用担当者へ分かりやすく伝えるためのものです。
日本における就職活動や転職活動では、履歴書の提出はほぼ必須であり、最初の選考書類として重視されています。

履歴書の役割と目的

履歴書には、応募者の基本情報やこれまでの学歴・職歴、資格などの客観的な情報が記載されており、企業側が採用判断を行ううえでの重要な判断材料となります。
以下の表は、履歴書の主な役割と目的をまとめたものです。

履歴書の役割	目的・意味
応募者情報の把握	氏名・生年月日・連絡先など、応募者の基本情報を整理して伝える
経歴・実績の確認	学歴や職歴を時系列で確認し、適性やこれまでの経験を評価する材料とする
資格・免許の確認	職務に必要な資格・免許の有無をチェックし、専門性を把握する
選考書類としての利用	他の応募者との比較や、面接時の参考資料として利用される
誠実さや人柄の判断	字の丁寧さや記載内容から、応募者の誠実さや細かさが分かる

履歴書は単なる形式的な書類ではなく、自己アピールの第一歩であり、採用担当者に「会ってみたい」と思われるかどうかを左右する大切な資料です。
そのため、内容の正確さや書き方の丁寧さが求められます。

エントリーシートや職務経歴書との違い

履歴書のほかに、選考時に提出を求められる書類として「エントリーシート」や「職務経歴書」があります。
これらの書類は似ているようで目的や内容が異なり、使い分けられています。

書類	主な内容	役割・目的
履歴書	氏名・写真・生年月日・住所・学歴・職歴・資格・本人希望欄など	応募者の基本情報を網羅し、選考の基礎資料となる
エントリーシート	志望動機・自己PR・学生時代に力を入れたことなど、企業指定のテーマ	応募者の人柄や考え方、志望度の高さを伝える役割
職務経歴書	これまでの職歴・業務内容・スキル・実績・成果など（主に中途採用向け）	実務能力や専門性を詳しく伝え、中途採用時に重視される

上記のように、履歴書は「全体情報を網羅する書類」として、エントリーシートや職務経歴書と組み合わせて使われる場合が多いです。
特に、新卒の就活ではエントリーシート、中途の転職活動では職務経歴書が重要視されますが、いずれの場合も履歴書の作成が大前提となります。
そのため、履歴書の正確な書き方やマナーをしっかりと身につけておくことが不可欠です。

履歴書作成の準備で必要なもの

履歴書を作成する前に、適切な準備を整えることで、スムーズかつ正確な記入が可能になります。
ここでは、履歴書の記入を始めるにあたって必要となるものと、その選び方や注意点について詳しく解説します。

履歴書テンプレートの選び方

履歴書の様式は複数あり、応募する業界や企業、応募職種によって最適なテンプレートが異なります。
自分に合ったテンプレートを選ぶことは、応募先へのアピール力を高めるためにも重要です。

テンプレートの種類	特徴	利用が適しているケース
JIS規格履歴書	汎用性が高く、記入項目が標準的な形式	ほとんどの企業、特に転職者に適する
一般企業用	志望動機や自己PR欄が大きめ	新卒の就職活動や自己アピールを重視したい場合
パート・アルバイト用	簡易的な項目で構成、学歴・職歴が簡単	アルバイト・パート応募など簡易な職種

また、項目のレイアウトや志望動機欄の大きさ、写真欄の位置などもチェックし、自分らしさや職種に適した様式を選ぶことが大切です。

市販フォーマットとダウンロードの比較

履歴書テンプレートは文具店やコンビニで購入できる市販フォーマットと、インターネット上から無料でダウンロードできるフォーマットがあります。
それぞれにメリットとデメリットがあるため、用途や好みに合わせて選びましょう。

種類	メリット	デメリット
市販フォーマット	手軽に購入でき、紙質や印刷品質が一定している	用紙サイズや様式が限られる。購入費用がかかる
ダウンロードフォーマット	無料で入手でき、パソコン入力も容易。様式の選択肢が豊富	印刷用紙やプリンターの品質によって仕上がりに差がある

募集要項に「指定の履歴書」と記載がある場合は、その指示に必ず従いましょう。
また、用紙サイズ（一般的にはA3またはA4）にも注意が必要です。

証明写真の準備方法

履歴書の証明写真は、第一印象を左右する大切なものです。
清潔感があり、応募する職種や業界に相応しい服装・髪型で撮影した写真を用意しましょう。

項目	ポイント
写真のサイズ	一般的には縦4cm×横3cm
服装	スーツまたはビジネスカジュアル（業界によって調整）
撮影場所	証明写真機、写真館、スマートフォンアプリなど
撮影時の注意点	背景は無地、表情は明るく、肩や顔が正面を向いていること

