職務経歴書の正しい書き方を知りたい方へ。本記事では職務経歴書の基本から具体的な書き方、フォーマット選びのコツ、職種別サンプル、転職活動で役立つポイントまで徹底解説します。これを読めば、書類選考に通過する職務経歴書が作れるようになります。
職務経歴書とは何か 基礎知識と目的
職務経歴書とは、これまで自身がどのような職務に従事し、どのような経験や実績を積んできたかをまとめた書類です。
履歴書が「経歴や資格などの個人情報」を簡潔に記載するのに対し、職務経歴書はこれまでのキャリアや業務内容を、より詳しく・具体的に説明する役割があります。
特に転職活動において、応募先企業が応募者の適性や実績を判断する重要な資料となっています。
採用担当者は職務経歴書を通じて「どんな業務をどのくらいの期間経験したのか」「どのような成果をあげたのか」「応募企業でどう活かせるか」といった具体的な情報を知りたがっています。
つまり、職務経歴書は単なる経歴の羅列ではなく、強みや仕事への姿勢、価値観なども伝えるための自己PRツールです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 作成タイミング | 主に転職活動時に作成。中途採用時はほぼ必須。 |
| 提出先 | 企業の採用担当者、人材紹介会社など |
| 主な記載内容 | 勤務先、雇用形態、部署・役職、勤務期間、担当業務、実績、自己PR など |
| 目的 | 具体的なキャリアと実績を伝え、採用担当者に自身の強みや適正をアピールすること |
| フォーマット | 特に決まった形式はなく、WordやExcel、PDFで作成することが一般的 |
職務経歴書は、公的な資格や定型的な経歴だけでは伝えきれない「自分らしさ」や「実際の業務能力」をアピールできる書類です。
企業の業種・職種によって求められる情報や書き方が異なる場合もあるため、自分の職種や応募先に合わせたカスタマイズが必要です。
最近ではIT業界、営業、事務、管理職など、多彩な業界・職種ごとに特化した書き方やポイントも重視されています。
なお、職務経歴書は面接でも活用される重要な書類です。面接官がこの書類を読みながら質問をすることも多く、自分の言葉で説明できるように準備しておきましょう。
職務経歴書の書き方の基本ステップ
職務経歴書を作成する前に準備すること
職務経歴書を書く前の下準備は、より質の高い書類を作成するために欠かせません。
まず、自分のこれまでの職歴や経験、保有資格、携わったプロジェクトや業務内容を時系列で棚卸ししましょう。
次に、応募先企業の求める人物像や募集要項をよく読み、企業がどんなスキルや経験を重視しているかを把握しておきます。
自己分析と応募先分析をしっかりと行うことで、訴求力のある職務経歴書になります。
おすすめの職務経歴書の構成と流れ
職務経歴書は、採用担当者が短時間であなたの経歴やスキルを把握できる構成にまとめることが重要です。
基本的な構成は、次の表のとおりです。
| 項目 | 内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 1. 職務要約 | あなたのこれまでの経歴や強みを2〜3行で簡潔にまとめます。 | 応募企業が求めるスキルを意識し、端的に表現します。 |
| 2. 職務経歴（時系列） | 各会社での在籍期間・所属部署・役職・主な業務内容を記載します。 | プロジェクト単位や実績（数値や成果）も盛り込みます。 |
| 3. 保有資格・スキル | 保有する資格、語学やPCスキル、専門スキルを記載します。 | 業務に関連のあるものを優先して書きます。 |
| 4. 自己PR | 自分の強みや経験、アピールポイントを述べます。 | 応募先で活かせる内容に絞ると効果的です。 |
上記の流れに従い、時系列や業務内容が分かりやすく伝わるように心がけましょう。
特に職務要約は最初に目にする部分なので、端的で魅力的な文章を目指すことが重要です。
職務経歴書のフォーマットと選び方
職務経歴書には様々なフォーマットがありますが、内容を効果的に伝えるためには自分に合った書式を選ぶことが重要です。
ここでは、よく使われている職務経歴書のフォーマット例を紹介し、それぞれの特徴やメリット・デメリット、また使用するファイル形式の選び方について詳しく解説します。
さらに、転職サイトで無料ダウンロードできるテンプレートも活用し、自分に最適なフォーマットを選ぶ方法を紹介します。
一般的なフォーマット例
職務経歴書の主なフォーマットは「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア（職能）型形式」「プロジェクト形式」などに分類できます。
以下の表に、それぞれの特徴をまとめます。
