職務経歴書をメールで提出する際、「ファイル形式はPDFでいいの？」「件名や本文はどう書けば失礼にならない？」といった不安や疑問を抱えていませんか。この記事を読めば、採用担当者に好印象を与える、失敗しない職務経歴書のメール提出方法がすべて分かります。結論として、提出書類のファイル形式はPDFが最適で、パスワードは企業の指示がない限り不要です。本記事では、書類の準備といった基本マナーから、コピペで使えるメール例文、送信前の最終チェックリスト、送信後の対応まで、具体的な手順を網羅的に解説します。ビジネスマナーを守り、自信を持って応募書類を提出できるようになりましょう。
職務経歴書をメールで提出する前の準備と基本マナー
職務経歴書をメールで提出する際、多くの方がメールの文面にばかり気を取られがちですが、実はその前段階である「書類の準備」が採用担当者への第一印象を大きく左右します。ここで紹介する基本マナーを押さえるだけで、他の応募者と差をつけ、スムーズな選考へと繋げることができます。ビジネスマナーを守り、採用担当者への配慮が感じられる準備を心がけましょう。
提出書類のファイル形式はPDFが最適
職務経歴書や履歴書などの応募書類は、ファイル形式を「PDF」にして提出するのが基本です。WordやExcelで作成した書類をそのまま送ると、閲覧する企業のパソコン環境（OSやソフトウェアのバージョン）によっては、レイアウトが崩れたり文字化けしたりする可能性があります。採用担当者が意図した通りのレイアウトで書類を確認できるよう、誰の環境でも同じように表示されるPDF形式に変換しましょう。
PDFには、第三者による内容の改ざんを防ぎやすいというメリットもあります。ビジネス文書として信頼性を担保するためにも、PDF形式が最適です。ほとんどの文書作成ソフトには、作成した書類をPDF形式で保存・エクスポートする機能が備わっています。変換後は必ずファイルを開き、レイアウト崩れや文字化けがないか最終確認を忘れないようにしてください。
| ファイル形式 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| ・どの環境でもレイアウトが崩れない ・改ざんされにくい ・スマートフォンでも閲覧しやすい | ・作成後に専用ソフトがないと編集が難しい | |
| Word (.docx) | ・多くの企業で利用されており編集が容易 | ・閲覧環境によってレイアウトが崩れる可能性がある ・誤って内容を編集・削除されるリスクがある |
| Excel (.xlsx) | ・表計算やグラフ作成に適している | ・Word以上にレイアウト崩れが起きやすい ・職務経歴書のような文書作成には不向き |
採用担当者に配慮したファイル名の付け方
採用担当者は、日々多くの応募者からメールを受け取ります。そのため、添付ファイルの管理も大変です。ファイル名が「職務経歴書.pdf」のような初期設定のままだと、誰の書類なのか一目で分からず、担当者がファイル名を変更する手間をかけてしまいます。受け取った相手が管理しやすいように、ファイル名には「何の書類か」「誰の書類か」が分かる情報を含めましょう。少しの配慮が、あなたの丁寧な人柄を伝えることに繋がります。
【具体例】職務経歴書_氏名_日付
ファイル名は「書類名」「氏名」「提出日」をアンダースコア（_）やハイフン（-）で繋ぐのが一般的で分かりやすいでしょう。複数の書類を1つのファイルにまとめている場合は、その旨も記載するとより親切です。
ファイル名の具体例
- 職務経歴書_山田太郎_20231026.pdf
- 履歴書・職務経歴書（山田太郎）_20231026.pdf
- 応募書類一式_山田太郎_231026.pdf
企業によっては、求人情報に応募書類のファイル名について指定がある場合があります。その際は、必ずその指示に従ってファイル名を付けてください。
パスワード設定は企業の指示がある場合のみ
個人情報保護の観点から、添付ファイルにパスワードを設定すべきか悩む方もいるかもしれません。しかし、結論から言うと、企業からの指示がない限り、応募書類にパスワードを設定する必要はありません。