写真は最近6か月以内に撮影したものを使用し、裏面には氏名を記入しておきましょう。
インスタント証明写真機や写真館のほか、スマートフォンアプリで撮影した写真も近年は利用が増えていますが、画質や仕上がりには気を付けて選びましょう。

履歴書の書き方ステップ別ガイド

ここでは、はじめて履歴書を作成する方や、再度確認したい方のために、最新の採用傾向や採用担当者が注目するポイントを押さえながら、履歴書を効果的に作成するための具体的な書き方を項目ごとに詳しく解説します。
本ガイドの手順に沿うことで、書類選考通過率の向上が期待できる履歴書を仕上げることができます。

基本情報の正しい記入方法

履歴書の最上部は「氏名」「生年月日」「現住所」「連絡先」など、身元を確認するための情報記入欄です。
不備や誤りがあると信頼性が損なわれるため、特に正確に丁寧に記入しましょう。

氏名・生年月日・性別の書き方

氏名は戸籍上の正式名称で、フリガナも指定通り「カタカナ」で記載します。
生年月日は西暦もしくは和暦のどちらかで統一し、履歴書全体を通して表記を揃えることが重要です。
性別欄は選択方式や記載欄の有無に従い、不要なら斜線を引いて問題ありません。

項目	記入例	注意点
氏名	山田太郎（ヤマダタロウ）	フルネーム・フリガナはカタカナ、大文字で
生年月日	1990年4月1日（満34歳）	西暦でも和暦でも可、年号は統一
性別	男または女	選択欄がなければ「男・女」両方に斜線

住所と連絡先の記載ポイント

現住所は、都道府県から正確に記入し、アパートまたはマンション名・部屋番号まで略さず書きます。
連絡先が現住所と異なる場合のみ両方に記入します。
電話番号やメールアドレスは誤りや記入漏れに注意しましょう。

学歴・職歴欄の書き方

採用担当者が職務経験や学習歴を確認するため、学歴・職歴欄は時系列で分かりやすく記入することがとても重要です。
職歴が多い場合も、すべて省略せず正確に記載しましょう。

学歴記入のルールと記載例

学歴は中学校卒業から記入し、正式な学校名・学部・学科名まで略さずに表記します。
既卒者の場合は卒業年を、在学中であれば「在学中」と明記します。

年月	内容
2006年3月	東京都立第一中学校卒業
2009年3月	東京都立第一高等学校卒業
2013年3月	早稲田大学商学部商学科卒業

職歴記入のポイントと注意点

職歴欄は、入社と退社を一行ずつ記載したうえで、「以上」と最終行に記入します。
会社倒産・正社員以外の雇用形態なども省略せずに記載しましょう。

年月	内容
2013年4月	株式会社ABC 入社
2018年3月	株式会社ABC 退社
2020年4月	株式会社DEF 入社（契約社員）
2023年3月	株式会社DEF 契約期間満了により退社
	現在に至る
	以上

職歴欄には「現在に至る」や「一身上の都合により退社」など、状況に合わせて具体的な理由を記載しましょう。

資格・免許の記入方法

保有している国家資格、検定、運転免許や業務に関連する資格を正式名称で取得順に記載します。
まだ取得見込みの場合は「取得予定」と明記し、不要な資格は書かないよう注意します。
以下に主な書き方の例を示します。

年月	資格・免許名
2011年6月	普通自動車第一種運転免許取得
2018年12月	日商簿記検定2級合格
2024年3月	TOEIC 800点取得予定

自己PR・志望動機欄の効果的な書き方

自己PRや志望動機欄は、採用担当者が「人柄」「価値観」「仕事への熱意」などを知る重要な部分です。
応募先企業の特徴や業界動向を踏まえ、自身の経験や強みと関連付けて記入しましょう。
結論から記載し、具体的なエピソードや数値実績を盛り込むことで説得力が高まります。
また、応募職種にマッチしたスキルや意欲をアピールできる内容が望ましいです。

通勤時間・扶養家族・健康状態の記載方法

通勤時間は、実際に自宅から勤務先までの最短時間を記載します。扶養家族は配偶者を除いた同居家族の人数を、配偶者がいる場合は「配偶者有・無」で記入します。健康状態は「良好」「既往症なし」など簡潔に記載してください。
特別な事情がある場合は、「本人希望欄」に詳細を記載しましょう。

項目	記入例
通勤時間	1時間10分
扶養家族（配偶者を除く）	2人
配偶者	有
配偶者の扶養義務	無
健康状態	良好

本人希望欄の活用例

本人希望欄は、勤務地や勤務時間、業務内容について特段の希望がある場合のみ記入します。
希望がない場合は「貴社規定に従います」と記載するのが一般的です。
転職理由や特別な事情があれば、簡潔に述べることで選考担当者に正確な情報を伝えられます。
記載例：「勤務地は御社の東京本社を希望いたします」「勤務開始日は2024年7月以降を希望します」「特になし、貴社規定に従います」など。