| フォーマット名 | 特徴 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|
| 編年体形式 | 職歴を時系列順（古いものから新しいものへ）に記載。異動や昇進などの流れが分かりやすい。 | 転職回数が少なく、一つの会社で長く経験を積んだ方に最適。 |
| 逆編年体形式 | 職歴を新しい順に記載。直近の経験や実績をアピールしやすい。 | 職務経験が豊富で、最近の実績を中心にアピールしたい方。 |
| キャリア（職能）型形式 | 業務内容やスキルごとにまとめて記載。職務が幅広い場合に有利。 | 異業種経験がある方や、専門的なスキルを強調したい方におすすめ。 |
| プロジェクト形式 | 携わったプロジェクト単位で職務経験を記載。成果や役割が明確。 | ITエンジニアや企画、プロジェクト型業務の経験者に適している。 |
選択するフォーマットによって、採用担当者が読み取りやすいか、あなたの強みがどれだけ明確に伝わるかが大きく変わります。
自身の職務経歴や志望企業に合わせて、最適な形式を選びましょう。
Word、Excel、PDFどれがおすすめか
職務経歴書のファイル形式には主にWord（.docx）、Excel（.xlsx）、PDF（.pdf）が利用されます。
それぞれの特徴とおすすめポイントを以下に整理します。
| ファイル形式 | 特徴 | おすすめの場面 |
|---|---|---|
| Word | 柔軟に編集できる。一般的な文書作成に向く。企業側も開けるフォーマット。 | オーソドックスな書式を求められる場合、編集が想定される場合。 |
| Excel | 文章と表の両方を使って整理しやすい。特に業務内容や実績を表形式で記載したいとき便利。 | 営業、事務、技術職などデータや数値が多い職種で実績を強調したい場合。 |
| レイアウトが崩れにくく、内容を書き換えられにくい。パソコンやスマートフォン問わず同じ表示。 | 採用担当者に完成形で届けたいときや、書式崩れを防ぎたい場合。 |
企業ごとに提出希望のフォーマットが指定されている場合もあるため、指示に従うことが大切です。
特に指定がない場合は、WordまたはPDFを選ぶと無難です。Excelは数値や業績の管理などでアピールしやすいですが、文章が多い場合はWordを推奨します。
また、完成した職務経歴書は崩れやすいWordやExcelで作った後、必ずPDF化して提出するのもおすすめです。
転職サイトでダウンロードできるテンプレート紹介
多くの大手転職サイトでは、無料で使える職務経歴書のテンプレートが公開されています。
テンプレートを活用することで、フォーマット選びに迷うことなく、基本構成も押さえることができます。
以下に、代表的な転職サイトが提供しているテンプレートの特徴をまとめました。
| 転職サイト | テンプレート形式 | 特徴 |
|---|---|---|
| リクナビNEXT | Word、PDF | 職種や業界別のサンプルが豊富。応募書類の添削サービスもあり。 |
| マイナビ転職 | Word | シンプルで汎用的なテンプレートが多い。初心者向けガイドつき。 |
| doda | Word、Excel | 書き方例や記入見本つき。職務経歴のアピールポイントを押さえやすい。 |
| エン転職 | Word | 文章重視や実績アピール型など複数タイプあり。書き方コラムも充実。 |
テンプレートを利用する場合も、自身の経歴やアピールポイントが十分伝わるように、内容をカスタマイズすることが大切です。
また、サイトによってはエージェントサービス内で個別の添削やアドバイスが受けられるものもあるので、上手に活用して書類の完成度を高めましょう。
職務経歴書の内容の書き方 詳細ガイド
基本情報と記載項目
職務経歴書には氏名・連絡先・生年月日といった基本情報も記載しますが、応募先の企業が最も注目するのは「職歴」に関する項目です。
応募者の経歴やスキルが明確に伝わるよう、以下の項目を押さえましょう。
| 項目名 | 記載内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 氏名・連絡先 | 氏名、電話番号、メールアドレス | 正確に記載する |
| 職歴要約 | これまでの経歴を2～3行でまとめる | 強みや得意分野を端的に表現 |
| 職歴詳細 | 各社ごとの在籍期間・役職・職務内容・実績 | 逆年代順で最新から記載 |
| 資格・スキル | 取得済資格やPCスキル、語学力など | 業務に関連する内容のみ |
| 自己PR | 経験をどのように応募先で活かすかを記載 | 具体的な成果やエピソードを盛り込む |
上記内容を忘れずに網羅しましょう。
また、応募企業ごとに記載内容を調整することが重要です。