パスワードを設定すると、採用担当者はファイルを開くたびにパスワードを入力する手間が発生します。また、パスワードを記載したメールとファイルを添付したメールを別々に送る「PPAP」と呼ばれる方法は、セキュリティ対策として有効性が低いとされており、近年では廃止する企業も増えています。応募者側で良かれと思って設定したパスワードが、かえって担当者の負担を増やし、マイナスの印象を与えてしまう可能性もあるのです。
セキュリティに関して特別な指示がない場合は、パスワードは設定せずに送りましょう。もし、応募先の企業からパスワード設定の指示があった場合は、その指示に従ってください。その際は、ファイルを添付したメールと、パスワードを通知するメールの2通に分けて送信するのがマナーです。
【例文あり】職務経歴書を提出するメールの正しい書き方
職務経歴書をメールで送る際は、用件が簡潔に伝わり、かつ丁寧な印象を与える文章を作成することが重要です。採用担当者は日々多くのメールを受け取っているため、ビジネスマナーに沿った分かりやすいメールは、あなたの評価を高める第一歩となります。ここでは、具体的な例文を交えながら、件名から署名までの正しい書き方を詳しく解説します。
件名だけで用件と差出人が分かるようにする
採用担当者がメールボックスを開いた際に、一目で「誰から」「何の用件か」が分かるように、件名は簡潔かつ具体的に記載しましょう。応募する企業から件名について指定がある場合は、必ずその指示に従ってください。特に指定がない場合は、以下の例を参考に作成しましょう。
件名は、メールの内容を要約する重要な役割を担います。毎日大量のメールを処理する採用担当者にとって、分かりにくい件名は見落としや後回しの原因になりかねません。確実にメールを開封してもらうためにも、件名の作成には細心の注意を払いましょう。
【件名の具体例】
- 応募書類ご送付の件／山田 太郎
- 営業職応募の件（山田 太郎）
- 【〇〇（媒体名）より応募】企画職／山田 太郎
【避けるべき件名の例】
- よろしくお願いいたします
- 応募について
- （件名なし）
宛名の書き方 会社名・部署名・担当者名
メール本文の冒頭には、必ず宛名を記載します。会社名や部署名、担当者名は、省略せず正式名称で正確に書くのがビジネスマナーの基本です。（株）や（有）といった略称は使わず、「株式会社」「有限会社」と記載してください。
宛名の書き方は、担当者名が分かっているかどうかで変わります。それぞれのケースに応じた正しい書き方を覚えましょう。
| ケース | 書き方 | ポイント |
|---|---|---|
| 担当者名がわかる場合 | 株式会社〇〇 人事部 採用担当 鈴木 一郎 様 |
担当者の部署名、役職、氏名を記載し、最後に「様」をつけます。「〇〇部長様」のように役職に「様」をつけるのは誤りです。「部長 〇〇様」のように記載しましょう。 |
| 部署までわかるが担当者名が不明な場合 | 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 |
担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と記載します。部署全体に送る場合は「人事部御中」としますが、採用担当者個人に読んでほしい場合は「採用ご担当者様」がより丁寧です。 |
| 担当部署も不明な場合 | 株式会社〇〇 採用ご担当者様 |
求人情報に部署名の記載がない場合は、会社名の後に「採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。 |
メール本文の構成と各項目のポイント
メール本文は、「挨拶と名乗り」「応募の経緯と書類送付の旨」「添付ファイルの内容」「結びの挨拶」「署名」の5つの要素で構成するのが基本です。自己PRや志望動機などを長々と書くのは避け、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。詳細は添付した職務経歴書や履歴書で伝えるのがスマートです。
【メール本文の全体例文】
件名：営業職応募の件（山田 太郎）
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
初めてご連絡いたします。
山田 太郎と申します。
貴社採用サイトにて募集されております、営業職の求人を拝見し、応募させていただきました。
つきましては、応募書類として職務経歴書と履歴書を添付ファイルにてお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