履歴書作成時の注意ポイントとよくあるミス

手書き履歴書とパソコン履歴書の違い

履歴書は手書き、パソコンどちらで作成しても認められていますが、応募する企業や業界によって評価が異なる場合があります。
一般的に、クリエイティブ系やIT系ではパソコン作成が歓迎される一方、事務職や営業職、一部の中小企業では丁寧な手書きが好印象となるケースもあります。
募集要項や企業文化を確認し、どちらがより適しているか検討しましょう。
パソコン履歴書では誤字脱字のチェックが容易ですが、手書きの場合は文字の丁寧さや読みやすさにも注意が必要です。

修正液・修正テープ使用の可否

履歴書の作成時にもっとも避けるべきことは、修正液や修正テープの使用です。
修正した箇所は“ミスの痕跡”として非常に目立ち、印象を損ねる原因となります。
公式な文書である履歴書は、間違えた場合に新しい用紙に書き直すことが基本となります。
下記の表は、書き損じた際の対応をまとめたものです。

ケース	対応方法	注意点
誤字・書き間違い	新しい履歴書用紙に書き直す	修正液やテープはNG
記入欄を空欄のまま提出	「なし」や「特になし」と記載	空欄は避ける
間違いを消してしまった	書き直して再提出する	修正跡は残さない

印鑑や日付の記入について

履歴書の日付は、提出日または郵送日当日の日付を和暦または西暦で必ず統一して記入します。
一般的には西暦が主流ですが、どちらかに統一されているか注意しましょう。
また、印鑑の押印欄がある市販フォーマットの場合は、認印で構いませんが、薄くならないように真上からまっすぐ押してください。
印影がかすれたり、斜めになった場合は新しい用紙に書き直すのがマナーです。
日付未記入や印鑑の押し忘れといった不備は、書類不備として取り扱われる場合があるため、必ずチェックしましょう。

履歴書完成後のチェックリスト

履歴書を書き終えたら、提出前に必ず内容を入念に確認しましょう。
採用担当者に良い印象を与えるためにも、ミスや漏れがないかを見直すことが重要です。
以下のチェックリストを活用して、客観的に最終確認を行いましょう。

誤字脱字や記入漏れの確認

履歴書には、誤字脱字や記入漏れがないかを細かくチェックしましょう。
特に漢字の誤り、送り仮名の間違い、日付や数字の記入ミスなどはよくある失敗例です。
すべての項目が埋まっているか、学校名や会社名などの固有名詞に誤りがないかも確認しましょう。
書き上げてすぐではなく、時間をおいてから見直すと見落としが減ります。

チェック項目	具体的な確認ポイント
氏名・住所・連絡先	漢字・フリガナともに正確か、番地やメールアドレスに誤りがないか
日付	提出日または郵送日と一致しているか、西暦・和暦が混在していないか
学歴・職歴	入学（入社）・卒業（退職）年月、学校名・企業名の正式名称
資格・免許	正式名称で記載されているか、取得年月に誤りがないか
記載漏れ	すべての欄が埋まっているか、必要事項の見落としがないか

写真貼付と封筒宛名書きのコツ

履歴書用の証明写真は、貼付位置にまっすぐ、指定されたサイズで貼りましょう。
剥がれ防止のために、四辺すべてをしっかり糊付けし、裏面には氏名を記入しておくのが基本です。
スナップ写真やサイズ違いの写真は避け、就活専用の写真スタジオまたは証明写真機「Ki-Re-i」などで撮影した清潔感ある写真を用意しましょう。

履歴書を郵送する場合、封筒表面の宛名は黒いボールペンまたは万年筆で縦書きが基本です。
送り先の会社名・部署名・担当者名を正式に記入し、「履歴書在中」と赤字で記載し目立たせましょう。
封筒の裏面には自分の住所と氏名を忘れずに書き入れてください。

郵送する場合と持参する場合のマナー

履歴書を郵送する場合は、中身（履歴書・職務経歴書・添え状など）が折れたり曲がったりしないよう、A4サイズが入るクリアファイルに入れてから封入します。
送付状（添え状）を忘れずに同封しましょう。切手の不足や封筒の糊付け忘れも多いミスなので注意が必要です。
投函前には、宛先住所・郵便番号が正しいか再確認し、可能な限り簡易書留で送ることで確実に届ける配慮も有効です。

持参する場合は、履歴書が折れたり汚れたりしないよう、角形2号封筒に入れた状態でクリアファイルに挟むと安心です。
企業受付で封筒から取り出して提出するのがマナーです。
提出時には「本日はこちらにお持ちしました」などとひとこと添えると好印象を持たれやすくなります。