所属企業と部署・役職の書き方
職務経歴書では、過去に在籍していた企業名だけでなく、所属していた部署や役職も明記します。
次のような書き方がおすすめです。
- 企業名は省略せず正式名称で記載する（例：株式会社リクルート）
- 在籍期間は「20XX年X月～20XX年X月」と年月まで入れる
- 部署名・役職も正式名称にする（例：営業本部 法人営業部／主任）
また、転職回数が多い場合や契約社員・派遣社員といった雇用形態があれば、明確に書くことで誤解を避けられます。
配属異動が多い場合は、それぞれ項目立てて記載しましょう。
業務内容の具体的な記載方法
単に「営業を担当」や「システム開発を担当」と記載するだけではなく、できるだけ「どのような業務に」「どのくらいの規模・内容で」「どんな工夫や成果があったか」を簡潔かつ具体的に書きます。
数字や具体的な業績指標（KPI）を入れることで説得力が高まります。
プロジェクト事例の書き方
複数の業務やプロジェクトに携わった経験がある場合、代表的な案件を「プロジェクト名・期間・担当業務・成果」の流れで記載するのが効果的です。
以下のような書き方が分かりやすいでしょう。
- プロジェクト名：新商品販促プロジェクト
- 期間：2022年4月～2022年12月
- 担当業務：企画立案、クライアント折衝、進行管理 等
- 成果：売上目標120％達成。新規取引先5社開拓。
複雑な業務もこのフォーマットで整理すれば伝わりやすくなります。
実績や成果のアピールの仕方
職務経歴書は成果を客観的に記載することが重要です。「売上を伸ばした」だけでなく、「売上目標比130％達成」「前年比1,500万円増」などの数字を示すと印象的です。
また、「社内MVP受賞」「プロジェクトリーダーに抜擢された」など、第三者評価がある場合も忘れずに記載しましょう。
自己PRや志望動機の書き方
自己PR欄では、ご自身の強みやスキル、実績を応募先企業でどう活かせるか、簡潔にまとめます。過去の経験を通じて得られた能力やマインドも伝えましょう。
志望動機は、企業研究を踏まえて「なぜこの会社で働きたいのか」「どのように活躍したいか」を具体的に書きます。
求人票や企業HPで求められている人物像を確認し、それに合うエピソードを盛り込むと高評価につながります。
注意したいポイントとよくあるNG例
職務経歴書を作成する際には、ただ形式に従うだけでなく、読み手となる採用担当者にとって分かりやすく、正確で、魅力的な内容であることが求められます。
ここでは、よくある失敗例とともに注意すべきポイントを解説します。
誤字脱字や表記ミスを避けるコツ
誤字脱字や表記の揺れは、あなたのビジネススキルや注意力への評価を下げてしまいます。
特に人名や会社名、日付、数字に間違いがあると信頼性が損なわれますので、提出前には必ず複数回チェックしましょう。
次の点に注意してください。
- 漢字やカタカナの変換ミス
- 日付・期間の誤り（西暦・和暦の混同など）
- 企業名や役職名の正式表記の確認
- 接続詞や助詞の脱字
可能であれば、第三者に読んでもらい客観的な目でも確認するとミスを減らすことができます。
分かりやすく具体的に書くためのポイント
抽象的な表現や業界独特の専門用語ばかりを並べると、読み手には伝わりにくくなります。
以下の工夫をしましょう。
- 数字や実績データを積極的に活用する（例：「売上を20%向上」「部下5名をマネジメント」など）
- 担当したプロジェクトや業務の規模、内容を簡潔かつ具体的に記載する
- 社内用語や略語には補足説明を加えるか、一般的な表現に置き換える
- アピールポイントを一文で終わらせず、根拠や背景、プロセスを示す
企業が求める情報を盛り込む工夫
入社後に力を発揮できるかどうか、企業が知りたい情報が抜けていると選考の機会を損ねてしまいます。
求人票や募集要項を確認し、以下の点を盛り込むようにしましょう。
- 応募企業・職種に関連する専門スキルや経験
- 転職理由や志望動機が職務経歴と一致しているか
- チームでの役割、リーダー経験、マネジメント経験の有無
- PCスキルや語学力、資格などの客観的な能力
- 職務経歴と応募ポジションで活かせる実績やエピソード
自分の強みや実績が応募先企業にどう生かせるか考え直した上で、アピールできる内容を盛り込むことが大切です。
よくあるNG例とその改善ポイント
職務経歴書でやりがちなNG例と、改善のポイントを以下の表にまとめます。
| NG例 | 改善ポイント |
|---|---|
| 「○○に従事」「さまざまな業務を担当」など内容が曖昧 | 担当した具体的な業務内容、数値やエピソードを示す |
| 自己PRがありきたり（例：「努力家です」「真面目です」など） | 自分の経験や成果に基づいたエピソードを加えて差別化 |