——————–
【添付ファイル】
・職務経歴書（職務経歴書_山田太郎_20231026.pdf）
・履歴書（履歴書_山田太郎_20231026.pdf）
——————–
お忙しいところ恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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山田 太郎（やまだ たろう）
〒123-4567
東京都中央区〇〇1-2-3 △△マンション101号室
電話番号：090-1234-5678
E-mail：yamada.taro@example.com
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挨拶と名乗り
本文の冒頭では、まず挨拶と自分の氏名を伝えます。初めてメールを送る企業に対しては、「初めてご連絡いたします。」や「お世話になります。」といった挨拶が適切です。その後に「〇〇と申します。」とフルネームで名乗りましょう。
応募の経緯と書類送付の旨
次に、どの求人媒体（例：貴社採用サイト、転職サイト「リクナビNEXT」など）を見て、どの職種に応募したのかを具体的に記載します。これにより、採用担当者はどの経路からの応募なのかをスムーズに把握できます。
続けて、「つきましては、応募書類を添付いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。」のように、職務経歴書などの応募書類を添付したことを明確に伝えます。
添付ファイルの内容
採用担当者がファイルを開く前に内容を把握できるよう、添付したファイル名を箇条書きで明記します。ファイル名とメール本文の記載を一致させることで、丁寧で分かりやすい印象を与えられます。
パスワードを設定した場合は、この部分でその旨を伝え、パスワードは別のメールで送るのがセキュリティ上、より安全です。ただし、企業からの指示がない限り、パスワード設定は不要です。
【記載例】
【添付ファイル】
・職務経歴書（職務経歴書_山田太郎_20231026.pdf）
・履歴書（履歴書_山田太郎_20231026.pdf）
結びの挨拶
メールの最後は、相手への配慮を示す結びの挨拶で締めくくります。「ご多忙の折とは存じますが、ご確認いただけますと幸いです。」といったクッション言葉を添え、「面接の機会をいただけますと幸いです。」と選考への意欲を示しましょう。
最後に「何卒よろしくお願い申し上げます。」といった定型文で締めると、全体の印象が引き締まります。
署名
メールの末尾には、自分の連絡先をまとめた署名を必ず記載します。署名には以下の項目を過不足なく入れましょう。
- 氏名（ふりがな）
- 郵便番号・住所
- 電話番号
- メールアドレス
署名は、線（「—」や「===」など）で本文と区切ると見やすくなります。在職中の場合でも、会社の連絡先ではなく、必ず個人の連絡先を記載してください。
失敗を防ぐ職務経歴書のメール提出方法と送信時の注意点
職務経歴書の準備が万全でも、メールの送信方法一つで採用担当者に与える印象は大きく変わります。送信ボタンを押す前のほんの少しの確認が、あなたの評価を守ることに繋がります。ここでは、送信直前の最終チェックポイントや、ビジネスマナーとして押さえておきたい注意点を詳しく解説します。
送信前に必ず確認したいチェックリスト
メールは一度送信すると取り消すことができません。誤字脱字やファイルの添付漏れといった単純なミスが、注意力不足というマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。以下のチェックリストを使って、送信前に必ず最終確認を行いましょう。
| チェック項目 | 確認するポイント |
|---|---|
| 宛先（To, Cc, Bcc） | 採用担当者のメールアドレスに間違いはありませんか？手入力ではなく、コピー＆ペーストを推奨します。CcやBccに不要なアドレスが入っていないかも確認しましょう。 |
| 件名 | 「【応募】〇〇職／氏名」のように、用件と差出人が一目で分かるようになっていますか？氏名を忘れると、誰からのメールか分からず、開封が後回しにされる可能性があります。 |
| 宛名 | 会社名、部署名、担当者名は正確ですか？「（株）」のように略さず、「株式会社」と正式名称で記載しましょう。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」とします。 |
| 本文 | 誤字脱字はありませんか？敬語の使い方は適切ですか？特に、尊敬語と謙譲語の使い分けに注意しましょう。声に出して読んでみると、不自然な点に気づきやすくなります。 |
| 添付ファイル | 指定された書類（職務経歴書、履歴書など）をすべて添付していますか？ファイル形式はPDFになっていますか？ファイル名は「職務経歴書_氏名_日付」のように分かりやすいものになっていますか？ファイルが破損していないか、一度自分で開いて確認すると確実です。 |
| 署名 | 氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、必要な連絡先が記載されていますか？情報が古いままになっていないか確認しましょう。 |
メールを送信するのに適切な時間帯
メールは24時間いつでも送信できますが、ビジネスシーンでは相手が確認する時間帯を考慮するのがマナーです。採用担当者の勤務時間内に届くように送信しましょう。
基本的には、企業の営業時間内である平日の午前9時から午後6時頃までに送信するのが最適です。特に、始業直後の午前9時～10時頃や、昼休み明けの午後1時～2時頃は、メールをチェックする可能性が高いためおすすめです。
深夜や早朝、休日の送信は避けましょう。「生活リズムが不規則」「時間管理ができない」といった印象を与えかねません。もし夜間にしかメールを作成する時間がない場合は、GmailやOutlookなどに搭載されている「予約送信機能」を活用し、翌営業日の午前中に届くよう設定しておくと良いでしょう。
履歴書など複数の書類を添付する場合の方法
職務経歴書だけでなく、履歴書やポートフォリオなど、複数の書類を提出するよう指示されるケースも少なくありません。その場合、複数のファイルをそのまま添付するのではなく、受け取る側の手間を減らす配慮が求められます。
最も丁寧な方法は、複数のPDFファイルを一つのPDFファイルに結合することです。これにより、採用担当者は一つのファイルを開くだけで全ての書類を確認できます。PDF結合ツールは、Web上で無料で利用できるものも多くあります。
もしPDFの結合が難しい場合は、全てのファイルを一つのフォルダに入れ、ZIP形式で圧縮して添付します。その際のファイル名は「応募書類一式_氏名」のように、中身が分かるようにしましょう。ZIPファイルにパスワードを設定するよう指示された場合は、パスワードを記載したメールを別途送信するのがセキュリティ上、より安全な方法です。ただし、企業の指示がある場合を除き、自己判断でパスワードを設定するのは避けましょう。採用担当者がファイルを開けず、確認の手間を増やしてしまう可能性があります。
職務経歴書をメールで提出した後の対応方法
職務経歴書をメールで送信し終えても、「無事に届いただろうか」「いつ返事が来るのだろう」と不安になるものです。応募プロセスは、メールを送って終わりではありません。送信後の対応も、採用担当者への印象を左右する重要なステップです。ここでは、企業からの返信があった場合と、返信がない場合に分けて、それぞれの具体的な対応方法とマナーを解説します。
企業から返信があった場合の対応
企業からの返信には、内容に応じて迅速かつ丁寧に対応することが求められます。応募への感謝や面接日程の調整など、ポジティブな連絡であることが多いでしょう。ここでは、主な返信内容ごとの対応方法を例文とともにご紹介します。
書類受領の連絡・書類選考結果の通知への返信
採用担当者から「応募書類を受け取りました」という旨の連絡や、書類選考通過の通知が届いた場合は、できるだけ早く（遅くとも24時間以内に）返信するのがビジネスマナーです。感謝の気持ちと、今後の選考に対する意欲を簡潔に伝えましょう。
【返信メールの例文：書類受領の連絡があった場合】
面接日程の調整依頼への返信
書類選考を通過し、面接日程の調整依頼が来た場合は、提示された候補日から希望日時を選んで返信します。採用担当者の手間を省くため、複数の候補日を提示するのが親切です。もし提示された日程で都合がつかない場合も、正直にその旨を伝え、こちらから複数の代替候補日を提案しましょう。