| 業界用語や略語ばかりで説明がない | 一般的な言い回しや、必要に応じ補足説明を加える |
| 志望動機が曖昧、どの会社にも当てはまる内容 | 応募先企業の特徴や求める人材像と自分の経験を結びつける |
| 転職理由がネガティブな書き方（例：「人間関係が悪かった」） | ポジティブな表現に言い換える（例：「新たなスキルを習得したい」など） |
職種・業界別 職務経歴書の書き方例
職務経歴書は、応募する職種や業界ごとに求められるスキルや実績、アピールポイントが異なります。
この章では、主な職種別・業界別に職務経歴書の書き方のポイントやサンプルを紹介します。
応募先が求める内容に合わせて、自身の経験や強みを的確に記載する参考にしてください。
営業職の職務経歴書サンプル
営業職では、数値で示せる実績や担当業務の幅、コミュニケーション力をアピールすることが重要です。
成果や工夫した取り組みも具体的に記載しましょう。
| 記載項目 | 記載例 |
|---|---|
| 所属企業・部署・役職 | 株式会社日本商事 営業本部 法人営業部 主任 |
| 業務内容 | 中小企業向けITソリューション提案営業。既存顧客フォロー、新規開拓、市場調査。 |
| 実績・成果 | 年間売上目標120%達成（2023年度）、新規顧客20社の開拓。 |
| プロジェクト事例 | 大手製造業向け新商品導入プロジェクトを担当し、プロジェクトリーダーとして受注。 |
自分の営業スタイルや顧客との信頼構築プロセスも盛り込むと、より説得力が増します。
事務職の職務経歴書サンプル
事務職では、業務の正確さやスピード、マルチタスク対応能力などが重視されます。
使えるソフトや業務効率化の工夫も記載しましょう。
| 記載項目 | 記載例 |
|---|---|
| 所属企業・部署・役職 | 株式会社東京サービス 総務部 一般事務 |
| 業務内容 | 電話・来客対応、資料作成、経費精算、データ入力、受発注管理。 |
| 実績・成果 | 業務マニュアルの作成により新人教育期間を30%短縮。請求処理件数を月150件から200件に向上。 |
| プロジェクト事例 | 新システム導入時のマニュアル作成・社内研修サポートを担当。 |
ExcelやWord、PowerPointなどのスキルや、資格（MOSや日商簿記など）も積極的に記載しましょう。
ITエンジニアの職務経歴書サンプル
IT職は技術スキルやプロジェクト経験、チーム規模、利用言語やツール等を具体的に書くことがポイントです。
担当工程や関わったシステム内容も詳細に記載しましょう。
| 記載項目 | 記載例 |
|---|---|
| 所属企業・部署・役職 | 株式会社システム開発本部 ソフトウェア開発部 SE |
| 業務内容 | 金融系業務システムの要件定義・基本設計・開発・テスト・保守。 |
| 技術スキル | Java、PHP、JavaScript、Oracle、Linux、AWS |
| プロジェクト事例 | 大手銀行向け取引管理システム開発（5人チーム・担当：設計〜保守/2年） |
| 実績・成果 | 5年間で納期遅延ゼロ。コスト削減機能追加を提案し、年間200万円のコスト削減に寄与。 |
自身の役割や開発環境、責任範囲を明確に示すことで、経験の深さや即戦力性をアピールしましょう。
管理職の職務経歴書サンプル
管理職の場合は、マネジメント経験やリーダーシップ、組織改善への貢献度を中心に記載します。
部下の育成や組織目標の達成事例も重要です。
| 記載項目 | 記載例 |
|---|---|
| 所属企業・部署・役職 | 株式会社グローバル商事 営業統括部 課長 |
| 業務内容 | 営業チーム（10名）のマネジメント、戦略立案、KPI管理、採用・人材育成。 |
| 実績・成果 | 3年間で部門売上150%成長、課内離職率ゼロを実現。 |
| プロジェクト事例 | 新規事業立ち上げに際しプロジェクト責任者を担当。事業計画、組織編成、立ち上げ後の安定化を達成。 |
成果だけでなく、どのような課題があり、どう解決したのか、リーダーシップやマネジメントの工夫を記載すると説得力が増します。
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近年は、オンラインで簡単に作れるテンプレートや、専門家による添削サービス、転職サイトの自動作成ツールなど多様な選択肢が存在します。
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まとめ
職務経歴書は転職活動の成否を左右する重要な書類です。自分の経験やスキルを明確に伝えるため、フォーマットの選択や具体的な記載、誤字脱字の防止などが大切です。
マイナビ転職やリクナビNEXTなどのツールも活用し、自分らしさを効果的にアピールしましょう。