【返信メールの例文：面接日程の調整】
不採用通知への対応
残念ながら不採用の通知を受け取った場合、基本的には返信の必要はありません。しかし、選考に時間を割いていただいたことへの感謝を伝えたい場合は、簡潔にお礼のメールを送っても良いでしょう。その際、不採用の理由を尋ねるなど、相手を困らせるような内容は避けるのがマナーです。
数日経っても返信がない場合の対処法
応募書類をメールで送った後、数日経っても企業から何の連絡もないと不安になるかもしれません。しかし、すぐに「届いていないのでは？」と問い合わせるのは避けましょう。採用担当者は多くの応募メールを確認しており、選考には時間がかかることが一般的です。まずは落ち着いて状況を確認し、適切なタイミングで行動することが大切です。
問い合わせる前に確認すること
問い合わせのメールを送る前に、まずは以下の点を確認しましょう。自分自身の見落としが原因である可能性もあります。
- 迷惑メールフォルダを確認する：企業からの返信が、お使いのメールソフトによって自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性があります。
- 送信済みトレイを確認する：メールが問題なく送信されているか、送信済みトレイにメールが残っているかを確認します。エラーメッセージなどが届いていないかもチェックしましょう。
- 募集要項を再確認する：募集要項に「書類選考を通過した方にのみ、〇日以内にご連絡します」といった記載がないか確認します。この場合、連絡がない時点で不採用と判断するのが一般的です。
問い合わせるタイミングの目安
上記の項目を確認しても問題がなく、募集要項にも特に記載がない場合は、応募から5営業日から1週間程度待ってから問い合わせるのが一般的です。企業の営業日を考慮し、土日祝日を除いてカウントしましょう。あまりに早い段階で連絡すると、催促しているような印象を与えかねないため注意が必要です。
問い合わせメールの書き方と例文
問い合わせメールを送る際は、あくまで「送信できているかの確認」という姿勢で、丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。件名だけで用件が分かるようにし、本文ではいつ応募したかを明確に伝えましょう。
| 項目 | 記載する際のポイント |
|---|---|
| 件名 | 「ご確認」などの言葉を入れ、用件と氏名を明記します。例：【ご確認のお願い】〇月〇日の求人応募の件（氏名：〇〇 〇〇） |
| 宛名 | 送信時と同様に、会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」とします。 |
| 本文 | いつ、どの職種に応募したかを明確に伝えます。メールが正常に届いているかを確認したい旨を、丁寧かつ簡潔に記載します。催促や非難と受け取られないよう、言葉選びに注意しましょう。 |
| 署名 | 連絡先がすぐに分かるよう、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを正確に記載します。 |
【問い合わせメールの例文】
まとめ
本記事では、職務経歴書をメールで提出する際の準備から送信後の対応まで、一連の流れと基本マナーを解説しました。採用担当者は毎日多くのメールを受け取るため、ビジネスマナーを守り、相手への配慮が伝わるメールを作成することが、あなたの評価に繋がる第一歩となります。
提出書類のファイル形式は、どの環境でもレイアウトが崩れず、意図しない編集を防げるためPDFが最適です。ファイル名も「職務経歴書_氏名_日付」のように、誰の何の書類か一目でわかるようにしましょう。パスワード設定は、セキュリティ上の手間を採用担当者にかけることになるため、企業からの指示がある場合のみに限定します。
メール作成時には、件名だけで用件と差出人がわかるようにし、本文は簡潔かつ丁寧に書くことが重要です。送信前には、宛先、誤字脱字、ファイルの添付漏れがないか、必ず最終確認を行いましょう。送信する時間帯も、企業の就業時間内である平日の午前中などが望ましいです。
これらのポイントを一つひとつ丁寧に行うことで、採用担当者に「仕事が丁寧で信頼できる人材」という好印象を与えられます。この記事で解説した方法を実践し、自信を持って選考に臨んでください。
